1、档案捐赠工作的流程控制研究档案的捐赠，系指档案所有者将其保存的有价值的档案史料无偿赠送给档案馆室等相关部门的行为。当今社会的现实情况却是，社会公众向档案馆捐赠档案的意识和意愿性都不强，而向博物馆和图书馆捐赠较多。笔者分析其原因，认为主要有两点：第一，博物馆和图书馆开放性广、知名度较高，被大众所熟知，而档案馆相比较则较为“神秘而隐蔽” 。第二，档案馆的宣传不够、重视不够，缺乏积极主动性。其实，比较各项硬件配套设施的话，档案馆并不比图书馆、博物馆等部门逊色。从工作条件和专业性的角度看，档案部门甚至可以说比其他任何部门都具有更大的优越性。那么作为档案馆，如何能得到社会团体和个人更多的捐赠品，来丰富自
2、己的馆藏？这是一个需要深思的问题。笔者试着从档案捐赠的流程控制方面着手，提出一些见解。 一、档案捐赠前应做的前期工作 档案馆的捐赠工作不应该是被动的接受，而应该是主动地去求作为。在接受社会各界的捐赠行为之前，就应该做到以下三点：1.档案管理部门应及早做出关于档案捐赠的具体规定和措施。2.相关部门如档案工作者协会或者各级综合档案馆，制定详细的捐赠指南，指南中应向公众阐明档案馆功能、职责，罗列出有可能对社会具有历史价值的材料类型，供社会公众参考对照。3.大力宣传。通过档案实体展览、网上专题展览或者举办 “档案馆日”等多种形式的活动，让公众参与到档案工作中来，让公众了解捐赠的意义是记录国家或城市的历
3、史。公众可以通过预约，前往档案馆库房参观，观摩档案修裱、数字化制作等专业流程，还可以免费修复个人保存的老照片，领悟档案文化的独特魅力，认识到档案馆具有良好保存档案资料的条件，感受到档案馆更为专业的保管利用水平。二、档案捐赠过程中应注意的问题 档案馆一旦得到捐赠品，在接收的时候，应该做到以下几点，以免出现后续问题： 1.在向捐赠者表示感谢的同时，应告知捐赠者应该明确的事项。即档案史料的捐赠者对其捐献的档案有优先利用权，并可享有对档案中不宜开放的部分提出限制利用的权利。但捐赠行为一旦发生，捐赠者将不再享有所有权。 2.档案馆在接受捐赠品时，应该和捐赠者签订完备的交接手续和协议，对捐赠的档案在利用中
4、可能涉及的个人隐私、版权等问题作出解释和规定，捐赠的档案中凡涉及知识产权的部分，档案部门将依照知识产权法予以保护，从而维护捐赠者的合法权益不受侵害，解除捐赠者的疑虑与担忧。 3.对于捐赠档案史料的有关集体及个人，档案部门应视其捐赠的数量和珍贵程度给予一定的荣誉和物质奖励，通过表彰、颁发捐赠荣誉证书、发布答谢公告等形式表示谢意和敬意，有条件的话，还可以在报刊杂志等媒体上发表感谢信或者罗列出捐赠品目录，大力宣传和倡导这种行为。 4.告知捐赠者与档案馆联系的各种方式与方法，保持通信途径畅通，方便捐赠者随时回访和接受反馈，对于捐赠者提出的问题及时作出答复，使捐赠工作达到一个良性循环的效果。档案馆千万不
5、能忽视这些细节，认为档案一旦接收，便无其他问题。档案部门在类似活动中应引以为戒。三、档案捐赠后的后期工作 档案馆接受档案捐赠后，并不意味着档案捐赠工作的结束，相反，这意味着档案捐赠工作的另一种开始，档案馆应该妥善地保管好这些捐赠品，并积极做好开发利用工作，在丰富馆藏的同时，更加优化馆藏。 1.档案馆应该妥善保管好捐赠品。捐赠档案从捐赠那一刻起，其所有权就归档案馆所有，档案工作者应该善待捐赠档案，这是对捐赠者的尊重，也为后续能有更多的档案捐赠作好口碑。捐赠者要把他们自己的藏品送给档案馆，是因为他们相信如此更能发挥藏品的社会价值，对档案馆的保管条件、人员素质也是信任有加，同时还体现了捐赠者对文化机
6、构的一份支持和尊重。应当说，任何捐赠者的捐赠行为都是高尚的，他们有权利得到受赠单位的尊重。所以，对赠品的妥善保管和合理利用，是档案馆的职责，任何有损捐赠品的行为，都是对捐赠者的情感伤害。 2.大力开发利用捐赠的档案。依据中华人民共和国档案法实施办法 ， “向档案馆移交、捐赠的档案，归国家所有；寄存在档案馆的档案，归寄存者所有” 。 然而，档案捐赠若仅是为了更好地保存而忽视后续利用，自然或多或少地淹没了捐赠档案的价值。由于捐赠的档案多属于珍贵的档案，对其二次开发和编研后回馈社会，不仅有利于档案文化在社会上的传播，亦对吸纳更多的捐赠者起到引领作用。那么，如何更好地开发这些捐赠档案呢？主要有以下几点：第一，馆藏捐赠档案上目录，以便公众能更好地了解和明白馆藏捐赠档案。第二，挑选一些有现实意义、教育价值或者史料价值的捐赠档案，举办展览，开展档案馆的文化和教育功能。第三，很多捐赠品对国家和社会具有重要利用价值，档案馆对这些捐赠档案进行编研，集结出册，广泛宣传，大量传播发行，能够更大范围地扩大影响，更好地发挥捐赠品的利用价值，使更多的公众受益。第四，档案馆应将所有进馆捐赠档案整理好、保管好，全部数字化扫描，刻录成光盘，以档案实体和信息化数据两种介质进行永久保存。（作者单位：中国人民解放军南京军区档案馆）
