1、1如何做好员工离职面谈摘要：员工离职面谈不用企业额外付出报酬，却常常能收到许多意想不到的效果。基于此，从员工离职性质出发归纳主动离职和被动离职谈话的内容，阐述离职谈话的一般过程及注意事项，以期为企业挽留人才或避免给企业带来不良影响提供借鉴。 关键词：离职面谈；面谈内容；面谈流程 中图分类号：F272.92 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（2013）01-0087-03 一、离职面谈的作用 员工离职是指员工与受雇组织终止雇佣关系的过程，按员工离开组织的意愿可将其分为员工主动离职和被动离职，主动离职包括员工辞职的所有形式，被动离职则包括辞退和集体性裁员。员工离职面谈是指员工准备离职或
2、者已经离职后即将离开公司时，企业和员工之间的沟通谈话，是国际上比较流行的一种做法，是管理人本主义的一种体现；也是企业人力资源管理部门的一项最要职责。不用企业额外付出报酬，却能收到许多意想不到的效果。 有效的离职面谈是一种润滑剂，可以消除敌意和误会，挽留人才，预防不利行为。与即将离职的员工进行坦诚的沟通、交谈，可以消除彼此的误解，融洽双方的关系，起到挽留核心员工的作用。而对于企业不想留用的员工，通过离职谈话能有效缓解员工的紧张情绪，让员工将不满意发泄出来，减少他们与管理人员的对抗和冲突，避免给企业带来不2良影响。 有效的离职面谈是一面镜子，可以发现制度问题，改善企业管理，调整招聘行为。人之将走，
3、其言也真。通过面谈可以得到离职员工的意见回馈，了解企业存在的问题，明了管理的得失，利于企业的下一步改进；另外，企业可以通过离职面谈总结离职群体的特征，发现这个群体与企业不融合的原因，在以后的招聘过程中，就可以较快剔除不适合本公司的求职者。 有效的离职面谈是一张进度表，可以提升公司形象，增加员工信心，给公司带来长远利益。通过离职面谈可以传达出企业重视人才及其意见的讯息，树立以人为本的形象，对外可提升公司形象，对内能增强在职员工对企业的信任感。另外，通过离职面谈，可以向员工发出友善信号，使其认识到彼此仍是朋友。与其保持良好的关系，还可能为企业带来很多长远的利益，如新客户和市场机会、人才推荐机会，甚
4、至优秀的员工回流到公司继续效力等。 二、离职面谈的内容 由于主动离职和被动离职在性质上有很大的不同，所以从企业角度开展的离职面谈的侧重点也要有所不同。 主动离职面谈至少应包含如下内容：请员工谈谈个人做出离职决定的原因和想法，对个人发展的考虑和设想；了解员工对公司、主管和同事的评价，进一步确认离职的真实原因；谈谈企业对于员工离职的看法，同意还是进一步挽留，如果员工有愿意留下的条件，企业可以在其可承受的范围内给予，如果不能，则向员工予以解释、说明，员工仍不能留3下的，企业应同意其辞职；善意提醒其应注意到的违约责任、附属协议和禁止条款；提供员工在职期间的职业生涯总结、评定信息，根据自身经验对其顺利适
5、应新的工作提供指导和建议；关注员工的离职反应，并向员工表明人力资源部门的下一步工作推动和希望员工予以配合的事情；就员工本人关系的问题进行解答和提供咨询，对劳资双方的误会做一些良性解释或补救性沟通，排除员工对公司、管理者的一些误解等。 被动离职面谈比主动离职面谈更复杂、更难，想要做好需要把握好其重点内容，至少应包括以下方面：告知员工企业的辞退、裁员决定和理由，以及具体方案，主要包括合同中约定的工资、补偿金、福利、失业津贴、遣散费、红利等，并结合劳动法律的规定和企业的规章制度对上述方案进行清晰的解释；认真听取员工的意见，对于有异议的员工企业要出具相应的事实证据来证明员工的行为已经符合法定辞退的条件
6、或者证明企业已经具备了进行集体性裁员的法定条件，以理服人；尽量让员工接受裁员、辞退的事实，避免不必要的劳动争议事件的发生；对于关系员工实质性经济利益的问题要给予政策上的解读，并结合员工的个性特征、兴趣爱好和职业需求，为员工提供职业生涯规划和指导，为员工解读国家和企业的政策，帮助员工实现再就业，或者为员工提供职业介绍服务，帮助员工找到工作，尽量消除员工对企业的不良印象；真诚地请员工指出企业的现存问题，为企业的发展献策，请员工保持联系，一旦企业有需要，欢迎他们再回来；对员工提出的其他合理且在企业能力范围内的要求（如一封推荐信、证明信） ，企业要尽量给予满足；对于集体性裁员，可以请法律专家、心理辅导
7、专家给予支持，共同帮助员工4度过心理抗拒期，预防意外的发生。 三、离职面谈的过程 离职面谈在什么时候开始？一般当人力资源部门收到来自 1.准备阶段 （1）信息收集 离职面谈是一个双向沟通的过程，需要知己知彼才能达到好的效果。首先，要根据离职信息（辞职报告、企业决议等）判断离职的原因和性质。其次，要对离职员工的基本信息有所理解，可以通过人事档案，对其年龄、工龄、工作经历、家庭情况以及工作表现等有一个初步的了解；也可以通过和上司或者有关人员谈话，了解他的工作表现、个人兴趣以及工作态度等，并且要了解和确认主管经理对离职事件结果的期望。最后，查询员工的劳动合同执行情况和附属协议情况（培训协议、保密协议
8、、服务合同等） ，财务借款情况、设备领用情况等。 （2）确定面谈方案 首先，要明确谈话目的。离职谈话与一般的谈话不同，具有明确的目的性。针对不同离职人员，谈话的目的和侧重点会有所不同：对主动离职员工，尤其是骨干或核心员工，谈话的目的可能在于怎样留住他，如何留不住，要弄清原因何在，了解他的下一步打算和联系方式。对被动离职员工和企业辞退的员工谈话，目的可能在于解释辞退原因，安抚员工，消除误解和抱怨，并结合员工的特点，给出下一步的建议；而和特殊情况下的集体性裁员的员工谈话目的可能要侧重于让员工理解公司的苦衷和政策，并解释在政策指引下公司提供的补偿和帮助。 其5次，拟定谈话提纲。谈话提纲不一定要写在纸
9、上，但一定要有一个谈话的要点和先后顺序。离职员工一般都是有工作经验的，要考虑到他们的顾虑、性格、反应，涉及有关的问题。谈话者要将谈话提纲与上面的谈话目的、员工的信息相结合，以保证谈话的效果。而且要确保谈话内容充实清晰，具有连贯性，容易理解。 最后，确定时间、地点和主持人。面谈一般选在员工递交辞职信或者收到辞退信以及办理好离职手续的当天进行。人力资源部门应及早约定面谈时间，通知员工参加离职面谈，判断员工的可能反应，做好面谈的心理准备，并拟定相应的对策。 好的面谈环境有利于让离职员工无拘无束地谈论问题，故面谈地点应该具有隐私性，一方面不必要让其他员工知晓，另一方面避免被打断和干扰。可以选择让人精神
10、放松的、空间明亮的茶馆、咖啡厅或者私人工作间等。 一般而言。员工离职面谈应由企业人力资源部门负责实施，可以由人力资源部经理、总监等执行，也可以南分管离职员工所在部门的经理、副总执行。当然可以是公司内外具有资格的其他人，但原则上企业谈话人应比离职员工的职级略高，至少应该对等，并且员工能与其进行公开、坦诚的谈话。 另外，为了从容应对离职谈话，谈话人不仅要有良好的面谈技能，还要对有关的法律法规、公司制度和文化有深入的理解。比如劳动合同法对员工离职的一些规定，公司裁员政策、补偿方案甚至业界的发展态势、市场状况等等。 6（3）实施阶段 开场： 请离职员工入座，给其倒杯水，以握手、点头、微笑等开场。 沟通
11、： 主持面谈者自我介绍，表明身份，简要阐述一下本次面谈的目的。例如：您好，我是人力资源部 xxx，今天约您过来主要是想跟您谈谈您离职的情况，以便于我们做好下一步工作。请您放心，今天谈活的内容我会为您保密，不会给您造成人任何不良影响。 提出问题，从较轻松的问题开始，范围要尽量广，给对方充足的表达空间和时间。例如，您方不方便谈一下是哪些方面的原因促使您做出这个决定的呢？而不是说：您觉得公司的工资报酬让您满意吗？再比如，对于公司的辞退决定您是怎么考虑的？而不是：公司的辞退决定您是不是很不满？ 如果对方不拒绝的话，可以深入了解情况。例如，如果对方说，我觉得公司的氛围不适合我，那么不妨问一下：您觉得主要
12、表现在哪些方面呢？应如何改进呢？再比如，如果对方说，我觉得企业辞退我不公平、不合理。那么你不妨问一下：您觉得哪些方面不合理，为什么不合理呢？如果上述问题企业通过改进措施能满足员工的需求.此时可以给员工一些冷静思考的时间，并针对员工离职的原因做出一些可以达成的承诺，尽最大可能挽留提出离职的员工。如果离职人员对辞退不能理解，或怨恨，就要用数据、标准做解释，尽量让其接受。 7面谈过程中，注意离职人员的情绪变化，站在对方的角度看问题，提问时要注意轻重缓急，给对方一些善意的安慰。例如，在面谈过程中，员工情绪激动流泪时，你可以放点舒缓的音乐，请他喝点水缓和一下，或者给她点纸巾擦拭眼泪，给其点时间平复心情。
13、 尊重离职员工，尽量避免提出涉及其个人隐私的问题。如果离职员工主动谈及，要主动倾听，不要插话，以点头微笑回应，如果是家庭生活上的问题，你可以结合个人情况提出一些小的建议。 试问离职员工是否还有其他要求，在能力范围内尽可能满足。例如，企业辞退的离职员工想用辞职的方式来保住自己的面子，那么企业就应该答应以辞职的方式通知他的同事和客户。另外.企业可以主动提供一份推荐信或者适当资助被裁员工参加就业培训，再或者对员工在公司的职业生涯进行总结、评价，对其顺利进入适应新生活提供必要的建议和指导。如果员工提出的要求无法给予答复，向其说明，和相关人员沟通后，给其答复。 面谈结束： 感谢对方的配合，以握手等方式客
14、气地送对方出门，无论结果怎样都要祝福对方，祝其事业家庭都美好。 交流的过程中，主持者应注意：开放型问题多问些，探讨和征询的语气要多点，避免一些引导性的问题，让离职员工无拘无束地谈论问题并注意保守员工的秘密。谈话者必须要让员工体会到你的真诚，而且要记住你代表的是公司；必须要清楚、坚定地表达你的意思，以免产生任何误会或不实的希望，切要顾及离职员工的感受。对于事关员工工作绩8效和行为表现的举例要确实，避免使用像“不负责任” 、 “不可靠”等带有价值判断的字眼。另外。主持者应随时察言观色，设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线上，专注倾听其所抱怨的人和事。当被面谈者产生防卫的情况时，应该及时地关心他的
15、感受，不要唐突地介入，更不可做任何承诺。面谈者应该做离职者的倾听者，多听、少说，及时做良性或补救性沟通，必要时给予能力范围内的指导和帮助。 3，分析、总结阶段 （1）检验面谈信息真伪 可以把员工在面谈中所说的，反馈给其直接的主管，也可以用其个人基本资料、培训及考核记录进行求证。另外还可以同其他在职员工谈话来验证。比如，面谈中的离职原因是工作条件差，就有必要与仍在岗的员工交流以核对真伪。 （2）面谈资料整理 离职面谈后，一方面，汇总整理面谈内容，建立离职员工面谈记录卡；另一方面，建立离职员工数据库，该数据库至少要包括离职员工的姓名、职位、通讯地址、电话邮箱、离职去向以及新职位等。在此基础上，动态调整数据库的相关信息.完成数据库的数据更新。 （3）总结经验教训 人力资源部门应对面谈记录进行汇整，针对内容分析整理出真正原因，提出改善意见以防范类似事情再度发生。另外，人力资源部门也要对面谈的效果进行分析总结，如面谈人选择如何，时间地点安排得如何，方案准备得如何，面谈技巧运用得如何等等，为下一次的面谈提供经验9指导。 四、结论 总之，与员工离职面谈企业应以诚相待，以法为据，对员工要晓之以理，动之以情。 （责任编辑：赵媛）
