1、浅谈人才服务机构档案管理信息化建设近年来，伴随着经济社会发展，人员跨区域流动频次越来越快、流动方式越来越多样化，给公共人才服务机构和人事档案管理部门带来了多重挑战。流动人员档案管理与服务面临诸多问题，档案管理怎样适应现代社会人才需要这一课题越来越受到重视。在信息全球化的今天，通过加强流动人员档案管理信息化建设，为流动人员在不同行业、地区之间流动提供保障服务，使跨区域间实现无障碍流通，将成为迫在眉睫的现实考量。 一、人事档案管理服务“短板”突显 人事档案收存了人员履历、鉴定（考评）记录、政治历史、党（团）关系等个人信息，以及奖惩情况、任免（职） 、工资收入等私密信息，以权威文件材料的方式记录员工
2、个人成长、思想发展的过往，能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之，人事档案是个人信息的储存库，概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实，以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例，截至目前，受托管档案高达 19 万份，且每年新增档案均在 30%以上。量的迅猛增加，进一步带来管理中存在的矛盾和问题。 1.软件系统更新滞后于硬件设施建设 当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上
3、还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系 21 世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路” ，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。2.信息化程度不高制约服务水准提升 随着上世纪末高校持续“扩招” ，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质
4、档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。 3.办理不便捷造成人事档案资源浪费 长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档” 、 “无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选
5、用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。二、加快人事档案管理信息化建设有效途径 档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。 1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统 随着流动人员及大中专毕业
6、生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。 这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远
7、来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。 2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能 实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。 人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升，需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度，创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，能够充分认识
8、到档案信息化建设的重要性，积极配合信息化建设步伐作出能力调整，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。 3.提高管理水平，整合服务机构多方面资源 大多数有档案托管工作职能的是政府所属人才服务机构，其人才服务业务范围十分广，除了从事人事档案管理外，还包括人才招聘、人才培训、职业提升等等。人事档案管理系统开发建成后，应将与流动人员相关的信息全部打包录入系统，既包括档案原始信息，也包括当前职业信息，据此整合机构各业务领域信息，实现信息整合、资源共享。人才招聘可组织招聘企业在档案管理系统数据库中搜寻匹配人才，降低招聘成本，缩短招聘周期；人才培训可通过分析入库流动人员的信息，针对性开办培训业务，推出相关培训信息，提高业务效益，节约宣传成本。另一方面，档案管理服务部门也可以利用人才招聘、培训的相关资源，向企业推荐人事管理中的优秀人才，向流动人员推荐相关企业，促进人才就业、实现互利多赢。
