1、1医院综合档案的开发利用探讨摘 要 国家档案事业的发展和医药卫生体制改革为医院综合档案的开发利用创造了良好的社会条件和契机，本文具体探讨了推进医院综合档案的开发利用工作，以促进医院综合档案管理工作顺应大势，与社会经济共同发展进步。 关键词 医院综合档案 开发利用 服务利用 咨询服务 作者简介：王俊平，天津中医药大学第二附属医院党政办公室，助理馆员。 中图分类号：C931 文献标识码：A 文章编号：1009-0592（2015）09-203-02 档案信息资源开发利用是档案事业的重要组成部分，是发挥档案内容信息在社会生活中的重要作用、实现其价值最为直接的途径。目前，国家深化医药卫生体制改革进入向
2、纵深发展的关键时期，在优化区域医疗资源配置和落实医改任务的过程中，医院综合档案作为记录医院各方面发展历程的信息资源，发挥着不可或缺的重要作用。对医院综合档案资源进行科学有效的开发利用，是档案事业的基本要求，也是服务医院医疗、教学和科研工作的有效措施。 从理论上将，档案的开发利用涉及到档案管理工作的两个方面，即，档案的提供利用服务与档案的信息开发，但是在实践中，这两项工作是同一社会活动过程的两个相互关联的环节，缺一不可，并共同为发挥档2案作用、实现档案价值和服务社会发展服务，因此在本文中，医院综合档案的开发利用工作共同探讨和推进，提出了改进医院综合档案开发利用的建议。 一、 加强医院综合档案的基
3、础管理工作 档案开发利用是档案管理工作的目的和动力，也是对各项具体业务工作的检验、衡量和促进，医院综合档案的开发利用工作必须建立丰富的馆藏资源和规范的管理基础之上。 第一，管理制度是业务工作有效开展的保障，医院综合档案管理的各项工作都离不开档案管理制度体系的健全，从归档范围到借阅管理、从归档质量管理到绩效考核，要不断地制定和完善综合档案管理制度体系，实现依法治档，使档案管理工作有章可循，科学有序的发展。 第二，对档案的收集、整理、鉴定、归档、保管等各项具体业务工作都要严格把关，尤其是在档案资料收集整理阶段，要严格按照规定的收集归档范围，把分散在各部门的档案收集以便统一保管，是确保档案内容完整、
4、资源丰富的重要基础工作之一。同时，要按照国家统一的档案管理标准进行档案分类和鉴定，实现规范化管理。 二、 有效利用现代化的管理工具 当前，国家大力推进制定“互联网+”行动计划，利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。在专业的档案管理部门，数字档案馆的建设已经取得了一定成效，现代化管理工具对档案开发利用工作的推进效果显著，但是在以提供医疗技术服务为主的医院，综合档案管理的信息化水平还相对落后。 32014 年国家关于加强和改进新形势下档案工作的意见提出， “把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累
5、和归档的全程监督指导” ，为医院综合档案管理的信息化提供了政策支持和要求。医院综合档案管理的信息化，从硬件到软件都亟待提高，为综合档案管理工作配备必要计算机、扫描仪等设备，实现区域内统一的信息系统管理，推进数字化和资源共享。医院综合档案管理系统的信息化、传统载体档案的数字化等工作，不仅提高工作效率，也将大大提高档案开发利用工作的规范性和准确性。三、 拓展医院综合档案的宣传工作 档案开发利用需求的产生与实现受到医院职工档案意识、知识水平等多方面的影响，开展医院综合档案宣传工作既是档案事业的需要，也是开展档案服务社会、服务医院事业发展的需要。 第一，要大力宣传档案法等政策法规，让广大职工了解档案工
6、作的政策，档案管理工作的意义等，提高广大职工尤其是各部门兼职档案员的档案法制意识，推动医院综合档案管理工作向依法治档的方向发展。 第二，将综合档案的宣传工作与医院文化建设、业务工作等相结合，充分展示档案的信息服务、历史教育和文化传播等功能。例如，开发档案资料的内涵，举办院史展览；在医院新院建设之际，梳理医院的发展沿革或大事记，进行系列报道；在医疗业务、名老中医药专家等方面，更要充分利用综合档案资料进行宣传，让广大职工感受医院发展历程和4文化底蕴的同时，也体会到档案资源的重要作用，从档案效益中去体会档案的重要性和保护档案的必要性。 第三，丰富宣传活动的形式和内容。要充分利用国家档案宣传活动，组织
7、职工参观学习，在接受历史教育的同时，感受到档案资源的价值；鼓励职工积极把国家档案局网站的“馆藏抗战档案系列” 、 “网上展览”等专题作为重要的历史学习资料，与医院的党建文化建设等工作结合。医院内部也要充分利用现代化的媒体手段，创新宣传的形式。利用医院的院报 、网站、官方微信平台，刊载医院的院史文化，在日常宣传活动、微信平台档案宣传等活动与职工进行有效互动，提高职工参与综合档案宣传活动的积极性。 需要指出的是，印制档案宣传资料也是一种有效的宣传方式，档案目录信息既是开展档案宣传的方式，也是一种服务利用的方式。通过印发档案目录、索引、指南等资料，搭建医院综合档案室与职工的桥梁，有利于引导他们及时地
8、了解可资利用的档案信息状况。 四、 积极开展档案开发利用工作 档案开发利用工作要依据档案法等相关规定，依托档案资源，全面、准确、及时、有效地为档案用户服务。档案服务利用的形式是多种多样的，根据服务的方式和设施不同，分为档案的阅览、外借、宣传报道、复制、档案目录信息服务、咨询服务等多种形式；从综合档案管理人员参与的角度，可以分为主动式服务和被动式服务；从档案信息加工的深度划分，可以分为一次文献加工、二次文献加工和三次文献加工；而编研工作则是档案开发利用的主要形式。虽然从理论上划分为多种方5式，但是集中到档案开发利用实践工作中，要将服务方式、档案管理人员参与、文献的加工等结合起来，才能确保开发利用
9、到位，档案资源得到有效开发。在医院综合档案的开发利用中，重点探讨以下几项工作。 第一，档案借阅工作。档案的借阅工作包括阅览和外借等服务，将档案提供给利用者借阅是医院综合档案室主要的工作之一。在借阅工作中，首先要有明确的规章制度和登记制度，确保档案资料的安全。为了更好地提供阅览服务，阅览室的设置要符合“三分开”原则，兼顾优质服务和严格管理两个方面，为利用者提供良好的阅览环境。其次，要结合医务工作者的特点，尤其是临床一线工作人员的工作时间特点等，在借阅时间、阅览室开放时间等方面要具体考虑，档案管理人员要主动为医院的广大职工提供便捷有效的档案阅览服务。需要特别注意的是，档案的外借要执行严格的外借制度
10、，一般情况下，档案不借出馆外利用。要做好档案外借手续的登记、代卷卡的制作、催还、清点等各个环节的工作。第二，档案咨询服务。档案咨询服务是档案人员答复利用者询问，指导其利用档案信息资源的一种服务方式，是档案信息资源开发利用工作的一个重要组成部分， 也是档案工作中最活跃、最丰富的一环。做好咨询服务，医院的综合档案馆要选配具有一定的素质，知识面广的工作人员作为档案咨询员，并为开展咨询工作配备计算机等必备的硬件设施。综合档案室既要根据医院综合档案馆藏情况主动开展提日常的咨询活动，例如帮助职工熟悉和了解与其利用服务相关的馆藏档案与资料、协助辅导职工了解和使用档案开放目录等活动；也要针对医院发展工作或职工
11、6的需求开展定题咨询和跟踪咨询服务，例如，在医院申报中医流派工作室时，为相关部门提供医院优势或特色专科的发展史、历届名医等工作。第三，档案编研工作。档案编研工作是档案工作人员以馆藏档案为基础所进行的编辑和研究工作，包括文件汇编、编辑档案文摘汇编、编写档案参考资料、编修史志等许多方面，是档案管理部门主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式，也是提高档案室工作水平的一个重要途径。档案的编研资料便于传播和提供利用，将为医院的各项工作发展提供重要的参考资料，例如根据院史资料编写医院的宣传画册或视频资料，系统全面的对医院进行宣传，编写医院的大事记、组织沿革、新院建设或学科建设专题概要等，将更加广
12、泛地发挥档案在各项事业中的作用。档案的编研工作以档案的收集、整理、编目等基础工作为前提，对档案工作人员有较高的要求，编研资料的出版也将扩大档案管理工作的影响，赢得医院对综合档案管理工作的重视和支持。 五、 提高医院综合档案管理人员的档案开发利用水平 医院综合开发利用水平很大程度上取决于档案管理人员的水平，在推进开发利用的过程中，要通过加强培训，建立有效的激励机制等，不断的提高对档案管理人员的水平。 第一，培养医院综合档案管理人员的责任意识，从思想观念开始改变传统的档案管理观念，树立为医院乃至全社会提供全面信息服务的开放性档案管理思想和责任意识。通过先进典型示范、参观学习教育等培训活动，增强档案
13、管理人员的责任意识，带着档案工作主动地参与到医7院的发展建设中来，不断地展示档案和档案管理工作的“真面目” ，也只有真正地参与到医院的各项工作中，才能真正地了解医院和职工对综合档案管理工作的需求，从而形成良性循环，使医院综合档案的作用价值得到真正实现。 第二，培养医院综合档案管理人员开发利用档案的主动意识，不断完善激励机制。虽然档案的服务利用有主动和被动之分，但是在信息呈几何速度发展的大数据时代，等待医院的广大职工主动来综合档案室利用是远远不够的。档案原始资料形成于医院的各项工作，内容广泛复杂、数量庞大、门类众多且具体，职工没有办法全面地了解和利用。因此，通过档案专业人员的讲座、档案知识的普及，以及不断完善的激励机制，激发医院综合档案管理人员的主动意识，将极大地促进医院综合档案作用价值的有效实现。 第三，培养医院综合档案管理人员开发利用档案的专业水平。在档案开发利用的各种方式中，档案管理人员都是重要的角色，尤其越是深度的开发利用，对档案管理人员的要求越高。因此医院综合档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要不断地拓宽知识面，掌握现代化的管理手段，主动熟悉医院的业务工作，提供有针对性的开发利用服务，要通过开展档案人员继续教育、配备强有力的医院综合档案管理人员队伍等途径，提高其开发利用档案的水平，真正为医院的综合档案管理工作提供内在的推动力。
