1、1卫生行政执法案卷的归档与管理摘 要：卫生行政执法案卷是卫生计生监督人员在卫生计生监督检查及案件查处过程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文书。将强对其的归档与管理不仅有助于提升卫生行政工作的工作效率与质量，更有助于推动我国行政执法工作更为有序、原则、规范性的开展与推动。本文以“卫生行政执法案卷的归档与管理”为主要研究对象，首先阐释了当前卫生行政执法案卷归档和管理过程中存在的问题，继而从提高执法案卷制作质量、强化执法案卷归档意识以及强化行政执法案卷管理三个角度提出了具体的完善对策。望本文的研究，能对当前的卫生行政执法案卷归档与管理工作有所裨益，推动其发展与建设。 关键词：卫生行政执法案
2、卷；档案管理；案卷制作 加强对卫生行政执法案卷的归档与管理，不仅是卫生行政执法部门执法和管理水平的体现，也是在面对卫生行政诉讼时进行举证的重要书面证据。鉴于当前卫生行政执法案卷在归档和管理过程中存在的制作和管理纰漏，采取有针对性的措施来加强归档和管理制作工作，对于提升卫生行政执法案卷管理质量具有十分重要的作用。 1 卫生行政执法案卷归档与管理存在的问题 首先，目前卫生行政执法案卷普遍性存在着证据材料不充分、法律适用不准确、用语不当、执法程序不严格或不合法以及执法文书选用和制作不够规范等现象，部分地区甚至还存在着新旧文书混合使用的现象，2这必然导致案卷在分类和归档时出现纰漏和失误，影响到案卷管理
3、立体化、科学化、法制化体系的形成。 其次，卫生行政执法部门在制作文书的过程中，存在着文书项目填写不全、签字栏漏签（或误签） 、文书编号格式不规范、文件缺少印章等现象，这不仅影响到案卷本身的使用价值，更会对其归档与管理工作造成不必要的麻烦。 最后，卫生行政执法案卷在管理上存在一定的疏漏，这主要表现在三个方面：管理人员甚至相关负责人员对此重视性还不够，面对审批材料不够审慎、得过且过，间接导致部分案卷完整性和准确性出现纰漏，无法归档；缺乏统一的管理规范，没有生成统一的归档标准，导致在案卷管理过程中部门和部门不一致、管理内容不确定，甚至对于案卷的摆放也没有明确的要求，这必然给日后的使用和借阅工作制造麻
4、烦。 卫生行政执法案卷在归档和管理过程中之所以会出现上述问题，其原因是多方面的，而要想妥善推动其归档和管理工作，必须充分认识到这些问题的症结所在，方才能具体问题具体分析，对症下药，妥善解决。具体来说，导致这些问题生成的原因，主要有以下两方面内容： 首先，卫生行政执法案卷的归档和管理人员，其个人的职业能力和法律素质以及综合业务素质方面还有所欠缺，导致其所负责的工作范畴及具体内容不能得到妥善的落实和安排，这就导致了案卷的制作质量有所下降、管理上不能条分缕析，其清晰度、透明化也并不理想。而且，虽然现阶段部分卫生行政执法部门对于工作人员进行了一定的业务培训和职业教育，但是其大多流于形式，并没有深入到工
5、作的本质以及问题3的精髓，因此倒是工作人员的工作态度和能力并没有得到根本性的改善。其次，思想上不够重视是导致卫生行政执法案卷在管理和归档上出现问题的根本性原因。所谓意识对于事物的发展和人的行为具有能动作用，缺乏积极端正的思想态度作为指导，必然导致其工作流程无法做到制度化、系统化和科学化，管理也无所谓有序和完整，而且相关审查流程以及制度审批流程的缺失，导致案卷在归档工作进行时不能做到妥善的收集和检验，最终影响到了管理的质量和完整性。 2 卫生行政执法案卷归档与管理的完善对策 卫生行政执法案卷通常意义下是相关工作人员针对重要事件现场以及重要执法环节的真实记录，尤其是证据类的案卷文书，是进行相关处罚
6、活动的第一资料，拥有十分重要的法律作用；另外现场监督类的笔录资料也是作为一般性案件处罚的重要依据，拥有其它任何资料都无法替代的作用。加强对其的归档与管理，将有助于推动相关执法工作人员各项工作顺利、完备的开展，保障其各项政策制度妥善落实。同时作为行政处罚行为的重要载体，卫生行政执法案卷还是行政诉讼的重要依据，可以适当避免执法活动中的随意性、限制其中的不规范行为，保障其合理、有效的推动与展开。 （一）提高执法案卷制作质量 各级卫生行政执法部门要加强对于执法案卷制作质量的把关和监督，充分认识到制作不规范、质量有瑕疵的案卷不仅会影响到眼前的档案归档和管理工作，更有可能为日后的举证和案卷借调工作带来一定
7、的困难。4因此，相关主管部门必须要制定出一套严格的案卷制作流程，并由上而下严格执行这一流程，规范案卷制作办法，提升其制作和办案质量。这其中主要包括对于案卷相关项目信息（时间、项目负责人、负责人性别、年龄、职务、联系电话信息，以及案卷编号）的检查和校对，提升案卷笔述综合性、理论性，提升其文字表达水平，保障笔风严谨。 （二）强化执法案卷归档意识 提高对于案卷归档的重视程度，并以此为标准加强对于相关工作人员的培训，避免让相关流程及办事法则形同虚设。从领导层面来说，应加强对于案卷制作工作的重视力度以及对于归档工作的监督，促使每一位工作人员都能充分意识到其重要性，从而不断提升自身有关执法办事、案卷制作以
8、及相关法律法规知识的学习；对于相关管理机构而言，要加强对相关工作人员的考核和责任落实，将对案卷的质量检查工作纳入到档案管理体系当中，对信息填写错误、重要印章漏盖、签字错填漏盖等现象进行严格检查，提高管理人员的责任心，降低案卷的错误率，保障案卷归档质量。 （三）加强行政执法案卷管理 首先，卫生行政执法部门应制定相应的案卷动态监测流程，定期对已经归档的文书进行质量监测，对于发现问题的案卷及时与相关负责人进行沟通，了解案卷记载情况，妥善解决问题。其次，在落实相关管理责任人的基础上，要制定案卷质量追责制度，对于管理归档工作做得不到位、因个人过失造成案卷信息质量出现问题的工作人员要给予相应的处罚；对于工
9、作严谨负责、能够及时发现问题并予以圆满解决的人员要5给予一定的鼓励。第三，鉴于目前卫生行政执法案卷多为纸质载体，因此其在长期存放的过程中容易因为室内空气环境的变化，以及外部自然条件的影响而发生损坏，进而造成无法弥补的损失。因此，管理人员在进行归档和管理过程中，要定期对案卷的保存情况进行排查，包括添置必要的工具仪器进行通风、防治虫害等等。 3 结语 综上所述，当前我国卫生行政执法部门在进行案卷归档和管理过程中存在着一定的问题，造成了案卷信息错误、质量低下，以及管理制度不够健全、归档信息紊乱等问题。鉴于此，卫生行政执法部门以及单位相关工作人员需要严格落实相应的案卷制作流程和管理制度，提升案卷归档和
10、管理意识，恪守相关管理章程。唯有如此，卫生行政执法案卷才能真正发挥其作用，避免因为相关流程和制度的缺失，以及信息准确度性方面存在的问题，变成形同虚设、有档无用。 参考文献 1陈隽.卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理J.中国卫生产业，2014（25）：26. 2周艳琴，江春明.我国卫生行政执法过程中标准执行存在的问题及对策分析J.中国卫生监督杂志，2010（01）：51-55. 3张旭宏，江森林. 卫生行政执法案卷中常见问题及成因J.中国卫生生监督杂志，2015（04）：78-79. 4李虹，彭天雅，卢江，葛宏瑞.浅析卫生监督执法笔录中的常见问题J.中国卫生监督杂志，2013（03）：109-113.
