1、1试论高校会计档案数字化管理摘要：会计档案管理在高校管理工作中起到非常重要的作用，实现会计档案的数字化管理是高校管理工作网络化、先进化的标志。高校会计档案数字化的诸多优点决定了档案数字化的必要性。本文通过分析高校会计档案数字化管理的优势和现状，对存在的问题进行阐述，提出了失效高校会计档案数字化的有效途径。 关键词：高校 会计 档案数字化管理 一、高校会计档案数字化管理的优势 （一）会计档案数字化管理可实现数据保存的多样性、安全性和持久性 由于会计电子档案所具有的诸多网络有点和便利性，使得高校会计档案管理工作相对于传统的档案管理具有很多优势，比如会计档案的存储介质形式多样，可以保存在网络、银盘、
2、光盘等，也可直接输出打印成纸质存档。电子档案可以短时间复制多份，分别存放于不同地方，极大的增加了档案的安全性和持久性。 （二）数字化管理可提高管理及应用效率，实现资源共享 实现会计档案数字化可以提高档案的应用效率，实现资源共享。电子档案借助于计算机设备实现录入和存储，所以在信息的更改修正、拷贝和重置等问题上十分快捷方便，鉴于储存介质的特点，电子档案体积小但容量大，存储空间大，可以存储非常多的信息。单子档案的这些特2点都有利于应用效率的提高。另外电子档案的数字化和网络化可以实现资源共享，需求者根据提供的用户权限可以通过网络直接访问档案库，相对传统档案查阅和使用，电子档案可以极大的节省时间，提高了
3、效率，实现了资源共享。 二、高校档案数字化管理的现状 （一）高校档案数字化管理存在一定的安全保密问题 高校会计档案数字化的实现离不开网络科技，由于网络的安全特点和使用特点，导致会计档案同样存在安全问题。数字档案的管理过程都是基础网络来完成的，所以会出现网络存在的安全隐患。首先，实现高校会计档案数字化的支撑系统是基于网络来实现的，局域网、广域网以及其他物理设备的安全问题都会影响到数字档案的安全。其次，电子档案信息在存储时会受到存储设备硬件和软件的影响，计算机操作系统和数据库管理系统的不同版本或者操作失误等都会导致电子档案信息数据丢失或损坏。另外电子档案数据的存储和备份以及格式转换等环节同样影响到
4、数据的安全性。最后是应用级安全问题，实现高校会计档案数字化之后，关于档案的共享问题，需要根据网络特点给使用者配备用户权限，一旦权限不明确或者过大，就容易出现档案更改问题。 （二）专业化的管理人员缺失 传统的会计档案管理工作要求比较单一，它要求管理人员具备相关的会计知识技能和档案管理基础即可，但是会计档案数字化管理具有更加鲜明的特点，其不但需要专业的会计知识，还需兼备计算机网络技术和相关数字化操作知识。在目前的高校很少重视档案的管理工作，在会3计档案管理工作中没有足够的投入，致使会计档案数字化管理工作中缺乏专业的人才。 （三）相关单位领导不够重视，管理模式较传统 目前我国高校普遍存在这样一个问题
5、，越是历史悠久的高校，其档案管理室越大，档案资料越繁杂，这些都是传统会计档案管理工作模式遗留下来的问题。目前高校的档案管理人员和相关部门领导已经习惯了传统纸质的档案模式，并没有展现出做出积极改变的态度和行动。 三、如何实现高校会计档案数字化管理的有效性 （一）利用高校自身条件，加强网络安全建设 网络安全建设可有效防范来自外来网站的不安全因素，同时可实现档案管理系统的硬件设备维护与网络管理，进而确保介质的安全。为实现这一目标，高等院校完全可利用学校现有的人力和物力资源优势，调动信息技术人员及教师的积极性，集思广益，提高网络的软硬件建设，采取多种措施保证档案数字化的准确性、安全性。 （二）加强会计
6、档案数字化管理人员培训，提高其工作能力 会计档案信息化管理对工作人员提出了更高的要求，管理人员必须突破原有的档案管理理念，及时更新知识，积极学习并适应档案数字化管理的内容与要求，通过学习与实践提升个人业务素质，逐渐培养自身利用网络技术熟练进行会计档案管理的业务能力。与此同时，工作人员必须拥有良好的职业道德与敬业精神，具有客观公正的态度，实事求是的处事原则，尽职尽责，加强管理，提高档案管理的服务质量。 （三）相关领导应积极予以支持与重视 4学校领导必须予以支持与重视，改革档案管理体制，积极引进专业人才对财务档案进行管理，同时建立完整的档案管理制度。比如 a 系统管理员采用双人负责制和任期有限制的
7、原则，防止人员流动或缺岗造成的损失，同时也避免滥用职权的现象。b 根据工作的重要程度确定安全级别，对于安全等级要求高的系统，实行分区控制。 c 制定严格的操作程序，操作操作规程要根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围。d 制定应急措施，保证在紧急情况下有相应的紧急处理措施，使损失减至最低等等。 （四）通过法律法规性的强制手段对数字化档案的管理和安全性问题进行保护 任何一件事物的安全性都需要相关的法律法规等强制性措施来进行保护，高校会计档案的数字化管理同样离不开法律的支持和保护，通过制定和确定与之相适应的法律法规和制度，确保会计档案数字化管理更加明细化，档案数字化管理的策略更加清晰化。 总之，高校会计档案数字化管理是趋势，但实现会计档案数字化管理还有很长的路要走，因此要依据会计档案管理形成的规律和特点，制定切实可行的会计档案管理制度，为学校领导决策服务，逐步使高校会计档案走入正轨，真正发挥会计档案在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中的作用。 参考文献： 1周长华，吴小军.高校档案管理网络化建设J.扬州大学学报.2004.6 52薛四新.数字档案安全应用研究C.清华大学档案.2005.11 3姚健萍，叶慧敏.关于会计电算化档案管理J.农村财务会计.2005.10 4舒爱娟.高校会计档案数字化管理问题浅析J.兰台世界.2010.16
