1、1浅谈如何做好企业档案管理摘要：分析了企业档案管理的重要性，阐述了企业档案管理的原则，并对现行档案管理工作提出了相应的建议，以期为有关档案工作者提供参考。 关键词：企业 档案 管理 建议 一、企业档案管理的重要性 企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 （1）企业的档案是企业科技发展的催化剂。 （2）企业的科技档案是知识形态的生产力。 （3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。 （4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。 二、企业档案管理原则 （一）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本
2、企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。 （二）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。2（三）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终
3、，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。 三、加强企业档案管理建议 （一）统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性 档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。 （二）提高企业档案管理人员的素质 1、具有较高的政治素质。提高档案专业人员的政治素质，首先要认真学习马克思列宁主义、毛泽东
4、思想、学习邓小平建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来，着力解决好世界观、人生观问题，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。 2、具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专3业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。 3、应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。 4、应具有创新意识。创新是工作向前发展的
5、直接推动力，知识经济的来临，我们要学习与创新同步，需要创造性学习，善于发现新事物，研究新问题、新办法。应把握机遇，解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。 （三）服务创新 信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。
6、另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。 （四）正确处理好档案保密与利用的关系 4保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全
7、面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。 （五）加强企业档案管理标准化建设 1、明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后 15 日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后 10 天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。 52、严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、档号编定、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。
