1、企业内部信息传递如何“形神兼备”？信息传递在人们的社会生活中具有十分重要的作用，企业的经营管理活动也不例外。系统组织理论创始人切斯特巴纳德认为“企业有效地运行，必须依赖三个基本要素：共同目标、协作意愿和信息传递” 。无论是经营过程中市场信息、生产信息、采购等信息的传递，还是管理过程中财务信息、人力资源等信息的传递，都是保障企业有效运转不可或缺的要素，也是经营者进行正确决策的先决条件，信息传递对企业的重要性不言而喻。 有效的信息传递的方式 很多的企业管理者都会有这样的困惑：对于企业而言，什么才是有效的信息传递？笔者认为，良好的企业内部信息传递有三个方面的要求。首先是信息传递的准确性。也就是说传递
2、的内容要真实准确，虚假或不准确的信息将严重误导信息使用者，甚至导致决策失误，造成巨大的经济损失。所以，信息应当与所要表达的现象和状况保持一致，否则就不具有可靠性。 其次是信息传递的及时性。众所周知，信息是具有时效性的，超出时效的信息所反映出的状况存在滞后性，对于企业而言，市场环境瞬息万变，利用滞后信息进行决策很可能导致决策失误。所以，信息的传递要及时，否则就没有价值。 再次是信息传递的安全性。对于企业而言，信息的传递除了做到及时、准确外，信息传递过程中的安全也不可忽视。企业经营管理过程中产生的各种信息通常涉及商业秘密，这些信息一旦泄露，可能会削弱企业的核心竞争力，使企业处于被动境地，甚至造成重
3、大损失。所谓信息传递的安全，就是将信息传递给应该获取这些信息的人，避免不必要的人接触这些信息。 如何才能让信息在企业内部准确、及时、安全地传递呢？要解决这个问题，我们应当从组织结构、业务流程、管理工具、管理机制四个方面来入手。 组织结构与信息传递关联密切，甚至从广义上讲，组织结构其实就是信息传递方式的抽象。组织行为学家卡尔韦克认为，组织不是由职位、角色构成的，而是由信息传递活动构成。经济组织决策管理大师赫伯特西蒙也说过，没有信息沟通和传递就没有组织，因为没有信息沟通和传递就无法影响个人行为。所以，我们想要提升信息传递的效果和效率，就要先从组织结构入手优化信息传递的路径。 第一，组织结构要扁平化
4、。毋庸置疑，信息传递层次越多，传递的效率就会越低，信息衰减和失真的风险也就越大。以笔者曾经服务过的一家国内零售巨头为例，它在全国范围内拥有 1000 多家店面，所以管理层级也较多，非常不利于市场信息的纵向传递，不但市场信息反馈的时效性严重滞后，并且由于不同层级对数据的加工，导致数据严重失真，加之传递过程较长，信息泄露的事件也时有发生。为此，该企业对组织结构进行了扁平化调整，将原来繁多的管理层级压缩为总部、大区、分公司、店面四级，市场信息只需要通过三次传递就能从最前沿的销售终端传递到总部决策者手里，其准确性、及时性有了很大的改观，信息传递的安全性也有所提升。由此可见，组织结构扁平化是优化企业内部
5、信息传递路径的有效手段。 第二，组织结构要网络化。通过网络化的组织结构，可以形成纵横交错的信息传递通道，将不同组织的信息连为整体，避免信息割据及扭曲，加强企业跨级的信息交流及横向信息交流，实现企业内部不同角色间的交互式沟通；并且通过不同渠道所传递的关联信息相互印证，可以提高信息的可靠性，为企业分权化决策创造有利条件。特别是对于一些大型集团型企业而言，采用偏网络化的矩阵式组织结构比采用偏垂直的职能化组织结构的信息传递路径要灵活顺畅。 业务流程梳理对信息传递的影响 但是，组织结构扁平化、网络化并不能完全解决企业内部信息传递的路径问题，我们还应当通过业务流程的梳理建立科学的信息传递渠道，明确信息传递
6、的具体要求。组织结构是流程梳理的基础，业务流程规范了业务在不同组织间的流转路径，而企业内部的信息传递都是伴随着具体业务的流转而流转，所以业务流程的梳理对优化企业内部的信息传递路径有着至关重要的影响。 笔者在为一家国内资源龙头企业服务时，遇到过这样的问题：该企业采用了集团总部、分公司、二级生产单位的三级管理主体加业务职能垂直管理的矩阵式组织结构，表面上是一种网络化的组织模式，但其业务流程却没有贯彻跨级、横向信息交流的指导思想，出现了“形似神不似”的结果。例如其设备管理流程规定，二级生产单位的生产年度设备更新项目上报分公司汇总初审后报集团审批，集团相关部门将审批结果通知分公司的规划计划部门后，规划
7、计划部门并不会将批复的信息反馈给分公司设备管理部门，而是传递给二级生产单位的规划计划科，分公司设备管理部门需要通过二级生产单位的设备管理科同规划计划科沟通后才能获取集团的批复信息，这种业务流程导致了信息传递路径呈现 H型，我们将其称为 H 型工作链条（如图） 。H 型工作链条无疑是一种低效的信息传递路径，是因为业务流程的不合理造成这种结果。 在信息技术发展迅猛的当下，信息工具对信息传递的影响与日俱增。很多企业开始利用先进的信息技术提高信息传递的准确性、及时性、安全性，为提高企业的市场反应能力和柔性管理水平奠定了良好的基础。20 世纪 60 年代以前，语言和纸质文件是信息传递的主要承载工具，电子
8、信息作为一种全新的信息承载工具，不仅具有语言传递的便捷性、及时性，同时兼具纸质文件的客观性、规范性和易复制性，为企业内部的信息传递效率提升带来了质的飞跃。除了目前普遍应用的电子邮件系统、即时通讯工具、OA 办公平台等，企业级社区交流平台、移动互联应用、企业微看板等新技术也逐渐成熟起来。这些新技术正将原有的单向信息传递方式逐步提升至更加便捷、高效的信息交互模式。 优化了信息传递路径、提升了信息传递工具后，是不是就万事大吉了呢？答案一定是否定的。我们不能忽视人在整个信息传递环节中的作用，路径需要人来进行掌控，工具也需要人来加以应用，因此我们必须通过机制来规范人的行为，企业应当在绩效机制中融入信息传递的要素，引导员工在业务流转过程中提高信息传递的准确性、及时性和安全性。同时，企业应当建立信息传递的评估与完善机制，形成 PDCA 的良性循环，为企业的成熟与发展持续保驾护航。
