1、1政府采购招标文件编制过程中关键要素的把握摘要：招标文件的编制是招投标过程中一个基础性、关键性的环节。一份科学的、切实可行的招标文件，是实施公平、公正的政府采购工作的前提基础，是特定招标项目重要文件依据之一。本文主要以招投标基本过程为线索，从业主的采购需求，投标人的投标应答、评标等几个角度，阐述编制招标文件应该把握的几个关键要素。 关键词：招标文件 投标文件 编制 采购需求表达 招标文件的编制是招投标过程中，政府采购管理部门及招标代理机构的一项重要的工作，是招投标程序的源头环节，合法、公正、科学地编制招标文件，是招投标工作得以顺利开展的基本保障。做为编制招标文件的主体来说，必须对一整套招投标“
2、游戏规则”和“游戏过程”有充分的预见性，在合法、公正、公平的前提下，编制招标文件。要从是业主的采购需求，投标人的投标应答、评标等几个角度去把握编制招标文件的以下几个关键要素： 一、业主（货物的实际需主方）采购需求的表达 业主的采购需求，是招投标的起因，可以这么说，没有业主的需求，也就无所谓招投标了，而政府采购的主管部门及招标代理机构则是要在依法依规的基础上充分考虑业主的采购需求，从这个角度上说，这就要求编制招标文件要做好以下几个方面的工作： 1.采购需求表达的规范性和可行性 2采购需求的原始表达来自业主向政府采购主管部门报送的采购申报材料，而由于业主对采购对象的专业化程度的不同，致使采购需要求
3、的表达，不足以客观地反应项目实施过程中可提供货物及服务的符合性，不足以做为一个整体采购项目的科学参照，以至于供应商误读了业主的需求，无从锁定特定的货物或服务。这就要求招标文件编制者至少要做两个方面的工作，一是对采购对象有基本的专业知识，协助业主把采购要求表达得更加通俗、规范，一个科学的采购需求表达，有助于潜在供应商进行全国乃至全球货源搜索，进而有利于获得“物美价廉”的货物或服务。二是要求招标文件编制者深入考察业主的采购需求，尤其是一些以货物采购为主，附带一些劳务服务的系统项目，需要深入到实地去记录、堪测方可得出科学的采购需求结论。 2.采购需求表达的公正性 由于自身对政府采购的政策掌握的不透彻
4、，业主在酝酿采购需要的前期，已经有潜在供应商介入，这些潜在供应商在协助业主制定采购需求方案的时候，有意或无意地加入了一些带有排它性的需求条款，在采购申报材料上， “指定品牌型号”甚至“指定供应商”等违背采购法规等带有倾向性的表述时有发生，那么，编制招标文件的时候，就应该正确地修订业主的采购需求（如，对于项目资金较大的，可在编制采购需求前开展专家论证会） ，首先是要让业主明确政府采购的目的是公平、公正的前提下，用最节省的资金，最大限度地满足采购需求，凡是能达到使用目标的产品、服务，凡是条件合格的供应商都有权利参与到投标的竞争行列中来。 3二、投标人的资格限定 招标文件编制中关于投标人资格的限制条
5、件，可分为必要条件和重要条件。 投标人的必要条件，主要包括： 投标人的法定经营范围； 投标人应按时缴纳的有关费用； 投标人应获取的有关授权； 投标人针对本项目务必要上交的有关材料及样品等。 投标人的重要条件，主要包括： 投标人的注册资金、财务状况； 投标人的硬件设施、人力资源等实力情况 投标人的业绩及相关荣誉等。 招标文件的对投标人资格限制的时候，应正确处理必要条件和重要条件之间的关系。首先，必要条件是考察竞标者能否作为合格投标人的依据，它是评标初期投标人资格符合性审查的主要内容，设定必要条件务必要谨慎，它直接影响开标评标工作的公正性，招标文件的编制主体（如招标代理机构）应在将招标文件提交政府
6、采购的主管部门审核时，将作为必要条件的条款告知采购主管部门。重要条件可作为对投标的加分因素，切忌将重要条件作为必要条件限制了有相就资格的供应商参与竞标。 三、明确投标文件编制的具体要求 投标文件源自投标人根据自身的基本情况、提供货物及服务的能力4等因素，按照招标文件的要求做出的对特定采购项目的应答性文件，它既是本项目评标委员会对投标人评定的直接考察对象，也是投标人一旦作为中标单位之后，约束投标人履行承诺的根本依据。招标文件中，有关投标人编制投标文件的内容表述，是否具体、科学，不仅直接影响到投标人编制投标文件，进而影响到后期开标、评标等工作的效率，这同时也是常常引起投标过程中发生争议的关键环节。
7、投标文件中，务必要清晰明朗地描述投标文件编制的具体要求，包含的具体内容，细化到如何排版、封装，必要时，可以为投标人拟出投标文件的目录或特定材料的具体格式。 四、评标过程的策划 科学的、有操作性的招标文件，它是指导评标工作的纲领性文件，就象一个剧本，对评标的各个参与主体的分工及各个步骤的行为规范有了明晰地约束，这就要求在文件中已经对评标过程有了合理的预见性，对每个步骤可能发生的情况及其应对措施有严密的策划。 五、评标结论的产生 以公开招标为例，综合评分办法往往是评标结论的产生的直接依据，因此，合理的设计评分标准，就成为招标文件编制中的一个极为重要的工作。 首先是评分办法分值的权重问题，也就是量分
8、应侧重什么角度的问题，至少应该考虑以下几个方面： 一是采购的公平公正性，避免量分侧重于在某些方面有明显优势的个别竞标人或供应商； 5二是采购人的根本利益，要让那些能满足采购要求，在货物品质和服务及综合能力上有优势的竞标人获得更高的分值； 三是评估分值的实际价值，举例来说，A、B 两个竞标人在其它条件都相当的情况下，A 竞标人的报价比 B 竞标人的报价低 10 万元，在价格分核算后结论是 A 的价格分比 B 高 1 分，然后由于 B 具备某个荣誉证书（这个证书占了两分）而导致 B 比 A 高出 1 分。在这种情况下，我们就要正确的评估这个荣誉证书对本采购项目的意义有多大？有没有必让采购人因为这个
9、证书而多花 10 万去采购这批货物？ 其次是评分办法的可操作性，在实践中，一个综合评分办法往往有两种类型的分值，一种是定量分值，是可以客观评价得出具体数值的；一种是定性分值，这种分值是需要主观评议才能得出结果的。为了避免评标过程中人为因素影响评标结果的公正性，对这些需要主观评议才得出结论的条款，在纳入评分办法时，应该考虑两个方面： 一是在不影响采购人根本利益甚至更能实现采购人利益的前提下，尽可能不让这些主观性分值过重； 二是对这些条款评定不同的档次或分值时，应该在招标文件里有具体的定档或评分依据。 作者简介： 李金华， （1975-） ，男，广西桂林人，研究生，贵港职业学院讲师，研究方向：采购与供应链管理，高校教学管理，物流管理专业课程教学研究，高校信息化建设。
