1、1论电算化财务档案管理摘要：随着会计电算化的迅猛发展，电算化越来越普遍，电算化财务档案管理问题也日益突出，本文对此进行了相关的分析并提出相应的完善建议。 关键词：电算化 档案 管理 随着会计电算化的迅猛发展，我们可以看到许多的企业的会计系统都在进行电算化的更新换代，在相关的人才培训方面也朝着电算化的发展趋势进行.财务档案的管理作为财务工作中的重要组成部分，也出现了一些新的变化，相关的财务工作人员应该注意到这些变化，对电算化财务档案管理工作进行新的调整. 一、电算化财务档案的特点 （一）相对于我们以往所理解的财务档案，电算化财务档案有着更丰富的内容，事实上，电算化财务档案是包括传统的财务档案的，
2、但并不局限于传统的财务档案，还包含储存在计算机内的财务数据以及其他储存介质中的财务数据软件系统。具体来说有：第一、电子化的财务档案，包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、摄告等纸分质档案，也包括应依法保存的原始凭证、会计档案移交保管等等，第二、机读财务档案。包括以计算机硬件和软件储存的、以电子形式保存的财务数据，主要有电子会计数据、电子账簿、财务报表等数据库， （二）新型的载体形式。早在 1999 年施行的会计档案管理办法2里面就有具体的规定，使用计算机系统完成财务结算的部门，不仅仅要具备电子化的财务数据，同时，电子化的财务数据的基础纸质财务档案也要打印出来并进行妥善保管，这样一来
3、，电算化财务档案就有了双保险两份财务档案，除了传统的纸质财务档案还有保存在计算机硬盘中的电子数据、以其他磁性介质或光盘存储财务数据等多种形式的数字财务档案。 （三）独特的环境。与传统的财务档案相比，电算化财务档案并没有纸质档案那么只直观易见，相反，电算化财务档案的阅读必须在一定的电子条件下才能实现，需要相应的软件和硬件环境，电子档案修改成本低，同时电子档案还具备易储存，物理质量小，储存时间长等传统纸质档案无法比拟的优点。 （四）信息系统化。这是由电算化以及电算化系统运行的要求所决定的，因为电算化系统不仅要保存财务数据资料，还会顺带保存一些被计算机识别的程序文件、数据代码等等，再通过计算机软件系
4、统完成相关的财务核算工作。 （五）财务人员要具备一定的计算机知识。由于电算化财务档案是依靠计算机系统进行读取和保存的，所以电气化系统对财务人员的业务素质以及计算机操作技能都有着新的要求，电算化财务档案管理工作不仅要求财务人员具备良好的财务知识基础，同时还还掌握相关的计算机技术，知道如何操作软件，这样才能真正的达到电算化要求。 二、电算化财务档案管理目前存在的主要问题 （一）对电算化财务档案管理认识存在偏差，导致档案管理工作有3缺陷。从实际的工作来看，很多企事业单位的财务人员对于电算化财务档案认识不清，很多存有财务数据的介质、光盘都没有及时归位。 （二）打印设备比较落后导致档案保存时限达不到要求
5、。由于激光打印机的成本比较高，不少单位仍然使用针式打印机，很多针式打印机打印出来的纸质档案经过一段时间就会褪色，无法识别。这个时候如果没有对电算化档案进行保管的话，对给企业的正常运转带来不小的麻烦。三、加强电算化财务档案管理的具体措施 （一）加强硬件设施的建设 工欲善其事，必先利其器。良好的硬件设施是是实现电算化的基础。对于重要的纸质财务档案，需要有专门的仓库进行保管，同时，拥有高清打印能力的激光打印机也是必不可少的，进行纸质财务档案的打印工作。当然，财务档案涉及到一些重要的数据信息，虽然电算化带来了便捷，但是也存在着网络安全问题，所以一定要加强系统的安全防护，防止电子数据被窃取或者篡改，因为
6、电算化财务档案容易受到外界的影响的缘故，所以在对电算化财务档案进行管理的时候要注意一些问题，首先，在选用电算化财务档案储存媒介的时候要选择质量可靠、安全系数高的媒介进行保存。其次，对于存储电算化财务档案的介质要进行妥善保管，注意防尘、防磁，还要对这些档案进行定期的拷贝，最好是每隔一年就进行一次拷贝，存储在不同的保存地点，这样才可以有效地规避档案被破坏的风险。最后，存储财务档案的媒介要定期进行更换和销毁，这样才能保证数据的安全。 4（二）完善各项管理制度 完善财务档案的归档制度，财务数据在没有形成正式书面形式的时候，要进行妥善保管，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照
7、有关部门的管理要求，及时完成报表；建立相关档案管理制度，不仅要选取优质的介质进行数据保存，还要做好防压、防尘、防辐射的保护工作，最好是对这些介质进行时间、内容的标示，方便以后进行数据的查询。 （三）加大对财务档案的重视力度 一般来说，实行财务电算化的企业，相关的管理层都认识到电算化财务档案资料管理的重要性，但是不少实施电算化的企业还是处于试水阶段，对于电算化财务档案的管理没有相关的实战经验，对于财务档案的管理还是处于手动阶段，所以要进一步完善财务人员的电气化素质。 电算化财务档案作为财务档案的重要组成部分，传统的财务档案是电算化财务档案的基石，电算化财务档案反过来会促进传统的财务档案的进一步发展，所以两者是相辅相成的，在新的时代背景下，由于电气化财务档案自身具备的高效便捷等特点，电气化的财务档案势必会越来越重要，所以一定要做好电气化财务档案管理工作。 参考文献： 1任相苏.如何做好电算化会计档案管理工作J.中国市场.2010（40） 2刘淑玲，刘蒙.加入 WTO 对我国会计业的影响及发展对策J.天津工业大学学报.2001（02） 53何日胜.网络会计及其对会计假设的影响J.嘉应大学学报.2002（05） 4杨平波.网络时代企业财务会计的变革与发展J.湖南农业大学学报（社会科学版）.2000（04）
