1、加强西部高职院校照片档案管理的思考摘要：目前，改善西部高职院校照片档案不被重视，管理混乱，毁损丢失严重的状况，应抓好档案法规的学习宣传，强化照片档案意识；理顺照片档案管理机制，建立健全管理制度；设立专项经费，保障照片档案管理条件优良；加强档案队伍建设，提高专业管理水平；采取专项突击措施，抓好老照片“抢救”工作。 关键词：高职院校；照片档案；加强管理；对策 中图分类号：G278.6 文献标志码：A 文章编号：1000-8772（201 3）09-0235-02 高职院校照片档案以独特的影像形式记录着学校从事教育教学、科技研究、管理服务及其他社会实践活动过程。它是高职院校在各个历史时期、重大历史变
2、革中的某一事件、某项成果或重大活动的历史记录。它同文字档案一样是高职院校档案资料的重要组成部分。本文以四川职业技术学院（以下简称“四川职院” ）为例，分析研究西部高职院校照片档案管理现状及问题，思考和探索加强西部高职院校照片档案管理对策措施，对于切实抓好西部高职院校档案管理具有重要的促进作用。 一、高职院校照片档案管理的现状与问题 （一）高职院校发展期虽短，但照片资料相当丰富 就拿四川职院来说，它同我国大多数高职院校一样，是在 1999 年全同教育工作会议后，根据中央关于“大力发展高等职业教育”的工作要求，由原川北教育学院（成人高校）和相邻的国家级重点普通中专原四川省农业机械化学校（后又称四川
3、省机电工程学校） ，于 2002 年联合组建起来的。在这短短的十余年发展历程中，却经历了组建新校、新老校区变迁、教学水平评估、办学规模大发展、高职示范建设等重大的历史事件，留下了许许多多十分珍贵的照片资料。这些照片资料不仅有通过胶片记录形成的纸质照片，还有数量较大的数码新技术形成的电子照片。其内容主要有以下类型：（1）记录上级领导来校视察、参观、督查、调研；国内外知名学者、专家或兄弟学校领导来校讲学、交流访问的照片。（2）记录学校重大事件、会议、活动，如建校典礼、新校区工程奠基、校庆、党代会、教代会、团（学）代会、学术年会、军训表演、运动会、毕业典礼、重大文化活动的照片。 （3）记录学校教学活
4、动、科研成果，如教学评估、教学督导、观摩交流、国际交流合作、外教课堂、实验室、基地建设、教学创新成果、学生社会实践活动等照片。 （4）记录学校不同时期校园文化建设，如校园规划图、典型建筑、校友捐建工程、文化艺术工程等。 （5）记录学校业绩、德育成就的照片，如全国性、全省性、行业类评估评优、示范建设、科技创新及社会服务成果、专业技能大赛、创业大赛、教学竞技、文体比武、歌手大赛、劳动模范、先进奖励等。（6）其他具有保存和利用价值的照片资料，如历任校级领导集体照、历届毕业生合影照片、老校区旧貌、新校区全貌等。 （二）西部高职院校照片档案意识淡薄，管理混乱 目前，相当部分西部高职院校档案主管领导、档案
5、管理机构负责人及管理人员，还有不少干部和教职工，由于对国家档案管理及照片档案管理规范等法律法规的学习不够深入，加之传统档案意识的影响，片面认为学校档案主要是指有保存和使用价值的纸质资料，而照片档案仅仅是纸质档案的附属，是纸质档案的旁证和补充，存不存档无关紧要。因而，在学校档案管理工作中，只注重纸质档案的管理，忽视照片档案管理。有的部门负责人及工作人员，为方便自己使用照片资料，不愿意及时将具有保存和使用价值的照片统一收集归档。如四川职院的照片资料，从建校至今仍分别留存在学校党委宣传部、党办、校办（外事办） 、基建处、招生就业处、科研处、教务处及相关教学系部或拍摄职工手中，未曾统一收集、鉴定、立卷
6、、归档。 （三）西部高职院校照片档案资料毁损、遗失严重 从四川职院分散存放在相关部门及教职工手中的照片档案资料现状上看，目前存在两个问题：一是照片资料毁损严重，有的已失去保存和使用价值。由于相关部门的照片档案没有专人管理，常常存放在办公室的纸盒里或办公桌的抽屉中，天长日久有的发黄变色，有的或相互粘连成块，无法使用。二是照片资料遗失较多，有的已造成无法弥补的损失。在有的部门负责人及工作员职位升迁、工作调动或退休等原因，进行办公室搬迁时，由于时间紧，来不及仔细清理鉴别照片资料，从而会将部分纸质照片和胶片随旧书废纸卖出去，有意无意地造成照片档案丢失；有的数码照片，也因更换、维护电脑，或转移数据时不慎
7、而造成损坏和遗失。还有因借用照片登记归还制度不健全。用后没及时归还而丢失。由此可见，加强照片档案管理已成为西部高职院校档案管理中一项必须重视的工作。 二、加强西部高职院校照片档案管理的必要性 首先，改善西部高职院校照片档案管理混乱状况，解决照片档案资料毁损遗失问题，迫切需要加强管理。随着现代电子信息技术的广泛普及与应用，利用电子摄影技术记录和反映高校改革发展的重大事件、重要活动和重大成果的照片资料，将会越来越多。若西部高职院校照片档案长期得不到重视、管理混乱状况得不到改善，定将加剧照片档案资料存在的毁损丢失的严重问题，导致高校档案事业的不平衡发展，影响西部高职院校档案工作的全面达标升级。因此，
8、西部高校档案工作的上级主管部门，高职院校主管领导及档案管理机构负责人，应高度重视学校照片档案管理，将照片档案作为学校档案的重要组成部分，将照片档案工作纳入学校档案事业发展序列统一管理目标，统一检查督查、统一验收考核，力争使照片档案管理混乱和照片毁损丢失状况尽快改善。 其次，发挥西部高职院校照片档案的功能作用，也必须加强管理。学校照片是以真人、真事、真景、真物为依据，及时记录和反映教学科研、管理服务、师生活动的图像文件，记录了大量反映学校历史发展变化的真实场景，具有令人信服的历史凭证和查考作用。从某种意义上来说，用文字记录形成的档案不如照片档案那样给人以直观的感觉。有些事件如果通过文字记述有时很
9、难讲清楚，但是如果通过一组照片和简短的文字说明，就会达到内容明确、形象鲜明、印象深刻的效果。照片档案不仅具有独特的历史记忆和情景再现功能，而且其价值作用也相当广泛。它既可作为查考、研究、处理问题的依据，也可作为宣传教育的重要工具。它既是反映高职院校改革发展的重要载体，也是校同文化得以传承的重要渠道。要发挥好照片档案的功能作用，客观需要西部高职院校加强照片档案的管理，切实做到照片档案收集及时、完整，保管完好无损，否则将使照片档案失去应有的价值作用。 三、加强西部高职院校照片档案管理对策的思考 （一）开展档案法规学习宣传，强化照片档案意识 针对西部高职院校照片档案管理意识淡薄，不重视照片档案管理的
10、现状，应在当前集中一段时间，组织教职员工，尤其是学校档案工作主管领导及其相关管理人员，广泛开展以中华人民共和国档案法及其实施办法、 高等学校档案管理办法 （教育部第 27 号令） ，以及照片档案管理规范 （国标 GB/T 11821-2002）等为主要内容的档案法规学习宣传活动。让教职员工明确学校档案不仅包括有保存价值的文字档案，同时还包括有保存价值的照片档案，照片档案与文字档案同等重要。树立正确的档案管理意识和法律观念，自觉按照国家档案法律法规要求，共同推进学校照片档案的规范管理。 （二）理顺照片档案管理机制，建立健全管理制度 针对西部高职院校照片档案“谁有谁存，谁用谁管”的管理混乱状况，应
11、根据高等学校档案管理办法及相关档案法律法规的要求，理顺管理机制，将有保存价值的照片档案归口到学校档案管理机构统一管理。同时建立健全学校照片档案队伍建设制度 学校照片档案收集归档制度 学校照片档案借用归还制度以及学校照片档案工作的专项检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收照片档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，使西部高职院校照片档案管理混乱状况，力争在近几年内有明显改善。 （三）设立专项经费，保障照片档案管理条件优良 由于传统照片档案是以相纸、胶片等材料为载体；当今的数码照片是以数字形式存储于磁盘、光盘中，依赖计算机系统阅读处理。因而，对其保存管理的条件要求较高。学校应设立声像、电子
12、档案管理专项经费，用于建立声像、电子档案等特殊载体档案的专用库房，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施，确保学校照片档案不变形变脆、不粘连破损、不褪色变质、无霉斑、无损坏。 （四）加强档案队伍建设，提高专业管理水平 抓好西部高职院校照片档案管理工作，关键是队伍建设。首先，应在学校档案管理机构设置照片档案管理岗位负责管理照片档案；在学校党办、宣传部、招生就业处、教务处、学工部（团委） 、外事办、工会等重要部门设立照片档案兼职管理员，通过学校照片档案队伍建设制度明确岗位职责，及时做好照片档案收集归档工作。其次，要抓好专业技术培训。由于照片档案管理有特定的技术要求和管理规范，西部高职院校
13、档案工作的上级管理机关或高校档案行业学会，应通过组织举办短期培训班或委托有条件的高校举办网络教育，开展“声像、电子档案管理技术培训” ，提升管理人员的专业技术能力，较好地适应西部高职院校照片档案管理工作的实际需要。 （五）采取专项突击措施，抓好老照片“抢救”工作 针对部分西部高职院校分散存放在各部门及相关人员手中的照片档案资料，还会因管理不善继续发生损坏和丢失的情况，有关学校应立即动手，制定专项措施或专门操作规程，抽调人员，集中一个时间，对现有的照片档案资料进行统一收集、鉴定整理、立卷归档，避免照片档案资料损失继续扩大。参考文献： 1王梦晓，高校照片档案在校园文化建设中的作用J办公室业务，2012， （24） 2纪华恩，高等学校照片档案管理工作现状与对策J，考试周刊，2012， （8） 3王建萍，浅谈学院照片档案管理工作的困境与对策J，常州工程职业技术学院学报，2008， （3） （责任编辑：王兰爽）
