1、对企业合同管理标准化的研究摘要 不论企业所属行业及其性质如何，都要通过合同来开展其销售、采购、技术转让等经济活动。为维护合法权益和提高市场信誉，企业需要实施企业合同管理标准化来提高合同管理水平。本文对企业合同管理标准化相关问题进行探讨。 关键词 企业； 合同管理； 标准化 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 19. 042 中图分类号 F273； F715.4 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）19- 0077- 01 1 标准化理念的概述 由国际标准组织与国际电工委员会对“标准”所下的定义可知，标准的目
2、的是为在某一情况下获得秩序的最佳程度。这里所称的“最佳程度”是理解标准与技术之间关联性作用的一种言简意赅的陈述。这说明了标准必须建立在科学、技术和经验的综合成果基础上，反映当下的技术水平。这是因为制定标准的过程，就是将科学技术的成果和实践中积累的先进经验相互结合并对其进行总结。该标准化过程不是不加分析地纳入，而是要经过分析、比较、选择，再加以综合，是一个总结和提炼的优化过程1。此外，标准化过程是一个不断制定标准又不断修订标准的过程，这个过程本身就足以表明它是积累科学技术成果和实践经验的一种形式。这种形式比其他形式更系统、更广泛，而且是有计划、有组织地进行的。一个新标准的产生是科学技术积累的开始
3、，标准的修订是深化和提高，是新经验取代旧经验。从另一角度来看，标准化过程如人类文明社会经济与科研活动实践经验的规范化过程。 2 企业合同管理标准化应用意义 （1） 通过标准化降低合同管理沟通成本。对企业合同管理的沟通与协作而言，在企业内、外各部门之间，通过制定各种合同标准实现合同管理的统一性，以保证企业合同管理功能的发挥。尤其是通过发展合同管理业务标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、相互间的业务衔接关系、各自承担的责任、工作的程序等用标准的形式加以确定，这不仅是加强管理的有效措施，而且可以使合同管理工作经验规范化、程序化、科学化，为实现合同管理制度化与自动化奠定基础。对企业外部合同签订而言
4、，标准化使企业合同管理与企业外部约束条件相协调，不仅有利于企业解决原物料、配套产品、外购、委外业务等管理问题，而且可以使企业具有适应市场变化的应变能力，并为企业实施效率与效益化生产方式、供应链管理等先进管理模式创造条件。 （2） 以标准化作为提升员工工作效率的手段。从人的观点切入，并结合标准化的概念，在实行合同管理标准化时，非常关键的一项工作是在规律与创新两者之间取得平衡。也就是说，一方面提供固定程序让员工遵循，另一方面为员工提供一定的自由度，让员工能创新与有创意地处理成本、质量等挑战性目标。在遵循工作规范上，将明确的工作标准，作为员工工作的指引。其次，在创新方面，企业在上述对员工明示的工作标
5、准基础上，应鼓励员工改善现有的工作合同标准，当员工发现能够加入自己的创新并可行的改善构想时，可带给员工无比的活力与成就感，使员工工作的态度由被动接受指令，转变为主动产生附加价值，实现员工与企业的共同成长。 3 企业合同管理标准化应用措施 （1） 设计合同标准化管理的组织体系。为了实现合同管理的标准化操作，企业有必要首先对合同管理的组织结构进行标准化的重构。这种标准化的组织结构包括如下一些内容。一是对于项目的申报部门进行重新定位，严格按照工程需要来设立项目，并且通过合同作为介质来协调工程项目申报所涉及的部门之间的合作问题。二是对于合同的归口部门的管理工作进行重构。对于企业内部所涉及的所有工程合同
6、，设立统一的协调管理部门，减少合同管理方面的冲突。设立统一的合同管理部门还需要配以明确系统的合同管理技术，如编制标准化的合同签订程序、合同验收标准、合同解除与变更的标准等，通过标准化来提升合同管理的质量。三是商务活动机构的设立。这一机构的设立目的在于对合同管理所涉及的所有部门进行协调，督促合同上游部门做好合同签订的准备工作，并监督其与合同下游部门所开展的谈判与签约活动。 （2） 完善合同标准化管理的运行程序。第一，合同签订流程清晰化、签订过程主管化、成本控制层次化。项目管理机构须形成较为合理的合同签订过程管理程序。由于项目管理机构签订的合同大多数具有较多的专业元素，这就决定了专业工程师在合同签
7、订中的主导地位。因此，合同签订前的合同洽商，由承办人与合同相对方进行联络、沟通、洽商，计财部等其他部门在概预算情况、类似合同文本提供等方面配合合同承办部门的工作。第二，合同档案管理部门化、过程化、常态化。合同承办人按项目管理机构合同管理部门要求跟踪合同履行结束前相关情况，并围绕合同收集、管理和保管合同签订前、合同签订、合同履行和合同结束各个环节形成的合同相关资料。原则上在合同履行结束后 10 日内将上述资料归档、装订成册并形成资料清单送交合同管理员。第三，合同管理相关岗位互控化。合同相关各个岗位的工作是相互衔接、联动的整体，各个岗位虽然分工各异，但本岗位对其他岗位也有控制、纠错的义务。比如此次填报合同管理签订、履行表的过程，就是一个内部合同文本、验工计价、财务付款各环节相互纠错的一个绝好机会。 主要参考文献 1 张继昆，孙林. 企业合同管理标准化探讨J. 石油工业技术监督，2001（1）. 2 闵小军. 浅谈合同文本标准化 J. 中国管理信息化，2013（4）.
