1、1信息化时代下高职院校学生档案管理工作新探索摘 要：目前，随着我国教育的不断发展，高职院校学生档案的管理工作已经不能满足现在教育事业发展的需求，必须加强学生档案管理的探索，创新管理方法。同时针对现阶段学生档案管理中所存在的问题进行深入分析，并提出相应的解决方法，从而提高学生档案的利用率。本文针对高职院校学生档案管理中所存在的问题进行研究，从而探索有效的档案管理方法，提出新的管理思路。 关键词：信息化；高职院校；学生档案；管理工作 学生档案管理工作是对学生管理工作中的一项重要组成部分。对学生档案的管理，一定要让学生认识到档案管理工作的重要性，引起学生的重视，只有这样才能在一定程度上提高档案的利用
2、率。加强学生档案的管理不仅能够提高学生档案的利用率，同时还能够为人事档案的建立提供有利的资源。 1 信息时代高职院校学生档案管理中存在的问题 1.1 信息化管理系统软件不统一 在现在这个科学技术不断发展的社会，大多数高职院校已经采用计算机对学生的档案进行管理，只有少数学校现在还实行的是复制存贮技术，这种现象说明互联网在学生档案的管理中发挥着越来越重要的作用。但是在实际的档案管理中，多数学校对于档案的管理只是停留在目录的管理，并没有实质性的管理，只是为了应付上级的检查。同时各个高职2院校对于档案的管理，其所使用的计算机软件不尽相同。当高职院校的领导下发一个数据库时，学生档案的管理人员就会根据数据
3、库的内容，进行查询，但是由于学生档案繁多，所以档案管理人员就会在数据的输入过程中出现差错，因此就不能保证数据库信息的准确性，经过数次输入后，数据库的学生信息已非原有数据，从而导致档案管理工作的效率低下。数据库中的数据如果不加以利用，就会被作废，其原因就是各级主管所使用的档案管理软件不同。这样就会增加学生档案数据库的管理工作。 1.2 信息化管理程度不高 近年来，虽然计算机在学生档案的管理中发挥着重要的作用，但是这种信息化的管理只是学生档案管理的辅助，而不是全面的信息化管理。这种现象就限制了学生档案管理的发展，不能充分发挥信息化管理的优势，这凸显了信息化管理程度不高，存在明显缺陷。 1.3 学生
4、档案管理人员的素质较低 高职院校学生档案的管理工作至关重要，所以对于档案的管理人员要求较高。但是在实际的高职院校中学生档案的管理人员素质低下，严重阻碍了档案管理的进步与发展，应当提高档案管理人员的个人素质以及实践能力。由于计算机在学生档案管理中的应用，所以管理人员必须对计算机充分的了解，并掌握相关的技术技能，这是对档案管理人员最基本的要求。同时管理人员还应当对互联网知识具有比较全面的了解，这样对高职院校学生档案的管理具有推动作用。 2 信息时代高职院校学生档案管理工作新思路 3随着科学技术的不断发展，互联网在人们的生活中发挥着越来越重要的作用，所以应当从以下几个方面提高高职院校对学生档案的管理
5、水平。 2.1 加大资金投入，统一管理软件 为了方便学生档案的储存和应用，应当对管理学生档案的计算机软件进行革新，随着先进软件的应用，在一定程度上能够提高高职院校对学生档案的管理工作。随着科学技术的不断发展，社会的现状发生了巨大的变化，这时高职院校对于学生档案的管理工作就显得越来越重要。所以，应当加强高职院校对学生档案的管理的水平，从而提高学生档案的利用率，以满足当今社会不断发展的需求。高职院校应当加大在计算机软件上的投资，统一管理档案中应用的计算机软件，使得学生的档案管理更加科学化、标准化，这也是未来学生档案管理的发展方向。如果档案管理所应用的计算机软件能够统一，这样不仅能够提高数据库录入的
6、准确性，更重要的是能够提高学生档案的利用率。 2.2 改变管理模式，创新管理体系 （1）高职院校可以根据自身的情况加强对学生档案的管理工作，没有条件的学校可以指定专门的学生负责该项工作，具有条件的学校可以设立专门的机构对学生档案进行管理，这样不仅能够合理地利用有限的人力资源，同时也能够防止责任的推诿。同时还应当充分利用计算机技术，及时地将一些纸质档案复制存档，防止纸质档案的丢失或者损坏，以此保证档案材料的安全性。 （2）在信息化的时代，对于学生档案的管理应当不断创新，从而提4高学生档案的管理水平。应用信息化技术可以迅速地将学生的档案进行分类，对于不同的学生档案可以实行不同的管理，这种分类能够使
7、学生的档案随时被提出，提高学生档案的利用率。除此之外，可以遵循人事档案宏观管理体系，采用科学的、高效的方法对学生的档案进行划分。对于新生入学时的档案管理，可以根据档案管理的相关规程，对新生的档案进行统一建档，这样直接提高了档案管理的效率。高职院校对于学生的档案管理不仅包括学生在校期间所参加的实践活动以及个人素质，同时还包括学生的成绩等相关信息。 2.3 完善管理内容，动态数据更新 （1）传统的学生档案包含学生的信息较少，不具有鲜明的特性，如在学生的档案中大多记录了学生在校期间的表现情况，都是一些叙述性的内容，显得比较空洞，没有说服力，都是一些套话。现在所使用的计算机软件可以将学生在校的所有情况
8、如实的记录，对于学生的实践活动以及评价也有详细的记录，这样就弥补了传统档案的不足。 （2）在学生的档案中应当按照不同阶段对学生的在校情况进行记录，它不仅能够反映学生的实践能力，同时也能够反映学生的文化素质，这些都可以从学生所获得的奖项以及证件体现出来。这种信息化的档案管理方式能够动态的记录学生的状况，所记录的结果将由档案的管理人员进行处理，保证学生档案信息的完整性，从而能够建立比较完整的学生档案信息库。 2.4 加强业务培训，提高综合素质 高职院校学生档案的管理者不仅要熟悉档案管理的所有流程，同时5还应当熟练掌握现在比较先进的计算机技术，如数据信息的输入、网络管理技术等，这些基本技能是现阶段档
9、案管理者必须掌握的技能，只有这样才能满足现在社会对档案管理的要求。为了提高学生档案的管理水平，一定要加强档案管理者的素质培养，使管理者认识到学生档案对于社会发展的重要性。对于高职院校学生档案的管理，这就要求管理者应当具有强烈的政治责任感，并且能够认识到学生档案在社会中的重要作用，只有这样档案管理者才能有效地进行档案管理。随着科学技术的不断地发展，我国的经济也得到了快速发展，高职院校对学生档案的管理尤为重要，这就要求管理者是综合发展的全方位人才，只有这样才能有效地对学生的档案进行管理，满足社会不断进步的要求。 3 结语 综上所述，在当今信息化的时代，若要提高学生档案的利用率，必须对学生档案信息化管理进行不断的创新，只有这样才能满足社会不断发展的需求，对学生的档案进行科学的、统一的、完整的管理是现在档案信息化管理的发展趋势。 参考文献 1杨小红. 关于档案信息化的思考J. 辽宁大学学报（哲学社会科学版） ，2003，03：26-29. 2胡婕，程志贤. 学生档案管理的问题与对策J. 华东交通大学学报，2005，03：92-95. 3吴丽娟. 加入 WTO 后，档案专业人员面临的机遇和挑战J. 四川档案，2002，03：23-24.
