1、1信息化时代下企业档案管理与创新【摘 要】传统的企业人事档案管理，是归类于文学类的一种文字整理工作。而在迈入信息时代后，档案管理工作也向科技化，智能化发展。尤其是档案管理手段发生了革命性的变革。想要顺应时代的潮流，跟上档案管理变革的步伐，档案管理人员的素质需要进行提高。档案是企业高效管理员工的法宝，将在信息爆炸化的今天发挥重要的作用，且不能忽略它。 【关键词】信息化背景；档案管理；创新 一、前言 随着我国改革开放后纳入国际发展进程中，一大批企业开始了改革之路，其中一个重要的部分就是加快企业信息化程度。企业进行网络智能管理，档案信息也一并纳入网络建设中，成为率先进行数字化进程的一类项目。下面笔者
2、就信息化时代下企业档案管理面临的难题和机遇进行阐述。 二、信息化时代下档案管理面临的问题 1.信息化档案管理不受重视 企业档案管理由于没有直接关系到企业利润，所以很容易受到忽视。加上在市场经济竞争加剧，不管是国营企业还是私有企业，不管是大型垄断企业还是小型企业都面临严峻的生存压力，在压力刺激下企业都忙于在改制、重组、兼并等变革中博得生存机遇。这就很容易造成企业内2部运转的短暂无序，导致企业档案管理这类和企业生存关系不大的门类被边缘化。关照档案管理的劣势现实，折射出来的是企业目光不够长远，改革决心不够坚定的现实。许多优秀企业的管理数据表明档案管理是一类基础性的工作，一旦信息化进程提高将大大方便企
3、业的人事管理成本，提高管理效率，在激烈行业竞争中首先取得立足之地。 2.档案管理作用尚未发挥 目前档案管理的信息化要求被很多企业忽视，是因为企业家尚未通过档案管理的革新解决过问题，忽视了对其作用的认知。把档案进行集中管理在短期看来是一项只有支出没有回报的项目，但实际上对企业的长期发展很有帮助。一些企业是频繁忽视，另一些企业却犯了操之过急的错误。由于企业家自身的局限性，往往片面听信媒体对于档案管理信息化的报道，导致在忽略了档案挂历建设过程的艰巨性和缓慢性特点，超越企业承担能力地来建设档案。这种做法的结果就是即使顶住风险完成了信息化，也是超越企业自身需求的，所以会被搁置起来，成为“烂尾”式的项目。
4、 3.资金技术人力资源不到位 当前许多企业面临转型关键期，资金缺口大，要变革的方面多，往往把档案管理的投资当做一项负担而一拖再拖。总体上看，硬件条件配备不足，信息化理念与制度不到位，信息化建设人才缺乏，对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够，这些都是制约企业档案管理信息化进程的绊脚石。其中硬件配备不足，人才数量缺乏是客观条件的问题，需要有资金支持，而信息化理念落后，管理制度不够完善则是企3业需要反思的关键点。 三、解决档案管理面临的问题的对策 1.档案管理创新思维的确立 国家科技部门也已经认识到企业中普遍存在的这一问题，正在由目的性地引导企业提高对档案管理的关注度。在这种有利形势下，要
5、求企业家们转变对档案管理的陈旧思维，确立新的创新意识，积极主动地获取有关档案管理方面的新知识。例如，目前“智能化电网”进程很快，针对这一现象，企业可以将自身档案系统与政府档案管理的大数据合并起来，一方面能方便查询；另一方面能为政府的人事信息收集出力。不可否认，要求企业家们在短时期内转变观念是有一定难度的，但是这也是无法避免的关键点，树立创新思维，是迎接挑战和竞争的有力武器。 2.建立合理化的档案管理体系 档案管理建立是要遵循严格标准的，规范的程序包括业务规范和技术规范两大类，细化后含有数字档案的资源描述、文件格式、元数据、对象数据格式标准和软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、
6、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。档案信息必须依照标准的程序来建设，切记不可随意而为，那样是无法发挥档案管理的作用的，反而还会显得杂乱无序，给企业日常管理带来阻碍。在建设档案的时候，要先充分分析企业内部含有的有利资源，将其筛选后纳入档案管理体系中，这样在今后使用时能够及时查明企业已有资源，方便工作。3.不断提高档案管理人员素质 4我们可以看到如今的高校基本开设有“档案管理”这种专业，说明社会对这类专业人才的需求在持续增加。从事档案工作实际上是一种服务行业，要以为人们提供正确便利的信息为任务。在新时期，档案管理人才素质也有新的要求，最基本的就是要能够熟练运用网络，清晰地在大量数据中保持专业的头
7、脑，分门别类地归纳整理有价值的信息。更高的要求就是要有更强的学习能力和超前的服务意识，能够率先预见企业管理中需要档案信息的内容，及时高效地配合其他部门的工作，成为协调各个部门间的关键转轴。 四、总结 时代总是在不断进步的，企业也有对自身不断发展的生存要求，档案管理作为其中一项容易被忽略又有着重要作用的部分，需要紧紧跟随时代的脚步。现在档案管理中面临的问题都是临时的，可以调节的，在领导者的重视下为档案管理信息化进程制定有利的规范，注重人才的培养是两个关键的方面。对此，我是持乐观积极的态度的，只要企业愿意拿出一部分精力和资金进行投入，就能够为自己的档案管理设立一个清晰明确的进步方向。 参考文献： 1康芳芳.档案信息化建设现状与发展对策研究以江苏为例D.苏州：苏州大学，2007. 2向立文.档案数字化建设中若干问题的研究D.湘潭：湘潭大学，2004. 3胡益耀.企业图书、情报、档案一体化的知识管理D.湘潭：湘5潭大学，2004. 4侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究D.哈尔滨：黑龙江大学，2007. 5辛青清.档案信息化系统的资源组织与管理研究D.武汉：武汉理工大学，2007.
