1、档案专业实习报告 4000 字档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心，它的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。xx 市档案馆作为地级市级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，如婚姻、住宅等。我通过这假期的社会实践参加 xx 市档案局的实习，把自己专业课知识学以致用，并通过分析、思考、提出问题，并以期解决档案馆现存问题。 (一) .xx 市档案局馆概况 本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的地级市综合档案馆。经 XX 年市级党政机关机构改革，xx
2、市档案局与 xx 市档案馆一个机构，两块牌子，履行全市档案事业行政管理和档案保管、利用两种职能，为正科级事业单位，由市委办公室管理。内设办公室、监督指导科(法制科)、保管利用科等 3 个职能科室。xx 市档案馆现馆建于 1989 年 9 月，为五层骨架型结构，建筑面积1384 平方米。内设大库房 3 个，中库房 2 个，小库房(存放特种载体档案)1 个，并根据工作需要设有办公室、全宗室、现行文件服务中心等办公和功能用房。配置了档案密集架、空调机、去湿机、复印机、微机房、微波杀菌消毒机设施。目前正在加快推进新档案馆大楼建设。迄今为止，市档案馆馆藏档案达到 224 个全宗，档案154834 卷、1
3、213 件，其中涉及民生档案达 87299 卷，占馆藏量的 56.4%;寄存档案 69524 卷，重大活动档案 5 个，资料 14374 册。包括建国前的民国档案;建国后的文书档案、专业档案、声像档案、实物档案和馆藏资料等。XX年底建立档案局现行文件服务中心，XX 年止已收集 1998年以来 78 个部门和单位出台的政策性、公益性、服务性文件 3500 份，法律法规资料汇编 140 多册，成为透明信息服务窗口。 (二) .xx 市档案馆的工作成绩 1. 馆藏丰富，省内靠前。xx 市档案馆大力推进档案馆资源建设，优化档案资源结构。一是做好档案整理工作，XX 年就着力整理 70-80 年代干部党员
4、基本情况登记表 97 册。二是加强依法接收，并加强征集工作，除接收公务机关的档案之外，还开展征集县处级以上领导干部个人留存的党史资料活动，征集十一届三中全会以后省、部级以上集体个人荣誉证书 89 项等。三是提供寄存服务，四是依法销毁档案，直至 XX 年 2 月份，市档案馆对原各区公所 3567 卷到期而没有保存利用价值的会计拼争进行造册登记、鉴定、销毁等。 2. 做好档案的利用工作，加大档案信息资源的开发利用。一是做好接待查档工作，展示档案馆“窗口”服务的良好形象。至 11 月中旬，档案馆共接待组织和公民 9849 人次，提供利用 7520 卷，复印材料 15000 多张，出具证明 5722
5、份，解决了大量的社会矛盾和界分，增进了社会的和谐。二是加强编研工作，在 xx 日报刊登公告，续编xx 市改革开放以来获得省部级以上集体个人荣誉录。 3. 积极参加创建省级社会主义新农村建设档案工作示范县(市)。成立创建领导小组，多次召开创建省级档案工作示范县责任人会议，汇报阶段性创建工作完成情况，并建立档案网络体系，加强了业务指导与培训。 (三) .档案工作中出现的问题 1. 档案利用限制与工作前瞻性。在实践期间我常常见到两种情况，一是人们需要查询的档案未被开放，二是需要查询的档案因为一些原因未被接受或仍在形成部门内。第一种，部分限制利用档案，因为在接收时，档案形成部门并未对不宜开放的部分提出
6、限制。因此在档案提供利用的具体操作中，工作人员难以把握，有可能造成公民失望，第二种，作为市(县)级档案馆，其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的，如婚姻档案。婚姻本是民政局所管并形成相应档案，由于 xx市城区改建的原因，一部分地区的档案因当时的条件原因并未归档而仍在民政局内，这就导致了利用方面的限制。 2. 相关档案人员的整体水平不高。xx 市档案局(馆)现有工作人员 15 人，其中中共党员 13 人;文化程度大学本科 4 人，大学专科 5 人，中专 1 人，高中 3 人;具有专业技术职务的 7 人，其中中级职称和馆员 3 人，助理馆员 4 人。而且据我所知，目前整个部门内仅有一人是
7、档案学专业的，这就相应影响了档案馆工作的理论研究。 3. 依法治档力度不够，需要加大执法力度。由于xx 市档案馆是一套班子，两块牌子，总体上仍属于事业性单位，其执法力度就相应减弱，虽然中华人民共和国档案法对此有所解释，但其效力仍有所不足;再加上，与档案部门相关联的大多数都是国家其他公务机关，其利用档案或保存档案都有其自身的价值取向，不会完全符合档案部门的相关规定，这也有所无奈。 4. 档案信息化建设程度不足，与公众的利用需要产生矛盾。这能从现阶段档案利用服务的状况中看出，档案法所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。复印材料 15000 多张，这也间接说明信息化的程度不高。虽然 xx 市
8、档案局积极推进数字档案馆建设，采用上海中信信息公司制作的档案馆信息资源综合管理系统，至 11 月中旬，机读目录 200 万条，全文扫描7000 多页，但仍占总数的小部分。其原因较明显，一是资金不充足，导致硬件设施更新比较慢，起步比较晚。二是形成档案部门 5. 档案利用的出证问题。在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案(有档案未被归档)提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明，但是作为档案馆是否有必要承担开具未查到档案的证明的风险呢?近年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些
9、人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现，有人的因素。但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。 (四).对档案工作现状的几点思考和建议 1. 加快档案信息化建设。做好市档案馆建设立项工作和项目实施调研工作，组织一次信息化参观学习活动，加快档案全文和条目数据库建设，争取专项资金支持，做好 档案全文扫描外包工作和条目输入工作。建立多个数据库，充分利用数据进行档案查阅，发挥内网、政府网、网站服务功能作用。加强公开信息化规范化管理，做好网站改版升级。 2. 加强档案部门队伍建设
10、，推进档案事业科学发展。一是抓思想建设，把对历史负责，为现实服务，替未来着想作为指导指南，进一步解放思想、提高认识;二是作风建设，档案工作者要努力培养“主动、勤劳、细致、务实”的工作作风，克服浮躁心态，必须一步一个脚印做好工作;三是抓业务水平提高，继续抓好档案工作这的岗前培训和继续教育培训，还有开展交流学习，相互促进提高。 3. 加强依法治档工作，促进档案法制建设。一是强化档案法制宣传，二要加大档案执法力度。认真开展档案执法检查和档案年检工作，坚持查处档案违法违规行为，加强内部管理，完善制度，从严管理，落实档案安全负责人。 4. 要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利用制度。既要简
11、化档案利用的手续，又要让档案馆工作人员有法规可依，这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员，都是公平合理的，双方的权利和义务都能得到保证，在遵守制度的基础上合理利用。 5. 前瞻性的做好档案工作。在内部制度建设上，在不违背规定的前提下，因地制宜的发展当地档案工作，如适当加强某部分档案的管理;对于档案的接收进馆，在按照档案法规进行的前提下，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议;提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围进行预判，档案工作人员能够根据利用者的不同需要，便于操作，能够合法合理地满足各种档案利用需求;同时在档案信息化建设的大潮下，档案形成部门可以把部门档案数字化，并直接将数字化的档案归档，减少当地档案局的工作量和更好的整理信息化。
