1、1基层食药监档案管理如何实现“低碳化”摘要：随着市场经济的快速发展，环境问题成为制约人们生存的不利因素，低碳发展，低碳生活逐渐成为经济发展的战略目标。在基层食药监档案管理工作中实现“低碳化”不仅可以为推进低碳化生活做出贡献，而且对现代化档案管理工作具有重要的指导意义。那么基层食药监档案管理工作该如何实现“低碳化” ， “低碳化”对食药监档案管理工作有什么样的重要意义，又该采取哪些措施推进“低碳化”档案管理工作的发展，本文将以此为基础进行探讨。 关键词：低碳化基层食药监档案管理重要意义措施 实现“低碳化”的基层食药监档案管理工作，可以推进基层食药监档案建设，提高档案管理效率。当然，想要实现“低碳
2、化”档案管理就必须充分利用现代化信息技术，转换传统档案管理方式，利用计算机等先进技术设备进一步优化档案管理工作，在提高档案管理效率的基础上实现“低碳化”档案管理。同时，还要加强基层食药监档案管理部门的制度建设，建立完善的食药监档案管理系统，实现食药监档案管理的长效化。 一、基层食药监档案管理实现“低碳化”的重要意义 1.必要性 传统工作条件下，很多档案管理工作是采用传统的手工方式，管理2者依靠手工进行信息记录、汇总和查找，这样不仅工作量比较大，而且效率极其低下。在信息技术极其发达的今天，通过计算机进行汇总、统计，不仅节省了大量的人工成本，而且节约了大量时间，把档案信息查询的时间缩短很多，大大提
3、高了工作效率。在基层食药监档案管理工作中，同样需要引进信息化设备，促进药监管理的“低碳化” 。 就目前状况来看，很多基层食药监档案管理工作中依然采用手工管理方式，很大程度上不利于档案的查询和利用。随着目前社会的日益增长，对档案的需求量日益明显，基层档案管理人员需要做好档案的分类，整合和统计工作，为各位档案信息需求者快速提供信息，保证档案资源能够得到有效的利用。从这方面来说，就在一定程度上要求了基层食药监档案管理的“低碳化”和“信息化”发展。另一方面，现代化时期，信息技术快速发展，传统档案主要以纸质为主，要找到某一个档案信息需要消耗较多的时间，严重浪费人力、物力和财力，这就在很大程度上限制了档案
4、服务领域，造成资源浪费，实现信息化档案管理迫在眉睫。 2.重要意义 提高基层食药监档案管理部门工作效率和工作质量的重要条件。加强基层档案管理“低碳化”发展是促进食药监部门工作效率和工作质量提升的重要条件，合理科学的管理档案是衡量单位管理水平的重要标准，加强基层食药监档案“低碳化”管理对于不断完善食药监部门档案管理制度，提高档案管理部门工作效率和质量具有重要意义。 顺应社会发展的需求。随着经济的快速发展，科技技术日新月异，档案管理部门只有紧跟时代发展的步伐才能不被淘汰。在基层食药监档3案管理中实现“低碳化”是顺应时代发展的需求，有助于促进档案信息的完整，更好地服务于广大人民群众，同时也可以把高科
5、技信息带入基层，促进公民对信息技术的了解，促进现代化社会的发展。另外，在基层食药监档案管理中实施“低碳化”管理，是提升档案管理文化的一个条件，有助于提升档案管理者的形象，深化档案管理文化。 二、基层食药监档案管理中实现“低碳化”的措施分析 1.要加强基层档案管理人员的培训，树立“低碳”意识 在基层食药监档案管理中实现“低碳化”需要对基层档案管理人员进行”低碳化“知识的培训，不仅要加强现代化信息的学习和运用，而且还要从生活中降低有害物质的使用，做好环保工作。同时，单位领导还要定期对员工进行“低碳化”相关知识的培训，只有从生活中养成良好的环保习惯，才能减少浪费。另外，因为基层档案管理部门工作量大、
6、档案信息相对繁杂其资料也比较分散，不容易整理，所以档案管理人员必须从小事做起，对自己的工作方式进行优化，对“低碳细节”进行深度挖掘，这样才能真正实现档案管理的“低碳化” 。 2.充分利用现代化信息技术推进“低碳化”管理 首先，可以建立专题数字化的档案信息库。利用现代信息化工具建立档案数据库，对于实现档案管理“低碳化”具有十分重要的意义，实现这些需要对数字化信息库进行充分的运用，对档案信息进行合理的加工和组织，促进档案管理的便捷，提高档案信息的安全性、完整性、有序性和可读性。另外，网络技术和数据库技术的相互融合在很大程度上方便了基层食药监部门档案管理的开发和利用，这也在一定程度上促进4了档案信息
7、“低碳化”实践的发展。所以说，基层食药监档案管理工作要充分运用网络化时代的契机，立足于资源共享的原则，进行合理有序的分工，着重建设基层档案信息库，满足众多人们对档案信息使用的需求。同时，在进行基层食药监档案数字库建立的时候，要处理好特色和大众、深度和广度之间的关系，避免矛盾和冲突，避免资源浪费。 其次，可以建立网上档案阅览室和展厅。随着信息化时代的到来，计算机已经逐渐普及，家庭上网已经成为现实，这不仅方便了人民的生活，而且优化了工作方式，这对于基层食药监档案信息资源的开发来说也是有重大意义的。建立网上档案阅览室和展厅，人们可以随时随地通过网上档案阅览室和展厅进行档案查询，打破了时间和空间的限制
8、，扩大了社会影响，拉近了档案、社会和人们之间的距离。 最后，可以设立网络档案咨询论坛。网络的出现在很多方面方便了人们的生活，其最大的好处之一便是增加了人与人之间的沟通，尤其是各种网上论坛的出新，促进了人与人、部门与部门、人与部门之间的联系。基层档案管理部门建立网络论坛，可以直接通过网络征询意见、发布信息等，对于用户来说，也可以变传统环境下被利用的状态为主动状态，最大限度地发挥用户的主体性作用，更好地表达自己的立场和要求，从整体上促进基层食药监档案管理的规范化。 3.提高基层食药监档案管理人员的整体素质以适应低碳化管理需求 实行继续教育培训，提高基层食药监档案管理人员的自身素养及专业技能。以适应
9、档案管理低碳化要求。首先加强与档案局的沟通联系，邀请专家学者开展专题讲座，主动向兄弟单位取经，通过寻找差距、拓5宽思路、开阔眼界、取长补短汲取各部门档案管理的“低碳化”发展的好经验好做法。其次充分发挥管理人员的主观能动性，营造学习氛围提高自学能力，鼓励基层档案管理人员积极考取档案系列专业技术资格进一步提高自身综合素养。 4.提高创新能力、增强服务意识 要围绕基层食药监档案管理的宗旨，紧贴中心，提高服务水平，促进基层档案管理工作迈上新的台阶。首先要提升部门领导的意识，对实际工作中存在的问题进行及时解决，明确具体档案管理人员的工作，将优质服务放在重要工作目标中，从经费、库房等方面入手，针对各种问题
10、及时找取相对应的解决对策。同时，基层档案管理人员要从内心树立促进社会发展的大局意识，拓宽服务领域，不断增强服务意识，提高创新能力，要改变原来的“死档案”为“活档案” ，积极探索符合现代化发展的档案管理方式，不断创新档案管理的新途径和新路子。另外， 基层食药监部门领导要逐步提高对档案管理人员的监管能力，优化监管模式，要从传统的命令模式向参与式、指导式、说服式过度，更加透明化、规范化管理，提高基层档案管理人员的工作积极性，同时也提高社会公众对基层食药监档案管理使用的信心。 三、基层食药监档案管理实现“低碳化”应注意的事项 随着目前社会经济的快速发展，在一定程度上提升了档案管理的效率，但是，在基层档
11、案管理中仍然存在一些容易被忽视的问题，在加强“低碳化”发展的过程中需要高度重视： 首先，保持档案的准确性非常重要，在实际档案管理中往往有很多6管理人员为了一时的方便而忽视对档案信息的及时更新，对此要加大力度监管。基层档案管理人员要做好本职工作，对档案信息的变化进行更新，随时发现档案资料的变更，保证档案信息的准确性。不仅要提高工作效率，实现“低碳化” ，还要注重工作质量。 其次,实施信息化食药监档案管理虽然可以提高档案管理效率，方便档案信息的使用，但是也要注意网络的不利影响。建立网络档案信息数据库的过程中，要做好信息保护工作，严禁信息丢失和盗窃，网络阅览室和展厅的建立要注重对用户身份证认证的确认
12、，严禁黑客或者网络不良分子的入侵。另外，网络具有共享性、便捷性和快捷性，在提升档案管理人员工作质量的时候，也不能忽视对其进行职业安全及职业道德教育，如工作期间不能利用计算机做个人事项，保证工作的准确性，提高工作效率，坚决杜绝工作时间心不在焉，迷恋与工作无关的事项，不以工作为重。 四、结束语 信息技术的快速发展，为基层食药监档案管理部门”低碳化“管理档案提供了方便，档案管理模式也发生了重大的变革，很多地区档案管理工作不再是纯手工操作，而是运用现代化计算机进行数据检索和信息录入，这不但极大地提高了工作效率，也是顺应现代化时代发展的必然需求。全面实现档案管理工作“低碳化” ，首先要提高档案管理人员以
13、及部门领导人员的现代化意识，进而再引进现代化设备，从基本知识入手，进行逐步深入推进，依据实际情况建立相应的信息化档案管理模块。另外，各基层食药监部门要根据本地区的实际情况选择恰当、合理、科学7的模式，只有这样才能促进基层地区药监档案管理的“低碳化”和“环保化”发展。 参考文献： 1江玲玲强化药监档案长效管理机制J.档案与建设，2008，12 2贾桂兰.药监档案的收集与整理J.北京档案，2009，5 3邢维萍.档案工作为节能低碳服务J.上海节能，2012，8 作者简介： 廖虹（1978-） ，女，汉族，福建省长汀县人，大学本科，档案馆员，主要从事档案管理工作。 （作者单位：福建省龙岩市药品检验所，福建龙岩 364000）
