1、1浅谈档案工作在公司运营管理中的地位与作用摘 要：档案不单纯是单位历史的记录，更是为单位健康发展、基业长青提供决策和发展的重要依据。通过收集档案的过程和对历史档案分析，可以从中发现公司运行规律和发展轨迹，在公司运营管理中充分发挥其重要地位，真正实现档案管理的终结目标提高企业经济效益和社会效益。文章通过对档案收集、管理、利用进行分析的全过程，阐明了档案工作在公司运营管理中的地位与作用。 关键词：档案管理；运营管理；企业管理；车辆管理；办公自动化 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2013）01-0171-02 档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为公司工作提供
2、备查的依据，也是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有公司领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。 近年来，随着三网融合的步伐加快，有线电视网络正在从单向传输，2向双向传输转变，网络运行将从公益性向市场性转变，整个网络正处于创新、发展时期。建立健全企业
3、发展过程中原始记录的收集、管理和利用流程，规范企业档案管理制度，对企业各项活动成果和业绩起到重要凭证作用，更是公司发展创新的必然要求。 2004 年，中广扬州分公司成立之际，公司就秉承了现代企业精细化管理原则，出台了各部门、各环节流程和规范，特别对公司档案的收集、管理、利用工作提出了更高要求。2007 年初成立综合档案室，并在下半年以高分通过省二级达标验收，促进了公司档案的建设、管理工作，初步实现了档案收集、整理、利用制度化、常规化，提升了公司管理水平，受到同行借鉴和上级表扬。2010 年，公司提出创中心档案室达省三星级标准的工作目标。在市档案局领导、专家的大力支持和悉心指导下，公司管理层分管
4、总经理多次亲临现场，直接指挥和安排，经过全体档案管理人员共同努力，档案整理工作取得了新的进展，迈上了新的台阶，并在公司日常运行管理工作中显现出重要作用。现结合本人多年从事的档案工作，谈谈档案在公司运营管理中的地位与作用。 一、档案工作在公司运营管理中的地位 1.档案管理是企业管理的基础工作之一，企业运行管理过程中所有的工作都有其连续性和关联性，因而这些工作能否顺利、高效地开展，档案资料起着一定作用。做好企业档案收集、管理、利用工作，提高企业档案综合管理水平，通过档案综合信息的提供，实现为企业发展服务。2.公司对一些重要档案制定专门归档办法，保证档案收集的及时完3整。例如：公司的网络工程管理档案
5、是以工程项目为单位进行管理的。每个网络建设工程项目从查勘、立项、设计、施工队招标、材料使用、施工、设计变更、监理、验收、决算由十余道工序，涉及到公司经营、生产、服务、管理等多个部门。我们首先明确工程档案建档标准，然后分解每道工序的归档内容和范围，指定相关部门做好相应的收集整理工作，最后工程验收时，相关资料作为工程的一部分，完整提交给牵头组织验收的运营管理部。缺少档案资料，运营管理部有权拒绝在验收报告上签字，施工单位将无法领取报酬，总经理室还将追究相关部门延误工期的责任。 3.在公司推行现代企业制度建设中，如何制定科学、规范、合理的规章制度；如何制定切实可行、让完成人“跳一跳”才能完成的工作目标
6、，特别是可以量化的指标；如何制定和完善公平、公开、公正的员工绩效考核办法；如何寻找网络质量关键点等等。档案资料、用户值班记录、网络故障报表的一串串原始的数据成为决策的依据，指标的重要参考。公司管理层、部门经理改变了以往拍脑袋，长官意志的工作作风，在分析、利用原始数据基础上，经过科学论证和实践检验，做到了科学决策，实现了指标和考核可度量、可操作、可 执行。 二、档案工作在公司运营管理中的价值 企业档案工作的根本目的就是利用档案为企业的各项工作服务，最终为企业效益服务。所以，档案利用工作应该是企业档案工作的中心工作，也是企业档案工作的重要环节之一。 4（一）车辆油耗记录档案对车辆管理的作用 翻阅公
7、司 2005 年初至 2011 年底 7 个卷宗车辆领用油记录档案，清晰的发现车辆用油和车辆使用成本的运行轨迹。通过使用油耗和行驶公里数历年档案数据记录跟踪分析，公司管理层本着厉行节约原则，研究出台了车辆使用新规定，做到精细化管理，给每车辆安装定位器，精确直观车辆作业方位，科学调配，最大程度减少车辆空跑、打转机率。2011 年底车辆用油金额、年行驶公里数、月平均耗用金额、月平均行驶公里数都有大幅度下降，给公司降本增效添了一把材，公司的档案记录、分析、管理有了实质性的效用。 （二）自动化办公设备购置档案对企业管理的作用 电脑、打印机、扫描仪等设备是信息时代离不开的办公电子产品，而这些用品有些又是
8、高耗产品，日常如能通过对企业办公自动化管理档案进行跟踪分析和利用，这对减少企业消耗、提高经济效益有很大帮助。例如打印机，因为各个岗位业务特点和业务量的不同，我们常用的激光打印机硒鼓冲一次粉可打印 8001000 张左右，通过日常打印机使用档案记录发现，有的机子，冲一次粉又没怎么用，过一段时间就打印效果就不好了，这样不仅浪费资源，而且会增添企业运行成本。对设备档案资料进行跟踪后发现，激光打印机操作性能是要经常使用，且不能长时间连续用，寿命最长，效果最好。在针式打印机使用档案记录这块，也有显著收益，公司运行管理部和用户管理部，延用惯例一直使用针式打印机，这种打印机购买、维护和使用成本相对较高，特别
9、是打印纸的成本更高。打印速度和效果都不及激光打印机，针式打印机通常是喷墨打5法，不利于资料长时间保存，更不利于公司厉行节约的办公原则。通过档案资料分析，使用耗材记录跟踪后发现，公司绝大多数岗位不需要使用这种针式打印机，建议部门换用购买、维护和使用成本低的激光打印机，通过一段时间运行，情况很好，大大降低了自动化办公成本。同时还根据公司内部实际，对一些淘汰下的办公设备各零部件进行充分的再利用，为公司厉行节约添了一把材。公司取得如今效益，正是各个岗位上汇聚的成果，档案资料收集保管已经在公司日常管理中充分发挥较大作用。 综上所述，档案的收集、管理、利用工作是通过对企业档案进行分析、研究、筛选、汇集、提
10、炼，为企业的生产经营、技术开发等各项工作提供系统的档案信息服务。档案管理人员对某一类档案整体的分析、研究，往往能把握档案全局，甚至发现某些具有规律性、指导性意义的东西，产生特别大的利用效果，从而达到企业档案工作的目的，为企业的发展壮大服务，逐渐显现出档案管理在企业运营中作用。档案利用工作更是档案工作中最富有活力的一个环节，也是档案工作的根本目的和中心任务，而且档案利用工作对整个档案工作的开展有决定性影响。实践证明，做好档案利用工作才能使整个档案工作具有价值和生机。 参考文献 1 谢波.档案工作新探M.南京大学出版社. 2 何屹.档案管理实务M.北京大学出版社. 作者简介：周德红（1965-） ，女，江苏扬州人，供职于中广有线信息网络有限公司扬州分公司，研究方向：公共事业管理。
