浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理.doc

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1、浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理【摘 要】电子档案管理凭借高效、快捷、节约的特点逐渐成为现代社会档案管理的重要手段,但是当前我国事业单位电子管理水平还有待提高。本文分析了当前电子档案管理中存在的不足,并提出了一些改进措施。 【关键词】事业单位 档案管理 电子档案管理 1.事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题 1.1 电子档案安全问题 电子档案是基于计算机信息技术,通过计算机等设备实现档案的信息的收集、传输、归档的档案形式,比纸质档案的信息分类、整理、保存效率更高,查阅也更加便捷。然而,电子档案存在安全性的问题。电子档案在发送、接收、保管和归档过程中,可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改、

2、伪造等安全问题。很多高校就是由于电子档案遭受网络不法份子的窃取,导致学生信息的泄露,给学生的安全隐私带来困扰. 1.2 档案管理人员素质不高 电子档案对事业单位档案管理人员提出更高的要求,管理人员不仅应当具备较高的政治思想水平,较强的自我约束能力,还要熟悉相关的计算机理论知识和实际操作,充分发挥电子档案的管理优势。但是现阶段我国大部分事业单位档案管理人员日常工作量大,精力分散,无法专心于电子档案管理工作,同时岗位人员流动性强,频繁的人事变动影响了电子档案管理工作的长期稳定开展。 1.3 电子档案管理不规范 纸质档案管理时期,档案管理人员能认识到保存纸质材料的重要性,因为档案信息全都直接显示在纸

3、质载体上。但是对于电子档案管理,管理人员还没有快速地转变思路,没有充分认识到如何保存电子档案的物质载体,如 U 盘、光盘、移动硬盘等等,这些存储工具没有像纸质档案一样列入备份数据档案登记簿,而是被随意放置。在重要系统、数据、文档的备份管理上,只是笼统要求要进行备份,没有明确哪些数据文档需要备份,以何种介质备份保存等,是管理人员没有标准可依,电子档案备份管理混乱。在电子档案的安全防范措施方面,也缺乏防治拷贝的技术措施,形成安全漏洞。 2.事业单位档案管理中电子档案管理的创新对策 2.1 建立健全电子档案管理的各项规章制度 为了使电子档案管理走出无序管理的状态,必须建立健全电子档案管理的各项规章制

4、度,进行规范化、科学化、高效化管理。国内大部分工商局虽然已经建立了企业电子档案体系,但是缺乏完善的管理制度,电子档案管理分散,各分局的电子档案信息缺乏联系,难以实现全市范围内的企业电子档案的集中调阅,电子档案的流通存在障碍,无法进行集中管理。可见,完善的电子档案管理制度,是提高电子档案利用效率,充分发挥电子档案高效快捷优势,提高工作效率的基础。电子档案管理规章制度要对电子档案文件的制作、审核、归档、档案收集、档案整理和档案保管等环节都做出明确详细的规定,事业单位可以根据单位职能和单位档案的特点进行完善补充。如林权档案需要电子文件和纸质档案相结合,就要设置专门的管理部门进行审核后统一在网上发送,

5、集中管理。 2.2 加大资金投入,改善档案管理环境 也要不断的创新,利用现代化技术和设备来对事业单位档案进行保存和分类。但每个区域的经济发展不同步,导致大部分档案管理设备难以满足现实的需求,所以档案主管部门应加强督促,协助相关部门向当地政府请示经费支出,改善档案工作条件和设备,加快促进档案工作逐步实现档案现代化管理的要求。有关部门还应协调统一,推出一个能够通用的档案管理软件,进行统一规划、统一设计,从而节省时间、人力、物力、财力以及提高档案管理工作的效率。 2.3 培养专业的档案管理人员 档案管理人员的专业程度决定了电子档案管理水平。培养专业的档案管理人员首先要把人员流动性控制在合理范围,由于

6、电子档案管理是一项专业性极强,内容繁杂,需要通过实践积累丰富管理经验的工作,所以要避免过于频繁的人员流动,保持电子档案管理工作的长期性、延续性。其次,管理人员要加强学习,更新知识结构,培养职业道德,熟悉信息技术,把自己培养成综合素质高的复合型人才,适应电子档案管理发展的要求。 2.4 完善电子档案管理的软、硬件设施 电子档案的平稳运转建立在高质量的软件、硬件设施基础上,要配置技术成熟、性能稳定,安全性高的软件和系统,避免是使用盗版和来自未知市场的软件、系统。养成良好的安全体检、杀毒习惯,定期升级防火墙和杀毒软件。 2.5 保证电子档案在利用中的安全 首先,电子档案管理人员及相关职能部门要对档案

7、中私密内容严格监控,禁止外流,一旦发现及时制止。其次,对绝密档案的使用要控制使用时间和使用范围。最后,设置访客权限,开启电子档案管理系统自动记录和监控功能。 3.结论 电子档案具备高效、快捷、节约资源的优点,更能适应现代社会快节奏的要求,但是当前事业单位电子档案管理尚不完善,电子档案管理人员应当加强学习,提升专业管理水平,管理部门应当尽快建立健全电子档案管理制度,实行规范化、科学化管理。 参考文献: 1乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策J.科技风,2008,12 2高培军.新时期事业单位档案管理工作的思考J.青春岁月,2012(24) 3林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策J.才智,2012(30) 4李春艳.浅谈事业单位档案管理的现状及对策J.华章,2013,13 (作者单位:福建省宁德市蕉城区林业局;福建 宁德 352100)

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