1、新形势下科研单位的物资采购管理【摘 要】本文针对科研单位在物资采购中遇到的实际问题，首先分析出现问题的可能因素，然后根据实际工作经验，提出了加强物资采购管理的主要方法和策略。 【关键词】物资采购 管理体系 非标物资 供应商 前言 科研机构是指有明确的研究方向和任务、有一定水平的学术带头人，和一定数量、质量的研究人员、有开展研究工作的基本条件、长期有组织地从事研究与开发活动的机构。长期以来，科研单位的主要职能是开展各项科研活动，物资采购也大部分局限于玻璃器具、科学仪器、药剂及相关专业设备等。随着社会主义市场经济的建立，国家宏观经济体制已由原来的计划经济模式逐步过渡到现在的市场经济模式，科研单位也
2、不仅仅局限于科研活动，它们也逐渐参与市场经济中，开发并生产各种产品。在这种背景下，增加了科研单位采购部门工作和管理的难度，物资供应也由单一的国家统一调拨、集中计划采购转变为国营、集体、个体、外商独资、外商合资多种形式并存的商品经济体制。繁荣丰富的市场经济为物资供应创造了良好的外部环境，但市场经济的不规范也使采购工作面临着诸多新的问题，增加了采购工作的复杂性。另外，厂家不正当的竞争手段、广告信息的误导、国家管理法规的不健全、单位内部制度的不完备，以及采购人员的素质较低，都有可能使一部分性能价格比较差的商品流入科研单位，如果任其发展下去，就会导致管理混乱浪费国有财物、以至为腐败现象创造条件。因此，
3、科研单位必须完善物资市场采购管理体制、规范技术物资采购工作。 1.存在的问题 1.1 采购物资品种多，数量少 一般来说，企业的生产活动背景单一，物资采购品种单一，而且大部分都实现了标准化产品。但对于创新型的科研单位，除了正常的生产，还要开展大量跨领域的科研活动，使得物资采购逐渐向多元化、个性化产品转变，采购工作中非标物资的采购比重不断加大，成为其采购的重要组成部分。相比于标准化物资，非标物资往往对采购工作提出更高的要求，需要采购部门探寻新的方法适应非标物资采购。由于科研单位与一般生产型企业不同，往往需要采购的物资种类多、批次多、数量少，无法形成批量、争取批量采购价格，这都给采购管理工作增加了难
4、度。 1.2 采购权分散，采购人员素质参差不齐 与生产企业相比，科研单位的组成具有其自身特点，生产科研过程中的主体往往是一个个课题组，它们在物资采购过程中具有很大的发言权。这种结构虽然有利于科研活动，却造成了采购权的相对分散，架空了专业的物资采购部门。采购权分散以后，就形成无数个采购主体，采购人员的素质及水平对采购过程和结果影响很大，经常出现采购成本过高、无效采购、供货不及时等问题。 1.3 专业性强 科研单位大多从事技术附加值高的高科技生产科研活动，在此过程中涉及的仪器仪表、化学试剂和检测设备等物资具有较强的专业性，普通采购人员很难理解和掌握其中的技术指标、功能、组成和性能参数等内容。在采购
5、过程中往往比标准化物资复杂，也经常会给采购部门的人员带来些问题和困惑。它采购涉及部门多、流程长、效率低，供应商数量有限，造成谈判困难，难以发挥规模优势降低成本。 以上存在的问题直接影响到科研单位正常的科研及生产活动，尽管其产品附加值及利润非常高，但过高的采购成本仍然是摆在面前需要迫切解决的一个重要课题。它直接关系着科研单位的研究、生产、发展能否顺利进行，这就对做好物资采购管理工作提出了个更新、更高的要求。2.加强物资采购管理的方法 2.1 完善物资采购制度 随着市场经济的发展和不断深入，物资采购方式发生了很大变化，为了更好的适应物资采购的需求，需要不断健全、完善采购管理体制和各项规章制度。例如
6、，建立健全的物资采购管理制度，设立专门的采购监督部门。制定和完善物资招标采购、物资比质比价择优采购等一系列管理办法，把物资采购全过程都纳入规范管理的轨道，做到有序可控。 科研单位物资采购方式包括招标采购（公开招标、邀请招标）和一般采购（竞争性谈判、询价、单一来源采购） ，下面详细介绍：（1）招标采购有完整的法规要求，不再赘述，只是对于科研单位而言，招标时不能仅以采购金额来确定，应多参考设备和物资的技术性能参数。 （2）竞争性谈判方式采购一般适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，以及技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，还包括采用招标所需时间不能满足用
7、户紧急需要的，以及不能事先计算出价格总额等情况。 （3）单一来源方式采购一般适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情况。 （4）询价方式采购一般适用于采购的货物规格和标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。 2.2 加强合格供方的管理 一般而言，各单位都应该建立合格供方体系，对供货方进行考察和持续评估，发现违规情况，应立刻予以驱除。这是因为供应商资质的优劣决定了采购物资是质优价廉还是质次价高，供应商一般分为厂家和商家。在采购工作中，应坚持先厂家、后商家的原则，尽量少流通
8、环节，这样更有利于保证物资质量，降低采购成本。供应商选择的条件也不宜搞一刀切，应该在确保产品优质、价格优惠合理、服务优良的前提下，根据物资需求的计划性、采购批量、采购资金保证程度等和市场供应商总体状况综合确定，这样才会有可行性。否则，无论标准高低，都会影响采购工作，出现找不到符合条件的供应商，或者选择的供应商不是最优供应商的状况。当然供应商管理对供应商资质的考察只是表面的，特别是在当前市场上仍然充斥着假冒伪劣产品的情况下，产品的质量、服务等方面情况还需要在实践中进一步检验，供应商管理工作应该根据实际采购情况和市场变化适时进行调整，进行一个动态的管理过程。 2.3 非标物资采购方法 非标物资是科
9、研单位在采购过程中常见的问题，为了解决这些问题，采购工作中应该注意以下几个问题：（1）对于非标物资，由于其技术的独特性，我们不仅要考虑采购过程中发生的总成本，还要考虑使用该物资能够产生的效益，即追求效费比最佳。如果在采购过程中仅仅考虑单价，那么非标物资的供应商就会有按照下限设计和制造产品的冲动，以实现较低的单价，但这往往会造成总成本的上升及效费比的下降。 （2）在成本方面，多个供应商时采购分散，难以降低采购价格，总成本通常较高，而在发展单一供应商后，采购高度集中，规模效应得以显现，容易获得价格优势，总成本会更低。交货及服务方，由于采购非常集中，也会变成供应商的大客户，其各方面的资源自然会向大客
10、户倾斜，可以更充分的满足企业的需求。 （3）鉴于非标物资的特殊性，科研单位一般不能轻易更换供应商，应该将供应商视作伙伴关系，致力于长期合作，可以牺牲短期的利益来获得长期的共赢。在与供应商签署长期框架协议的前提下，能够推动供应商的持续改善，使科研单位获得更优的质量和更低的价格。 （4）专职采购部门应该提高自身科学技术能力，主动参与非标物资的采购中，而不是简单的下单、跟催和验货。 2.4 采购人员培训 从目前的情况来看，提升物资管理团队素质的方法有两个：一是充实物资管理新生力量，包括从科研部门引进和社会招聘管理人才；二是对现有的物资管理人员进行培训。物资采购管理人员的素质包括以下几个方面：（1）要
11、有保密意识。由于采购的物资跟研究的项目密切相关，有时会涉及保密信息，而采购人员又需要频繁地与外界（主要指供应商）接触，应该避免向对方泄露任何本单位的采购秘密信息。 （2）遵纪守法，廉洁自律。必须树立法制观念，杜绝索贿、受贿和损公肥私的违法违纪行为，搞好廉洁自律，将采购工作置于公开透明的环境中。 （3）加强业务学习，提高采购技能。掌握现代物流科学理论、方法和手段以及物流管理专业技能，不断更新知识层次，以适应不断发展的采购工作需要，胜任更多更高的采购任务。准确把握市场发展的态势，特别是每一类物资的供应情况，供应商的情况，供应渠道等。 （4）踏实肯干的奉献精神。采购人员必须严谨细致，一丝不苟，对各项采购任务要树立超前意识，并具备发现问题、分析问题、解决问题的能力。 3.结语 为了更好的服务于科研及生产任务，科研单位应该建立完善的采购机制，加强于科研与市场的结合，加快科研成果的转化，确保优化科技资源配置，提高科研经费使用效率，进而调动广大科技人员的积极性和创造性。 参考文献： 1黄晶.关于加强物资采购管理问题的思考，现代企业文化，2009，21，16-17 2李发强.浅谈科研院所物资采购供应机制的规范化管理，物流工程与管理，2012，3，70-71 3王东明.非标物资采购方法探讨，炼油与化工，2011，5，81-82 （作者单位：中船重工第七一八研究所；河北 邯郸 056027）
