1、1数字化人事档案管理系统功能分析摘要 数字信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。传统的手工管理和 Excel 电子表格已越来越不能满足现代人事档案管理的信息化要求。本文针对人事档案的现代化管理进行开发，研制了该套系统，并成功投入使用，既适合人事档案的现代信息化数字管理，也大大提高了人事档案管理水平和工作效率。文章通过对该系统的功能分析，介绍项目的背景知识，描述数字化人事档案管理系统的详细功能定义，并对模块划分、业务流程进行定义。 关键词 数字化； 人事档案； 功能 中图分类号 TP391 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）06- 0076- 02 该
2、系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电子表格（XLS 文档）形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料（如年度考核表） ，人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我院的整体形象，实现学院的跨越式发展。 21 数字化人事档案管理系统功能描述 数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行
3、管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案管理水平，提高学院的办公效率。系统用户类型分为：普通用户、管理员。权限定义如表 1 所示。 整个系统分为 Web 模块和后台数据库服务器模块（见图 1） 。 本文档描述后台数据库设计和前台 Web 部分的功能规范。 通过 B/S（浏览器/服务器）结构实现的 Web 部分系统除数据库模块外所有模块都以 Web 模式供普通用户和管理员使用。 通过 SQL Server 2005 企业版实现的后台数据库服务器模块。 数据库中存储了数字化人事档案管理系统中所有的信息和数据，为保证稳定性和良好的并发
4、访问能力，采用 SQL Server 2005 企业版来实现。 2 数字化人事档案管理系统功能设计流程 2.1 数据库设计 数字化人事档案管理系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单、明确且独立的组成部分。共划分为用户信息表、部门分类信息表、部门信息表、学科门类信息表、专业信息表、干部职务信息表、任职情况表、用户权限表、教职工基本信息表、学历学位信息表、职称信息表、考核结果表、表彰情况表、干部任免情况表等 15 个模块。 2.2 登录 客户端输入系统域名：3http：/localhost：8080/hrms/index.jsp，进入系统登录界面，如图2 所示。登录时，需要输入用户名及密码，
5、选择用户类型，并单击“登录”按钮，完成登录过程。 3 数字化人事档案管理系统功能定义 3.1 后台管理 3.1.1 添加数据 单击后台管理主界面左侧“添加”标签，进入后台管理添加数据模块，该模块可完成添加部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。 以下是以如何添加学科专业信息为例进行功能定义，其他数据的添加以此类推，功能说明与此相类似。添加学科专业信息功能说明： 输入学科门类代码，输入学科门类名称；单击“提交”按钮，完成学科门类信息添加；单击“清除”按钮，取消学科门类信息添
6、加；选择学科门类名称必选；输入专业代码，代码长度须为 6 位，输入专业名称，单击“提交”按钮，完成专业信息添加；单击“清除”按钮，取消专业信息添加。添加成功后，系统将跳转至浏览专业信息界面。 3.1.2 修改数据 单击后台管理主界面左侧“修改”标签，进入后台管理修改数据模块，该模块可完成修改管理员密码、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。 4以下是以如何修改教职工学历学位信息为例进行功能定义，其他数据修改以此类推，功能大致相同。修改教职工学历信息功能说明： 选择教工号，修改学历编号，修改学历名称，修改学历获得日期，
7、修改所学专业，修改学习形式，修改毕业时间，修改毕业学校，修改学位名称，修改学位获得日期，修改学位授予单位，单击“修改”按钮，完成教职工学历学位信息修改；单击“清除”按钮，取消教职工学历学位修改。修改成功后，系统将跳转至浏览教职工学历学位信息界面。 3.1.3 浏览数据 单击后台管理主界面左侧“浏览”标签，进入后台管理浏览数据模块，该模块可完成浏览部门信息、干部职务信息、学科专业信息、用户权限、教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。 分页浏览教职工基本信息，分页浏览指定教工号的教职工基本信息，分页浏览指定姓名的教职工基
8、本信息，分页浏览指定部门的教职工基本信息，分页浏览指定任职情况的教职工基本信息。 3.2 前台管理 3.2.1 修改普通用户密码 单击前台主界面左侧“修改”标签，进入普通用户修改密码模块，该模块可完成修改普通用户密码功能。功能说明如下： 输入原密码，输入新密码，确认新密码； 单击“提交”按钮，完成用户密码修改；单击“取消”按钮，取消用户密码修改。 3.2.2 浏览数据 5单击前台主界面左侧“浏览”标签，进入前台浏览数据模块，该模块可完成浏览教职工基本信息、教职工学历信息、教职工职称信息、教职工考核结果、教职工表彰情况、教职工惩处情况、干部任免信息等功能。 以下是以如何浏览教职式职称信息为例进行
9、功能定义，其他数据浏览以此类推，功能大致相同。浏览教职式职称信息功能说明： 分页浏览教职工职称信息，分页浏览指定教工号的教职工职称信息，若后台管理员没有赋予该用户浏览教职工职称信息的权限，本页面中部将显示“管理员未为您设置浏览教职工职称信息的权限！”在单行文本框中输入页数，单击“GO”按钮跳转至指定页。 本系统于 2011 年 12 月投入实际操作，从设计、开发上来看可实现人事档案管理数据的微机化管理，完成人事档案信息的录入、计算、汇总等功能，便于查询、打印输出，数据不易丢失，且功能比 EXL 文档操作齐全，大大提高了工作的管理水平和效率。实现了人事档案管理工作的规范化、信息化，使人事档案管理驶入科学化、制度化的轨道，对学校人事档案管理工作具有重大意义。 今后我们将继续探索数字化在人事档案管理工作中的应用，把纸质人事档案材料的扫描件融入该系统，实现人事档案计算机管理，把人事档案管理的信息化推广上一台阶。 主要参考文献 1 李品. 人事档案管理系统的设计与实现J. 计算机工程应用技术，2010（6）：126. 62 戎荣. 人事档案管理信息系统的设计与实现 J. 科学之友，2010（11）：87-88.
