1、关于做好机关社保业务档案管理工作的思考与建议机关社保业务档案管理是社会保障档案管理的重要组成部分，是做好机关社保工作的重要前提和基础。做好机关社保业务档案管理，维护机关社保业务档案真实、完整和安全，是促进机关社保业务规范的重要切入点。 近年来，我省各级机关社保部门按照中华人民共和国档案法和上级机关社保业务档案管理相关规定，从组织领导、业务人员、保管场所、办公条件、工作经费等方面出台了一系列针对性措施，并在具体工作中认真贯彻落实，取得了较好成效。然而，随着经济社会的不断发展，参保对象逐年增多，参保人员流动性逐年增大，机关社保业务档案管理工作中的问题也随之出现。 一、机关社保业务档案管理工作出现的
2、问题 1.机关社保业务档案与其他社保档案融入度不够。社会保障档案涉及面极广，由于缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范，各社会保险机构的档案管理只有根据自己工作需要和经验，参照其他门类档案管理模式，对所保管的档案进行必要管理。管理方法不统一，致使机关社保业务档案难以与其他社会保障档案融为一体，即使在本系统内部，不同区域间的信息沟通也存在困难。 2.领导重视程度仍需加强。由于有的领导重视不够，使得有的地方档案管理的制度建设、人员配备、经费投入、工作条件改善不够，档案室设备相对陈旧，管理手段落后，档案柜、灭火器、专用空调、计算机、扫描仪、复印机、除湿器等现代化档案管理配备不全，档案库房的防强光、防高
3、温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“八防”措施落实不到位，有的地方甚至没有专门的档案室。对业务人员的教育引导培训不够，致使有的业务人员档案管理意识淡薄、能力不强。 3.管理人员素质有待进一步提高。由于档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，工作人员需具有较高的政治素质和业务能力。当前各级机关社保机构虽然都配了档案工作人员，但基层机关社保机构人员有限，且以兼职居多，难以做到全身心投入档案管理工作。业务人员自身学习主动性不够及组织上培训交流做得不够，使他们的档案业务知识难以完全适应工作需要。 4.管理信息化水平需要进一步提高。近年来，随着机关事业单位社会养老保险业务量的逐步加大，有的机关社保
4、机构实施了档案的微机化管理，但由于软件、硬件、人员三者没有实现有机结合。相当部分机关社保机构仍然沿用手工操作的陈旧管理模式，或者是业务工作实现了微机操作，但档案管理依然是文字材料为主，没有实现档案微机化、数字化、网络化管理，查找资料费时费力，数据统计更为艰难，直接影响了工作进展。 5.业务档案资源开发利用仍需时日。由于档案整理不够及时、不够规范，档案微机化管理水平低，档案信息资源互通共享网络未建立，各类社保档案统一管理体系尚未建立等原因，致使当前档案的利用途径有限，有许多业务空间尚未有效开拓，充分开发利用档案资源仍有许多工作要做。 二、机关社保业务档案管理工作建议 1.加强组织领导，健全规章制
5、度。领导是关键，制度是保障。档案涉及每一个参保人员的切身利益，其凭证价值异常突出。各级党委、政府领导要重视支持机关社保业务档案管理工作，按照统一领导、分级管理的原则，切实建立健全档案管理机构，明确职责分工。要建立健全规章制度，实现科学规范管理。按照中华人民共和国档案法 福建省机关事业单位社会保险业务档案管理办法等法律法规要求，把健全制度、规范管理上升到依法管档的基本要求来认识、来践行。制定健全档案人员工作职责 档案及档案库房管理制度等规章制度，编制档案分类方案和保管期限表，使档案归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，使档案管理的每一个环节都有章可循、有
6、据可依。同时，要把档案工作纳入工作目标责任制的检查考核内容，与年终考核和年终奖金挂钩，并作为年终评优评先的依据。 2.强化培训交流，提高人员素质。机关社保业务档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识，具备计算机实际操作能力。为此，要积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。采取走出去学习、请进来传经的“双向并举”办法，加强与档案行政管理部门的联系，依托专业机构人才优势积极组织培训档案管理人员；加强与上级及兄弟单位的沟通与交流，相互间参观考察，学习先进经验和做法，提高干部职工档案管理意识
7、和管理水平；加强档案管理人员的思想、作风建设，稳定队伍，以保证档案工作的连续性，努力造就一支业务精湛的机关社保业务档案管理队伍。 3.清理历史积欠，科学规范整理。一是制定科学统一合理的档案管理规范，进一步细化档案归档范围、保管期限的划分，组织人员认真做好现有档案清理归档。二是明确职责分工，及时做好年度业务档案资料的整理归档。由于机关社保业务档案具有动态性的特征，参保单位和参保人员的档案宜以一个参保单位、一个人头为保管单位进行整理。机关社保基金会计材料应按照会计档案管理办法进行整理和管理。通过清理历史积欠，科学、规范、及时整理归档现有档案，实现档案科学规范管理，最终达成档案“记录一生，服务一生”
8、的管理目标。 4.改善工作条件，规范有序管理。档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录。干部职工要不断强化安全防火、防盗、防失意识；安排专门经费，腾出专门场所，购置档案柜、灭火器、空调、除湿器、除尘器、计算机、扫描仪等档案管理专用设备，指定专人开展规范有序的日常化管理和维护，使档案库房的“八防”措施落实到位。 5.完善信息网络，合理开发利用。一要开发运用统一规范的机关社保业务档案管理系统软件。该软件应集信息录入存储平台、编辑修改平台、信息检索平台、保费征收支付平台、关系转移平台、政策法规宣传平台等于一身。二要做好信息数字化录入工作。按照相关档案管理规范，利用计算机网络和专门管理软件，组织专门人员做好参保人员信息录入、维护、管理和开发利用工作，不断提高服务效率和服务质量，进一步推动机关社保业务档案的法制化、规范化、人性化管理。三要做好开发利用工作。机关社保业务档案经办机构在做好档案资料信息化、网络化建设的基础上，要积极组织做好档案信息资源的开发与利用工作。以开拓创新的精神，不断拓展档案资源开发利用和服务领域，更好地实现信息资源共享。 （作者单位：周宁县机关事业单位社会保险管理中心）
