1、1浅谈知识经济时代的企业档案管理摘要：本文结合知识经济时代的主要特征，对传统企业档案管理和信息时代企业档案管理及其存在问题进行了分析，把企业档案管理提升到知识资源管理的高度，运用知识管理的规律，对知识经济时代的企业档案管理的价值和作用进行了重新定位。 关键词：知识经济；知识管理；档案管理 中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-00-01 一、知识经济的主要特征 一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应
2、用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长2来源主要是企业掌握了别人不具备的知识，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。 二、企业档案管理中存在的
3、问题 （一）传统企业档案管理中存在的问题 传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史” 。传统档案管理多以实物存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分类存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集” 、 “管理” 、 “编目编册” 、 “保存” 、 “借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。二是保存占据空间较大。三是
4、查找困难。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。 （二）信息时代企业档案管理中存在的问题 一是收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史” 。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。 二是网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间3等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看
5、，档案管理的革命性变化还没有真正到来。 三是档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。 三、企业档案管理与知识管理的关系 企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。 1.知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企
6、业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。 42.档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是
7、经过一定规范化处理（格式化编目、编号）得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。 （1）企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将应用到工作中，并创新知识、创新工作，这才符合档案知识管理的规律，才能生存下去，否则档案知识管理就会走到尽头。 （2）企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。因为通过上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。一是通过大家参与，形成共识的知识资源规范处理，避免了过去收集整理
8、只是档案管理者的事；二是通过支持实际工作，知识资源结合实际分类，解决了过去按档案方法分类的问题，也解决了档案知识不能及时或实时应用的问题；三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了知识类档案还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的。 （3）知识资源管理还将给企业带来新的价值。传统档案管理在企业最大的价值是记载“历史” ，而信息时代的档案管理最大价值是使“历史”数字化了。这不是档案管理的本意，而本意都是要促进企业工作更有效益。但过去的档案管理要么是受传统技术条件的束缚，要么是受信息管理思想的束缚，致使管理的本意无法实现。 5在知识经济时代，如果能使档案管理走向知识资源管理，不仅能给企业带来了档案管理本意的实现，还将带给企业新的价值知识资源管理将提高决策质量和决策效率。知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力。企业的竞争力，不仅在于拥有知识，而且还在于让知识被企业工作者、管理者所掌握和应用。以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的沉淀、规范，使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过应用，使企业具有能力，通过创新使企业具有核心竞争力。
