1、高职院校办公自动化建设之我见摘 要 随着我国高等教育体制改革的不断深入与信息技术的不断推广应用，各高职院校为谋求自身的发展，都在应用信息技术提高学校管理水平。本文主要探讨高职院校办公自动化建设的实施策略。 关键词 高职院校； 信息； 办公自动化 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 23. 034 中图分类号 TP317.1 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）23- 0065- 02 1 前 言 高职院校的管理工作必须顺应时代的发展，运用更加先进的信息技术，实现管理工作的规范化和科学化，提高工作效率。 目前
2、，我们的办公仍然习惯于采用传统的人工方式或半自动化工作方式，信息化建设还处于初级阶段。因此，如何利用办公自动化技术提高高职院校行政工作效率，尤其是办公效率，是一个值得深入研究的课题。 2 办公自动化概述 办公自动化（Office Automation，OA）是以管理科学为前提，以行为科学为主导，以系统科学为理论基础，把科学社会学、人机工程学、系统工程学、决策学等多门社会科学与技术科学结合在一起，综合运用计算机技术、通信技术和自动化技术来研究如何实现各项办公业务的自动化的一门新兴的交叉科学。 办公自动化目前没有一个统一、标准的定义，基本上是指利用计算机技术、通信技术、网络技术和办公管理技术，不断
3、将人们办公的部分业务活动物化于人以外的各种先进办公设备，并由这些办公设备和办公人员构成完成办公业务的人机信息处理系统。 自 20 世纪 60 年代以来，随着计算机信息处理技术和通信技术的发展，办公自动化逐步走向成熟。国外办公自动化于 20 世纪 60 年代初在美国、日本和欧洲一些发达国家兴起。其中，美国推行办公自动化最早。办公自动化的发展大致可以分为以下 4 个阶段。 第一阶段（1975 年以前） ，主要是采用以计算机为中心的单机设备，如文字处理机、复印机、专用交换机等，主要实现单项业务的自动化。 第二阶段（1975-1982 年） ，主要以计算机和程控交换机为核心，建立了局部计算机网络系统，
4、实现了关键业务办公自动化。 第三阶段（1983-1992 年） ，主要采用系统综合设备，如计算机、工作站、通信网络等，建立了跨地域的计算机网络系统，是办公管理方式的一次重大变革， 实现了办公业务综合管理自动化。 第四阶段（1993 年以来） ，办公自动化系统与其他信息系统结合在一起，形成了一个高度自动化、综合化、智能化的办公环境。内部网与广域网络或其他局域网相连，更有效地满足办公人员的信息需求。 我国办公自动化起步较晚，但得到了党中央和国务院的高度重视，1985 年成立了 OA 建设领导小组和专家小组，并多次召开研讨会，专门指导办公自动化的设计。 3 高职院校办公自动化建设 高职院校的行政管理
5、办公主要是高职院校各管理部门在日常运行中各项事务的处理。 例如：信息的查询、信息的处理、通知与公告、文件管理、请示与报告、领导审批、公文处理、常用信息管理、接待安排、会议安排、工作计划、出差安排等。 高职院校办公室工作内容琐碎，事务繁杂，主要是为高职院校教学科研服务的。随着高职院校的快速发展，其行政办公方式必将由传统的手工办公向自动化办公过渡。 随着计算机网络技术和办公自动化的快速发展，高职院校行政办公迫切要求加快自动化建设。目前，高职院校行政管理办公自动化是以校园网为平台，利用现代的办公设备、计算机网络技术、通信技术、管理科学与技术，使人们的办公活动由各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文
6、处理、信息交流、事务管理、办公信息发布，实现无纸化办公。所以，针对当前情况，首要的任务是统一规划，建设集成的学校综合信息管理系统，提高工作效率。现在，大多数高职院校都已建成了自己的校园网，也开发了一些管理信息系统。但这些系统多是为解决某一部门或某一具体业务而开发的。当同一个单位甚至同一个部门同时运行几套软件时，由于各个软件的信息采集标准和编码标准不一致，就会造成各高职院校、各部门之间数据不能共享与交换。因此，应从高职院校行政管理工作的全局出发，定义统一的教育信息采集标准、编码标准，充分利用现代信息技术，尤其是最新的数据库和网络技术，统一规划，建设集成的学校综合信息管理系统，这是提高管理工作效率
7、的最终途径。其次，需要更新观念，提高认识。要加大对推行办公自动化的宣传力度，要从学校信息化建设的角度来认识办公自动化系统的重要性，通过办公自动化系统建设提高学校的行政办公效率和管理水平，推动学校的信息化工作。提高办公人员的办公自动化意识，尤其要强化各级领导的办公自动化意识，只有领导和办公人员都有现代化意识和观念，才能加快办公自动化的建设步伐。 再次，需要建章立制，长效管理。俗话说：“没有规矩不成方圆” ，管理的标准化是办公自动化系统正常运转的制度保障，因而，建立健全各项长效管理制度是办公自动化顺利推行的重要保证。在办公自动化系统运行的过程中，诸如校园网络信息管理方法 、 数据库管理员职责及网络
8、与信息应用、失密管理方法等各类相关制度也要相应出台，并在后续的系统运用过程中，针对不断出现的新问题，对这些规章制度及时更新和完善。建立考核制度，没有考核，办公自动化的推行往往事倍功半，效果较差。逐步规范公文在办公自动化系统中的运转程序，要在系统上运行的公文必须明确规定，逐步取消部门纸质文件。同时要及时做好备份工作，对于需要存纸质文件的公文，要做好存档工作。用户的责任要明确到人，对于没有及时使用系统造成工作延误的，要给予一定的处罚。 除此之外，加强学习，提高素质也非常重要。由于办公人员在办公自动化系统这一人机分离系统的运用中起主导作用，这就要求办公人员一方面要精通现代办公知识，另一方面还要熟练运
9、用各种办公设备及办公软件。因而，提高办公人员的综合素质，提高办公人员的办公自动化综合技能就成为高职院校推行办公自动化的重中之重。首先，要开展培训。对于一个新软件的运用，要有计划地开展培训。由于办公人员的计算机水平差异较大，可以选一批基础比较好的办公人员作为各个部门的管理员进行培训，通过管理员对自己部门人员进行培训，起到以点带面的作用。此外，可以通过内部培训来逐渐提高办公人员的业务水平，经考核后持证上岗；对重要技术岗位还可以聘任计算机专业人才。 最后，加强防范，确保平安。由于网络办公自动化系统的运行会使高职院校的各类信息在一定范围内处于开放状态，重要数据的安全性防护因此成为关键。因而，在办公自动化推行的过程中，还要做好以下两方面的工作：一方面，要增强高职院校全体行政管理人员的保密和安全认识；另一方面，要通过各种技术手段，即数据加密、身份认证、权限控制等方式保证合法用户的正常运用，从而在确保信息系统安全的前提下，实现高职院校办公自动化系统有效运转。 当前，随着办公自动化技术的不断推广及应用，高职院校管理工作正逐步走向信息化、网络化、数字化的集成模式。这就要求高职院校的工作人员充分认识到办公自动化建设的重要性，从自身做起，积极探索新领域，掌握新技能，全面树立信息化服务意识。只有这样，高职院校的教务管理工作才能更加科学、高效。
