1、基于财务部门精细化管理谈辅助核算摘 要 辅助核算是会计信息化软件提供的一项重要功能，是传统明细账会计核算的延伸及扩展，能够以最简便的方式最大限度满足企业核算的要求。但目前对辅助核算的使用仅停留在表面阶段，人们对它的认识并不充分。本文引入精细化管理相关理论，从精细化管理中财务部门工作要求的角度分析了辅助核算的作用及其必要性，并对如何更好发挥辅助核算的作用从而推动精细化管理提出建议。 关键词 辅助核算；精细化管理；数据透视表；多维度 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 21. 015 中图分类号 F275.2；F232 文献标识码 A
2、 文章编号 1673 - 0194（2013）21- 0023- 03 1 前 言 辅助核算是会计信息化软件提供的一项重要功能，是在会计信息化特定环境和方式下产生的一种新型核算方式，它采用传统明细账会计核算原理，同时兼顾了会计信息化处理方式的特点。在会计信息化迅速发展的环境下，辅助核算得到了各大会计信息化软件开发商的青睐，同时也得到了企业的认可。几乎所有财务软件都提供了辅助核算功能，并在会计信息化实务中得到了一定程度的应用。但目前对辅助核算的使用仅停留在表面阶段，人们对它的认识仍是狭隘的、不准确的。本文以此为切入点，从精细化管理方面对辅助核算进行研究，以促进对辅助核算功能的深入认识及全面运用。
3、 2 财务部门精细化管理的内容 精细化的管理思想于 20 世纪 90 年代开始在西方盛行，它改变了传统管理理念中粗放的管理方式，转而注重管理活动中的细节以及微观的层面，这也是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求。精细化管理源于生产领域，目前已经延伸到企业管理的各个层面，成为一种通用的管理思想。 财务部门是企业信息的集散中心，会计人员肩负着反映和监督企业经营状况的职能，精细化管理在财务部门中主要体现为精细化核算、精细化分析和精细化控制。 （1）精细化核算：这是管理者清楚认识自己经营情况的必要条件和最主要的手段。这就要求对于企业的经营活动中与财务有关的行为，会计人员都要进行核算
4、，会计人员应该提供与企业经营有关的尽量多的信息。 （2）精细化分析：精细化分析主要是通过现代化的分析手段，对重点的财务变动和业务进行分析，同时由于各自分析的角度不同，需要进行全方位考量，将经营中的问题从多个角度去展现、从多个层次去跟踪，从而找到企业经营中存在的问题并及时解决，同时发现企业最具竞争力的业务、客户和供应商，发现提高企业生产力和利润的方法，增加企业价值。 （3）精细化控制与预测：监督与控制是会计人员的一项重要职能，精细化控制要求会计人员做好全程监控，从小处着眼，及时反映单元目标责任的履行情况并控制各项成本费用的支出。 精细化控制是在精细化核算和分析的基础上实现的，所以财务部门精细化管
5、理最根本的内容就是精细化核算与分析。核算与分析做到位，控制就会事半功倍。 3 精细化财务管理运用辅助核算的必要性 3.1 辅助核算协助推动精细化核算 精细化会计核算要求会计人员在核算的过程中，将账务尽可能地进行分解、细化，通过详细的账务来全面、完整、多维度地反映企业的生产经营状况。若利用传统的核算方式，经济业务的很多方面信息由于设置会计科目的局限性，在进入会计系统之前就被过滤、剔除。而作为账务处理的一种补充，辅助核算可以通过核算项目的设置弥补这一方面的缺陷。目前国内主流财务软件中的辅助核算中大都具有客户核算、供应商核算、个人核算、部门核算和项目核算等功能。其中，项目核算功能可以通过自定义设置项
6、目来满足企业内部更多的管理需要，比如制造业中产品成本项目的核算、各环节成本与收益项目的核算、各地区的营业收入核算、施工企业的施工项目核算等。项目核算是对客户核算、供应商核算、个人核算与部门核算的延伸与补充。辅助核算因为不同于传统明细科目体系额倍数编码原则，各项目之间完全相互独立地编码，增加核算项目的繁杂程度与工作量大大小于明细科目体系，所以，只要对项目设置得当，广开思路，对各个会计科目根据精细化管理的需要，根据需要了解的内容尽可能多地设置辅助核算项目，项目核算连同其他 4 个辅助核算功能就能实现精细化核算所要求的多角度、全方位反映企业经营状况。 3.2 辅助核算帮助实现精细化分析 精细化分析要
7、求对经营和财务进行全方位考量，多维度分析经济问题。辅助核算预设的核算项目可由不同的科目共同使用，能够实现多个科目对同一个项目的共享；同时，一个科目可以关联多个项目，使不同项目共享一个科目的数据。这种双向关联的方式很好地解决了传统会计科目核算体系下只能进行纵向查询的问题，使管理者能从多个维度对各种情况进行交叉查询与分析。 如图 1 所示，在辅助核算下的查询与分析中，完全不同于传统核算方式下的多级关系，会计科目与各项目之间更倾向于是一种并列的关系。多级明细科目核算方式下，如果在“主营业务收入”科目下设商品二级明细科目，在“商品”下设“地区”三级科目，那么要查询在某个地区各种商品的销售情况，就比较麻
8、烦，而且容易出现差错，这对于从会计信息中获取有价值信息是非常不利的。而运用辅助核算功能，这种不便就可以得到克服，各地区不同商品的销售情况一目了然。不仅如此，辅助核算由于能够进行精细化核算，对生产经营状况都能利用很多个项目进行反映，所以管理人员可以从更多维度进行细致查询与分析。如图 1所示，管理人员可以从客户、供应商、业务员、部门、商品、地区等各个方面进行多维的网状交叉分析，从中挖掘有利于企业发展的更多有价值的信息，从而提高企业竞争力。辅助核算使对生产经营的分析成为一张交叉重叠的网，通过实现多维度的交叉查询与分析，符合精细化分析中全方位考量、多角度分析的要求，对推进精细化管理有重大作用。 3.3
9、 辅助核算保障落实精细化监督与控制 要实现精细化管理，最重要的一步就是精细化目标的落实，实现责、权、利的全方位控制。这就要求把每一个工作目标单元分解落实到部门、岗位、员工身上，不留死角，真正做到“点点滴滴求合理，细微之处见管理” ；要求精细化地控制成本及费用，对人、对部门、对物、对环节、对项目等发生的费用都要进行有效的控制。目标的落实离不开对执行情况的监督，精细化管理中要做好偏差控制，严格执行标准和制度。在辅助核算中，可以利用个人核算、部门核算、岗位核算、实物核算、费用核算以及工作环节核算多项交叉使用的方法，对个人、部门与岗位各自目标的执行情况进行反映，从而找出与标准之间的差距，考察其对责、权
10、、利的实现，落实责任归属，划清责任，督促员工保质保量完成工作，提高效率，进而保证精细化管理的贯彻与落实。 4 辅助核算在财务部门精细化管理中的应用策略 如上所述，辅助核算对于推动财务部门的精细化管理起着很大的作用，精细化管理需要会计人员对辅助核算功能的使用。但在实际工作中，怎样运用辅助核算才能将它的作用发挥到最大，或者对其做怎样的改进，才能使它最大限度地推动精细化管理的发展呢？本文认为，应从以下几个方面入手。 4.1 转变传统核算观念，树立辅助核算思想 辅助核算对于财务部门来说十分重要，特别是在实行精细化管理的企业中，辅助核算是必不可少的，它具有传统核算所不具有的优势。而目前精细化管理作为一种
11、先进的管理理念，它在企业中的运用日趋广泛，所以，财务部门全面利用辅助核算功能是大势所趋。但在实践中，人们对辅助核算的认识并不全面，认为它是财务软件中可有可无的功能，传统的核算方式仍在财务人员的工作中大行其道。所以，要用好辅助核算功能，必须改变从传统核算方式出发来挖掘软件功能的思路，转而将软件所具有的辅助核算功能创造性地应用到业务管理之中。会计人员应该对其有足够的重视，并在实际财务工作中充分利用辅助核算的功能，在账套设置的初始阶段就对它有足够的考虑。 4.2 充分利用项目核算，实现数据采集精细化 项目核算功能是辅助核算的一大亮点，它使辅助核算有了极大的拓展与延伸。精细化财务管理要求全方位、多角度
12、，所以对任一科目、任一账户都有很多方面需要关注，而这仅利用客户、供应商、个人、部门4 项核算功能并不能满足要求，需要利用项目核算进行拓展。在强化使用项目核算的过程中，首先要对各科目进行分析，考察企业对这个科目需要了解哪些层面的信息，或者反映哪几个方面的细化信息才能达到精细化管理的要求，再将这些方面的内容反映在项目目录中，并在科目设置中进行选择，而不是机械地、按照以往经验地使用软件初始设置而不加以智慧化的拓展与选择。 4.3 结合 Excel 软件，实现财务分析精细化 要实现精细化分析，进行多维度的考量，就要有强大的数据处理功能，使各种数据分析的结构清晰地呈现出来。而财务软件所具有的仅是数据查询
13、功能，它提供的数据分析或财务分析功能十分单一。Excel 是一款以数据处理为核心的软件，它所具有的数据处理与分析功能十分强大，能完成人们大部分的数据处理需求，而其中的数据透视表功能则可以实现多维度分析效果。所以，笔者认为可以将财务软件与 Excel 结合，充分利用 Excel 强大的数据处理与分析功能，实现精细化财务分析。 将通过辅助核算方式得到的数据导入到 Excel 中，经过基本处理得到标准化格式的数据，这种标准化的数据格式正是进行利用数据透视表进行数据分析的基础。如果要了解某科目下各项目的情况，则将会计科目字段拖到数据透视表的页字段区，将相应的项目对应的字段拖到行字段区，将金额拖到值字段
14、区。以项目为客户举例，将客户字段拖到行字段区，就可以得到如图 2 所示结果，来自各客户的销售收入一目了然，其他项目同理也可得到结果。运用这种方法，还可以很方便地了解与某客户有关的会计科目及其数值，同时还可以通过各项目之间的勾稽关系进行各种交叉查询。另外，对值字段区的数据显示方式进行修改，还可以得到不同对象之间的比例关系；将日期拖入相应区域，则可以得到各项的趋势关系等。 数据透视表的主体部分是一个二维表，但页字段区的改变则可以使数据透视表呈现多维立体结构。当页字段区中有一个字段时，数据透视表是二维结构；有两个字段时是三维立体结构；以此类推。多维度分析的要求就可以通过页字段的拓展来实现。如图 3
15、所示，将多个字段放入页字段区，将符合页字段所有要求的金额信息反映在值字段区，就得到了一个八维立体图表。只要需要，便可以得到更多维的数据透视表。借助数据透视表功能可以实现精细化财务分析中所要求的多维交叉查询分析，将数据透视表的所有功能充分利用起来，精细化分析基本可以达到极致。 主要参考文献 1吕志明. 如何实现从辅助核算向辅助管理质的飞跃J.中国管理信息化，2006，9（9）：43-45. 2张有峰. 电算化环境下辅助核算的组织形式与应用优势J.财会通讯，2008（3）：92-93. 3柯明，李斌，邱红. 利用财务软件的辅助核算实现业务进程监测J.会计之友，2009（8）：76-78. 4吴勇军. 浅议会计核算工作精细化管理J.财会通讯，2008（6）：116-117. 5程珊珊. 巧用 ERP 总账系统中的辅助核算功能J.中国管理信息化，2009，12（20）：7-8. 6宾伟才. 中小企业会计核算的精细化管理J.财会研究，2009（4）：51-52.
