1、1浅谈如何做好炼油装置设计项目中的文档控制工作摘 要：在炼油装置设计项目运行过程中，产生的文件数量巨大，种类繁多，能否对繁杂的项目文件进行有效控制成为衡量项目管理水平的重要指标。本文从文档控制的对象、文档控制的内容、文档控制的要点三个方面介绍了如何做好炼油装置设计项目中的文档控制工作。 关键词：文档 控制 炼油装置 设计项目 1.概述 在炼油装置设计项目中，项目的不同要求、项目执行过程中发生的变化、项目管理者思路的实现等信息，都是通过文件形式来表现的。文件作为重要的信息、数据、理论的依据，成为项目中不可缺少的一个重要组成部分。能否对文件进行有效的控制，成为衡量项目管理水平的重要指标。有效的文档
2、控制，一方面可以使项目执行的整个过程具有可控性、连续性和可追溯性；另一方面，它为项目管理者对整个项目的宏观了解、掌握、控制以及微观跟踪、解决、处理提供了具有说服力的书面依据。 笔者所在公司的文档控制工作起步较晚，但随着近几年海外项目的增多以及适应市场及竞争的需要，我公司的文档控制工作发展迅速，现已建立完善的文档控制体系。在下文中笔者将结合炼油装置设计项目文档控制工作实际，介绍如何做好炼油装置设计项目的文档控制工作。 2.炼油装置设计项目文档控制的对象 2文档控制的对象即为文件，对炼油装置设计项目来说，文件种类繁多，按设计阶段划分，主要包含以下类型的文件： 2.1 可行性研究及项目前期的相关文件
3、 项目建议书及批复；设计委托书；开工报告；招投标文件；规划总图；地形图；地下管网图；项目选址意见书；水文、气象、地震、地质等资料；供水、电、汽、风协议书，申请报告及批文；业主书面建议要求；历次会谈纪要、会议纪录、来往函件、备忘录、传真；方案讨论记录；外来资料（包括业主或其他方提供的标准、规范、样本、各种技术资料、图纸等） ；工艺计算书、物料平衡计算书；可行性研究报告及项目建议书的原稿和成品。 2.2 工艺包设计的相关文件 工艺说明书；主项表或任务单；历次会谈纪要、会议纪录、来往函件、备忘录、传真；方案讨论记录；工艺设计成品（包括计算书、图纸、数据表等） 。 2.3 基础设计的相关文件 可行性研
4、究报告及项目建议书的批复；基础设计开工报告；设计统一规定；项目外来文件、资料登记、验证、发放记录表及对应的外来资料；中标通知书、专家评审会议纪要；方案文本；方案审批意见；各专业互提条件表、图纸；计算书；会议纪要、备忘录、函件、传真；设计考察或联络资料；基础设计成品（包括设计说明、概算及图纸与表格） 。 2.4 详细设计的相关文件 基础设计文件及审查纪要；详细设计开工报告；建设单位书面建议、3要求、补充条件等；项目外来文件、资料登记、验证、发放记录表及对应的外来资料；条件协作表及各专业互提的设计条件单、表、图（校、审、会签必须完整） ；计算书；校审卡片；设计评审纪要；项目质量检查记录；各种技术会
5、议纪要、来往函件、电传、传真；设计分包资料；设计成品（包括底图、蓝图等） ；设备及材料请购单；工程预算；内、外部变更单；设计总结。 3.炼油装置设计项目文档控制的内容 针对炼油装置设计项目的所涉及的种类繁多的文件，文档控制工作的定位为：根据项目文件控制程序，在项目执行过程中采用科学的方法和手段，对项目文件进行规范、准确、高效、有序的控制和管理，以满足项目沟通的需要，更好的实现项目目标。笔者结合所负责的某项目的蜡油加氢裂化装置可研、基础设计和详细设计阶段的文档控制工作。对文档控制的内容按文件的生命周期为线索，作了以下划分： 3.1 对项目文件的形成进行控制 格式规范、表述清楚、分类合理、编码正确
6、、签署盖章完整是文件进一步流转、保管、利用、统计、归档的基础，也是对外沟通，展示企业形象的有效方式。项目文档控制可使项目文件从格式到编号，均处于有效控制的状态，从而实现项目文件的规范化。 要实现项目文件的有效控制，需要在项目文件形成时，文档控制工程师对上述的文件基本属性进行检查，确保项目文件的质量，在此基础上进行文件的下一步处理。 3.2 对项目文件的发送和接收进行控制 4文件发送和接收的有效控制，可以实现项目文档的统一管理和查询，有利于审查项目文件的形成和快速处理文件，有效减少项目文件在流转过程中的散失与版本混乱现象。 项目文档控制工程师是项目文件发送和接收的唯一窗口，把握住这一环节，才能真
7、正保证项目资料的完整。在中小型设计项目中，每个项目可以设置单独的文控对项目文件的发送和接收进行控制，在大型设计项目中，可以安排两个或以上的文控，分别控制项目文件的发送和接收。3.3 对项目文件的流转进行控制 对项目文件的流转进行控制，可以方便专业之间的协作，简化文件追溯的流程，保障项目资料的完整。要实现对项目文件流转的控制，需要在项目运行过程中，文件的每次传递均通过文档控制工程师，文档控制工程师按照文件签发人确定的传阅顺序依次递交各传阅人。 对项目文件的流转进行有效的控制后，根据文档工程师填写的项目文件状态报表（发出资料登记表、接收资料登记表、内部文件传递单登记表等） ，项目管理者可以清楚地了
8、解项目当前的运行状态，将其作为进度检测的依据。 3.4 对项目文件的版次进行控制 文件版次控制是项目文档控制的重要内容，有效的版次控制，可以确保设计人员使用最新版本的文件进行协同设计，防止误用。文档控制工程师应及时将最新版本的项目文件提供给项目相关各方，并通知相关项目人员。对于旧版本文件，也要按版次版次保存好，最后各版次文件5都将作为项目资料存档，以备对项目设计过程的查询。 3.5 对文件的安全性进行控制 工程设计项目参与人员众多，如何保证项目文件的安全存储和访问至关重要。当前设计过程文件和设计成品文件已实现电子化，所有文件的管理均在电子文件管理平台上进行，为保障文件的安全，我公司在文档管理软件平台的基础上专门开发了 PSS 模块和后审计模块，使用这些模块，文档控制工程师可以为项目参与员设置不同的权限，并自动监控项目参与人员对文件的操作情况，从而达到对文件安全有效的控制。
