1、1基于信息化条件的企业合同管理摘 要：企业合同管理是企业对以其自身为当事人的合同依法进行签订、履行、变更、解除、终止、审查审批、数据分析、控制监督等一系列管理行为的总和。能否对合同实施有效管理是决定企业经营成败的重要因素。基于信息化条件，企业实现了合同管理的规范化与系统化，使合同管理真正意义上成为一个整体。 关键词：信息化条件 企业 合同管理 企业合同管理是企业对以其自身为当事人的合同依法进行签订、履行、变更、解除、终止、审查审批、数据分析、控制监督等一系列管理行为的总和。随着现代信息技术的不断发展与进步，国内许多企业借助各类信息系统与管理软件对合同进行全方位管理，以适量投入获取最佳经济效益。
2、它改变了仅由业务部门分管合同的现状，完善了管理体制，优化了工作流程，使合同管理真正意义上成为一个整体。 1.签约授权管理 实施信息化管理的企业通过信合同信息系统对签约授权管理实施集中管控。规模企业在传统模式下难以实现统一集中管理，在信息化条件下，合同承办部门在信息系统内提出授权申请，审批人员审批通过后形成签约授权委托书，在得到授权许可后受托人员方可成办理合同业务。企业对签约授权进行统一集中审批监管，管理部门对整个企业的授权情况随时掌握，动态管理签约授权范围、授权人员、授权时限、授权变动2等项目内容。 2.合同文本管理 企业合同管理部门依据企业经营管理特点在信息系统中放置标准合同文本及相关法律法
3、规，帮助合同承办部门完成格式标准、形式规范、内容准确、易于管理的合同文书。合同承办人选取模板网上制作合同，也可下载标准文本编辑制作后上传申报，承办人系统中填写空白内容就可以完成合同制作。信息系统将企业合同文本规范化，实现法律管理关口前移。 3.合同评审管理 合同评审管理在信息管理系统中的应用是企业跨部门智能化管理的标志之一，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，管理人员足不出户就可完成合同业务。合同评审采用分级授权、逐级审批，下级单位评审通过后上级单位才能评审，杜绝了上级审完下级走过场的现象。 4.合同相对人管理 合同相对人信息可包含企业名称、住所、性质、营业执照、税务登记证、经营范围、注册资
4、本等相关信息，无论是客户还是供应商，无论是法人单位还是自然人主体，信息系统都可提供一份完整的档案资料，也可以作为通讯录使用。企业根据自身经营管理情况选择管控范围，应重点对供应商、客户状况进行动态监控。对资质较差的供应商、客户在合同相对人数据库予以标注，在签订合同时信息系统会做出警示。企业把供应商准入放置在信息系统中，供应商资格审核、供应商资质评定都通过系统加以认定，新增合同相对人只有先通过信息系统评定，才可以3办理合同签订与后续业务。 5.合同履约管理 企业通过信息系统对合同履约过程进行严格监控管理，通过生产管理软件将合同履约信息集成到信息系统中，相关管理者可以掌握合同产品的材料采购、加工进度
5、、仓储发运、合同款结算、合同违约等相关信息。依据信息系统获取的合同履约信息，企业调整相应供应链环节与市场营销策略，在工作中做到有的放矢。企业合同管理周期较长，在合同履约的过程中，随着条件的不断变化进行调整，保证合同目标实现。对合同履约信息进行网上跟踪，实现合同的全寿命周期监管，保证了合同信息的完整性，提高各单位及部门对合同管理过程的了解，确保合同管理良性发展。 6.数据共享管理 兼容性较强的合同管理软件可以与企业 ERP 系统、生产加工执行系统、审计管理系统、档案管理系统等信息系统实现数据共享。通过信息数据共享，实现数据集成，避免企业不必要的重复劳动与投入。合同信息系统为 ERP 系统提供各类
6、合同数据、帮助审计部门实现网上合同审计监督、帮助档案管理系统完成合同电子归档管理。合同信息系统从企业ERP 系统、生产加工执行系统中抽取各类相关数据，供合同管理部门使用。7.查询统计与分析管理 企业通过信息系统动态采集、汇总、分析合同数据，从合同角度反映企业生产经营状况。合同信息系统收集录入的各类数据，通过自定义4查询字段、设定报表模块，形成各类商务智能报表，统计合同信息。信息系统通过系统数据过滤分析合同信息，对合同签订、合同资金流向、合同履约、合同变更率、合同违约率、合同相对人信用度、合同相对人贡献度等内容进行深入细致的分析，甚至还可以合同管理中的工作效率进行分析。信息系统在企业运行情况评价
7、、经营状况分析等诸多方面。助力企业管理者分析决策。 8.风险防范与违约管理 企业合同常涉及物资、产品与技术，同资金流紧密关联，任何一个安全、质量、技术或进度的风险都可能导致成本增加与履约困难。信息化管理将合同风险始终放在可控范围内，成本支出也在受控状态。信息系统在合同业务环节中，对可能出现的重大风险进行风险预警。通过合同风险警示，各单位及部门可掌握自身业务的风险控制点，制定出相应的风险管理措施，有效应对风险。同时在发生合同违约情况时，企业法律部门能够通过信息系统在较短的时间内了解合同信息，掌握违约情况。根据信息系统提供的信息数据，采取有效措施，防止合同损失扩大，维护企业合法权益。 基于信息化条件，企业合同管理部门能够全面处理合同事务，解决了信息数据分散、进度控制难、管理不规范等管理难题，业务流程得以固化，管理制度得以全面落实与有效执行。信息化条件下的合同管理为企业节约了管理成本，减少了资源投入，提高了工作效率，创造了管理效益。
