1、高校计算机网络收费内部控制的研究【摘 要】 随着网络技术的迅猛发展，高校采用的计算机收费软件给其收费内部控制带来一些新的问题。在这种背景下，文章探讨高校计算机网络收费内部控制存在的问题，并提出解决思路。 【关键词】 计算机网络； 高校收费； 内部控制 随着我国高等教育体制改革的不断深入和高校办学规模的扩大，收费收入已经成为高校资金来源的重要组成部分。如何做好收费工作，保证学校各项收入及时、安全、足额到位，一直是高校财务管理工作的一项重要内容。尤其是近年来，几乎所有的高校都采用了计算机网络进行收费管理，减轻了财务人员的工作强度，提高了工作效率，但也给高校收费内部控制带来了新的问题和挑战。因此，笔
2、者结合多年工作实践拟就高校计算机网络收费内部控制存在的问题，提出如何完善高校收费内控制度的建议，以保障高校收费工作健康有序发展。 一、高校收费内部控制概论 根据内部会计控制规范基本规范（试行） 中“内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位”的规定，高校也应将收费管理纳入其内部会计控制中。高校收费内部控制，是指高校将收费管理中的岗位职责、授权审批、人员配备、工作流程等全部纳入内控制度中，并确保不相容职务相互分离、相互监督、相互制约，以规范收费行为，保证收费资金安全。 二、当前高校学生收费内部控制存在的问题 （一）岗位设置缺乏合理性，未做到不相容职务分离 现在高校几乎都采用
3、了计算机对学生收费进行管理，部分高校由于财务人员有限或对计算机收费的高度依赖，仅设一名财务人员完成计算机收费系统的数据库全部操作，既开票又收款，不进行收费审核工作，也未做到不相容职务相互分离。有的高校即使收费人员进行了岗位分工，也未严格按其权限行使或设置，如数据的初始、异动和收费审核是一人，使收费工作缺乏监督和相互制约，容易发生收费的“错收”或“收款不入账”的舞弊行为。 （二）账务处理系统与收费管理系统脱节 收费系统中数据的初始信息来源于学校招生部门和后勤宿舍管理部门，异动信息来源于教务、学工等部门，信息录入后，收费系统与这些部门的信息更新脱节，并且收费系统反映学生的收费金额既有应收数，又有实
4、收数、减免数和欠缴数及学生欠费明细，无法反映所收款项是否入账、何时入账及入账所对应的凭证号，而账务处理系统的收入核算实行收付实现制，反映的是学生费用的实收数，学生的应交、欠交学宿费等不在账面核算。由于这两个系统是相互独立的，二者核算方法和数据类型不同，无法形成账账核对牵制功能。 （三）学校各部门之间协作不充分妨碍了学生信息的及时转换 长期以来，高校各部门对学生收费管理认识上存在误区：学生费用的收缴是财务处的事情，与他们无关。正是这种认识上的误区，导致各部门之间的沟通和业务衔接不畅，有的学生已退学或复学，财务处却不知道，或者学生住宿发生变动，财务处还按原先的标准掌握。事实上，学生费用的收缴不是由
5、财务处独立来完成的，还涉及招生部门、教务处、学工处、后勤、各院部等职能部门的工作。学生缴费信息的初始化和变动都影响到学生收费管理工作的顺利进行，学生信息沟通不及时、不全面，使学校收入受到损失。 （四）对高校收费管理的监督检查重视不够 物价、教育、财政和审计部门极少对学校收费管理进行定期或不定期检查，只是接到高校收费举报、投诉问题时才下来检查，内部审计部门也未将学生收费管理纳入其审计范围。 三、完善高校收费内部控制的措施 （一）收费系统的岗位设置要合理 在计算机网络下，收费系统的岗位有：数据管理员、收费员、收费审核员和票据管理员。 数据管理员：负责收费软件的维护、学生应收费用的初始确定、变动调整
6、、数据的备份与恢复，及时与招生、教务、住宿管理等涉及应收款确定的部门进行沟通，保证所有数据的初始、异动和审核有据可依。 收费员：负责根据审核无误的应收费用收取学生的学宿费等，并开具正式机打收费票据，及时编制收费日报表，汇总当日各项收费金额和票据使用情况，以供票据管理员定期缴销票据和记账人员审核记账。 收费审核员：负责审核应收款的确定、增减变动是否真实、完整，负责票据领用时的使用内容合规合法及是否符合收费许可证规定，负责审核收费系统与银行、账务系统的相关数据对账工作。审核完，定期统计学生收费和欠费情况，并及时把有关学生收费欠费信息挂在校园网上，进行欠费催缴。 票据管理员：负责票据的购买、保管、领
7、用、缴销工作。 上述岗位要做到相互分离，即数据管理员与收费员分离，数据管理员、收费员与收费审核员分离，收费员与票据管理员分离，使收费工作相互牵制和制约。 （二）高校收费核算方式要有所变化，实现收费系统和账务系统数据的统一 若实现收费系统和账务系统数据的统一，可在会计核算方法上改进，即在资产类“应收及暂存款”科目下，增设“应收学宿费”等子科目，借方表示应收学生费用，贷方表示实收学生费用，借方余额表示学生欠费。在实际工作中，做到学生收费系统数据的每一项变化都在账务系统中“应收学宿费”等子科目下，通过记账凭证来体现。同时这两个系统里的数据定期进行核对，使其保持一致。通过账账核对实现各自独立的收费系统
8、和账务系统的数据统一，它不但保证学生收费的准确性，而且完善了学生收费档案的管理。相应地在负债类“应缴财政专户款”或“代管款项”科目下，增设“实收”和“预收”两个子科目。根据招生等部门的单据，借记“应收学宿费等” ，贷记“应缴财政专户款”或“代管款项” “预收”两个子科目；根据学生银行缴款单，借记“银行存款” ，贷记“应收学宿费” ；同时根据所开具的收据借记“应缴财政专户款”或“代管款项”的“预收”子科目，贷记“应缴财政专户款”或“代管款项”的“实收”子科目。办理退学、休学时，根据退学（休学）单，若未缴费用，用红字借记“应收学宿费等” ，贷记“应缴财政专户款”或“代管款项” “预收”两个子科目；
9、若已收费用，退费时，用红字借记“银行存款” ，贷记“应缴财政专户款”或“代管款项”的“实收”子科目。上缴财政专户时，借记“应缴财政专户款”的“实收”子科目。为维护高校“收付实现制”核算原则不变，在高校对外提供资产负债表时，可将“应收学宿费等”借方余额与“应缴财政专户款”或“代管款项”的“预收”子科目贷方余额剔除，因这两个数一致，故不影响资产负债表的平衡。 （三）学生缴费方式严禁现金交款，且一律开具机打票据 采用现金缴费既费时费力，又容易发生“收入不入账”等违纪行为，学生一入学，应每人一张银行卡，可网上支付、学校批扣和刷卡，也可将现金存入学校账户，不仅工作效率高，而且资金安全有保障。这样做既达到
10、学生收费内部控制工作，又为学生服务质量提供了保证。开具机打票据，不用收费人员手工录入学生收费信息，减少收费的“漏记、错记”现象，保证了学生收费收入的准确性。 （四）收费工作要制定与完善收费管理相关的财务管理与监督制度 要做到有章可循、有规可依，用制度去管人。高校必须按照会计法 、 内部会计控制规范和高等学校会计制度（试行） 要求，制定与完善有关学生收费管理的规章制度，如：收缴制度、收费异动管理、欠费管理、收费资料的归档及内部牵制和票据管理等制度，来保证高校收费的安全性、完整性。 （五）通过计算机收费的网络管理体系实现学校各部门之间相互制约 高校收费工作不是财务处一个部门能够独立完成的，还涉及教
11、务等其他职能部门的积极协调和配合。学校领导要重视收费工作，建立财务督查领导小组，由一把手或主管财务校长任组长，统一协调指挥，组织财务、教务、学工及各学院共同协作完成，他们之间要相互制约、相互监督。财务处与教务处、学生处及各学院实现学生信息网络化（学生收费管理系统、教务管理系统、学生住宿管理系统） ，以便资源共享。财务处通过教务管理系统和学生住宿管理系统可随时调阅学生的增减和住宿变动情况，并据此实时刷新数据库数据，财务部门的应缴费学生数据要与教务处等职能部门的数据保持一致。各职能部门通过学生收费系统随时查阅学生交费、欠费情况，并作出相应的处理。校领导及相关负责人也可进入学生收费系统，了解学校收费
12、的所有情况，增加对收费工作的重视度，督促欠费的催缴。 （六）加大对学生收费管理的审计监督力度 上级主管部门和学校纪检审计部门应定期或不定期对学生收费情况进行专项检查，检查收费核算的规范性、内部控制制度的健全性及有效性、各项收入的完整性，防范收费系统风险，保证学校和学生的财产安全。 【参考文献】 1 张江涛.浅析网络财务在高校收费管理中的应用J.教育财会研究，2011（3）. 2 郑涛.高校收费内控制度的研究J.教育财会研究，2011（1）. 3 盛品良.高校收费内部控制探讨J.商场现代化，2005（11）. 4 闫大波.高校学生内部控制及其对策研究J.经营管理者，2011（20）. 5 黄智杰.当前高校收费管理内部控制存在的问题及对策J.消费导刊，2009（10）. 6 宁国祥.加强内控 防范高校收费系统风险J.齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版） ，2011（5）.
