1、5S 管理办公环境标准化管理的利器如果我们走进一间办公室，我们会发现许多办公桌上的物品、文件、书籍等的摆放是大不相同的，有些整洁有序，有些零乱不堪；有些充满温馨的气息和氛围，有些则让人感到压抑无趣。如果看一下个人电脑，我们会发现电脑桌面也是大不一样，文件夹管理也大不相同，有的简洁有序，分类合理，查找方便，有些则是混乱无序。这些都涉及现场管理标准化问题，这里就给大家介绍一种并不陌生的管理工具5S 管理。 5S 是指整理（SEIRI） 、整顿（SEITON） 、清扫（SEISO） 、清洁（SEIKETSU）和素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以“S”开头，英语也是以“S”开头，所以简
2、称 5S。 5S 起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955 年，日本的 5S 的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿” 。当时只推行了前两个 S，其目的仅是为了确保作业空间和安全。到了 1986 年，日本的 5S 著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击作用，并由此掀起了 5S 的热潮。 第二次世界大战后，日本企业将 5S 运动作为管理工作的基础，推行各种品质的管理手法，产品品质得以迅速提升，奠定了经济大国的地位，而在丰田公司的倡导推行下，5S 在塑造企业形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造
3、令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。 我国也已开始着手现场管理国家标准的研制。 “根据国家标准化管理委员会下达的国家标准制、修订项目计划，全国质量管理和质量保证标准化技术委员会（SAC/TC151）已完成现场管理准则国家标准征求意见稿的起草工作，项目编号为 20110182-Z-469。 ” 一、办公室 5S 管理内容 （一）桌面位置摆放规范 （二）办公桌抽屉整理规范 （三）5S 管理制度检查表 （四）办公区工作纪律规定 （五）办公区域环境卫生管理 （六）办公室安全管理 以下就这六个方面的 5S 管理要求和操作作一介绍，这里结合办公环境特点对原标准作
4、了一些改动，因为原标准更适合生产现场而不是办公环境。 二、五个标准 （一）整理 定义：区分要与不要的物品，现场只保留必需的物品，根据需要的频率安排摆放位置。 目的： 改善工作环境和增加工作面积； 现场无杂物，行道通畅，提高工作效率； 减少磕碰的机会，保障安全，提高质量； 消除管理上的混放等差错事故，便于资料查找； 有利于减少库存量，节约资金； 改变作风，提高工作情绪。 做法：把要与不要的物品分开，再将不需要的物品加以处理（注意密级文件按有关制度处理） 。建立公共资料柜，将大家都需要的资料共同存放并按业务分类，专人负责建立文档借阅登记管理。对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，区分什么是
5、现场需要的，什么是现场不需要的。对于办公室里各个工位或设备的前后、通道左右以及办公室的各个死角，都要彻底搜寻和清理，达到现场无不用之物。工位摆放要整体安排，做到便于走动、便于采光、便于减少不必要的相互干扰，又尽量安排紧凑节约空间，留出接待来访的空间。尽可能布置一些环保、养护方便、美观的花草。墙面布置也要本着看板管理、赏心悦目的原则进行设计。 （二）整顿 定义：必需品依规定定位、按标准摆放，整齐有序，明确标示。 目的：不浪费时间寻找物品，提高工作效率和服务质量，保障安全。做法：把需要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后，对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，以便能用最快的速度取得所需之
6、物，在最有效的规章、制度和最简洁的流程下完成作业。 要点： 物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错。 物品摆放地点要科学合理。例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些，偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些。 物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过目知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。例如：钥匙有很多把，如何快速找到所需钥匙，就需要进行标示或按类分组；再例如：文件、资料、报告、报纸杂志等要分类摆放，并按重要程度、使用频率区别摆放，应按年度建立文档目录；再例如：公共资料柜应在单位内部建立统一摆放标准；再例如：电源、设备线路等要由专业人员统一规范
7、布置，并要求所有人掌握设备、电源等安全使用知识，最后一个离开办公室的人要做到关闭所有电源、关闭所有窗户等。 （三）清扫 定义：清除现场内的脏污、清除作业区域的废气物品及垃圾。 目的：清除“脏污” ，保持现场干净、明亮，使人心情愉悦。 做法：去除工作场所污垢，定期按规定处理不需要的杂物、文档、书籍、报纸、杂志等。 要点： 自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人。 公共设备使用要注意掌握操作规范，由专人负责保养。 清扫也是为了改善。除了自己要负责自己办公桌及设备的清扫外，也要自觉维护公共环境的整洁，对于面积不大的办公室，所有人都应承担公共区域的清扫，对于办公面积较大的开放式办公
8、环境，可以安排专门保洁人员清扫，但每个人必须注意个人文档资料及个人物品的保管。 （四）清洁 定义：将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化，维持其成果。 目的：认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果，使其保持最佳状态。 做法：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入，消除发生安全事故的根源，创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作并提高工作效率，保障工作质量。 要点： 办公环境不仅要整齐，而且要做到清洁卫生，保证职工身心健康，提高职工工作热情； 不仅物品要清洁，而且职工本身也要做到清洁，如衣服或工装要清洁，仪表要整洁，及时理发、刮须、修指甲、洗澡等； 职工不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神
9、上的“清洁” ，待人要讲礼貌、要尊重别人； 要使环境不受污染，进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源，消灭职业病。 （五）素养 定义：人人按章操作、依规行事，养成良好的习惯，使每个人都成为有教养的人。 目的：提升“人的品质” ，培养对任何工作都讲究认真的人。 做法：努力提高人员的自身修养，使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风，是 5S 活动的核心。良好习惯的养成要做到：明确要求，每个人都知道应该怎么干；要示范，有标杆，有榜样；要有检查，有制度，有要求；要持之以恒，坚持不懈。 推行步骤 步骤 1：成立推行组织 步骤 2：拟定推行方针及目标 步骤 3：拟定工作计划及实施方法 步骤 4：教育培训
10、 步骤 5：活动前的宣传造势 步骤 6：实施 步骤 7：活动评比办法确定 步骤 8：查核 步骤 9：评比及奖惩 步骤 10：检讨与修正 步骤 11：纳入定期管理活动中 三、一些实施方法 1.1 抽屉法：把所有资源视作无用的，从中选出有用的。 1.2 樱桃法：从整理中挑出影响整体绩效的部分。 1.3 四适法：适时、适量、适质、适地。 1.4 疑问法：该资源需要吗？需要出现在这里吗？现场需要这么多数量吗？ 2.1 三易原则：易取、易放、易管理。 2.2 三定原则：定位、定量、定标准。 2.3 标签法：对所有资源进行标签化管理，建立有效的资源信息。 2.4 流程法：对于布局，按一个流的思想进行系统规
11、范，使之有序化。 3.1 三扫法：扫黑、扫漏、扫怪。 3.2 OEC 法：日事日毕，日清日高。 4.1 雷达法：扫描权责范围内的一切漏洞和异端。 4.2 矩阵推移法：由点到面逐一推进。 5.1 教练法：通过摄像头式的监督模式和教练一样的训练逐步形成良好习惯。 5.2 疏导法：像治理黄河一样，对严重影响素养的因素进行治理和疏导。 四、实施难点及克服 1.职工不愿配合，未按规定摆放或不按标准来做，理念共识不佳。办法：关键看领导的意志力和韧性。看起来办公环境不是“大事” ，但“基础不牢、地动山摇” ，一些典型事件，如安全事故、责任事故等追究起来，似乎都是不重视“小事”造成的。 2.事前规划不足，不好
12、摆放及不合理之处很多。办法：只要大家认识到 5S 管理的好处，那就是“群众是真正的英雄” ，他们一定会想出解决问题的办法。 3.实施不够彻底，持续性不佳，抱持应付心态。办法：还是看领导的意志和态度。我们往往是一任领导一个调，领导一变要求也跟着变，这是缺乏规范管理的表现。 4.评价制度不佳，造成不公平，大家无所适从。办法：预先征求各方意见，达成共识基础上实施并不断改进。 5.评审人员因怕伤感情，统统给予奖赏，失去竞赛意义。办法：要选择“铁面无私”的人担当评审人员，或者请第三方评审、互相评审等。 五、价值与意义 我们看到一些政府机关开始重视质量管理并进行了诸如精细化管理、ISO 质量体系认证、卓越绩效管理、公共评估框架、 “三基一化”等方法改进工作，提高绩效，但是也有一些不尽人意之处，如：前热后冷、运动式推进、以奖金挂钩方式推进等等，虽然运动式推进会在短期产生一定效果，但这种方式的缺点是难以持久，以奖金方式挂钩往往会产生负面情绪，尤其是那些没有得到奖金的部门和单位。重视标准化工作机制的贯彻才是长久之计。 （作者系中国人事科学研究院人力资源开发标准化研究室主任、研究员，广西人力资源和社会保障客座研究员）
