1、医院档案管理信息化的问题与对策摘 要 医院档案管理信息化是医院管理工作发展的必然趋势。在目前情况下，我国医院档案信息化管理在思想认识、主体素质、管理模式和基础设施等方面都存在明显不足和问题。解决这些问题，一要转变观念，牢固树立信息时代的档案管理科学理念；二要以人为本，加速培养档案管理信息化专业人才队伍；三要统一标准，建立健全规范化的档案信息化管理制度；四要加大投入，切实夯实档案管理信息化建设技术基础。 关键词 医院； 档案管理； 信息化； 意义； 问题； 对策 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 15. 063 中图分类号 G27
2、； R197.32 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）15- 0095- 03 随着国民经济与社会不断的发展，传统的医院档案管理模式和技术已经无法适应时代发展的要求，医院档案管理的信息化已成为必然趋势。加速实现档案管理信息化，既是时代发展的客观要求，也是医院管理现代化的重要内容。 1 医院档案管理信息化的重大意义 医院档案管理信息化是指，在国家信息化进程的统筹规划下，依据信息高效流动、安全共享和优质服务的原则，运用现代信息技术和计算机网络，对医院档案资源进行数字化改造和网络化管控，以实现医院档案资源的授权共享、高效利用和现代化管理的过程。医院档案管理信息化具有重大的现
3、实意义和长远意义。 （1） 医院档案管理信息化改变了传统的档案文件归档方式，节约成本，实现了档案资源原件的永久储存和保护。应用信息技术对医院档案原件进行电子扫描和数字化转换，最终以电子文档的形式存储和保护，根据文档性质、内容、形式和所属关系进行数字化存储和信息化检索，改变了手工实物型的传统归档方式，节省了空间，节约了成本，提高了效率，实现了档案原件的永久保存。 （2） 医院档案管理信息化改变了传统的档案资源利用方式，打破了时空限制，实现了档案资源的快捷使用和安全利用。传统条件下，医院档案资源的利用受到时空条件和诸多因素的限制，获取和利用过程复杂，效率低下。信息化条件下，利用计算机和网络通过信息
4、查询系统，就可以快速、便捷和安全地获得内容完整的档案信息，效率高、范围广，不受时空限制，能够最大限度地获得档案资源，实现档案资源的安全共享。 （3） 医院档案管理信息化提升了档案资源的自身价值和效益，放大了固有价值，实现了档案资源的高效利用和应有价值。由于档案管理的信息化改变了档案资源的利用方式，实现了档案资源的快捷使用和安全利用，因此，它真正彰显了档案资源的自身价值，使其对任何真正需要它的个人和单位都能随时随地发挥作用，显示价值，因此，相对于传统情况下档案资源价值的利用受多种条件的限制和约束，档案管理的信息化在事实上解除了一切限制和约束，放大了档案资源的实用价值，实现了档案资源的高效利用和应
5、有价值。 （4） 医院档案管理信息化改变了传统的档案管理模式1，提高了档案管理的质量和效益，实现了医院档案资源管理的现代化。传统的医院档案文件大多以纸质形式存在，受纸张特性的限制，档案管理部门常常需要不断扩大专门的建筑，并不断调整温度湿度，改善环境条件，做好防火防水防腐防虫等工作，以避免档案资料受侵蚀遭损坏。不难理解，传统的档案管理模式费用与日俱增，效率与日俱下，是一种规模型外延式的管理模式。档案管理的信息化从根本上改变了这种传统模式，节省了存储空间，提高了管理效率，优化了资源配置，实现了医院档案资源管理的科学化、现代化。 2 医院档案管理信息化的主要问题 医院档案管理信息庞杂，卷宗繁多，任务
6、繁重，面对信息化的发展要求，在观念认识、主体素质、管理模式、基础设施等方面都暴露出明显的问题。 （1） 对档案信息化管理认识不足。受传统档案管理思想的影响，我国很多医院的领导层对档案管理信息化建设认识不足，观念陈旧，不清楚信息化对医院档案管理工作的全新要求和重要作用。大多数医院时至今日仍然习惯于手工档案管理模式和工作方法，重收集轻整理、重保存轻统计、重使用轻编研的情况普遍存在，档案管理信息化建设领导重视不够，基础设施简陋，专职人员缺乏，档案利用率低下，直接影响到医院自身的发展前景和长远利益。 （2） 对档案信息化管理人员把关不严、培训不够，人员素质技能普遍偏低。医院档案管理的信息化，不仅要求提
7、高管理者的思想认识，而且要求大幅度提升管理者的能力和素质。由于传统管理体制的原因和人们对档案工作的普遍忽视，目前很多医院档案管理人员缺乏管理专业知识，不少档案管理人员要么是转行做档案管理工作的，要么是兼职做档案管理工作的，档案专业出身的人极少，在职人员大多数没有在职培训或外出进修的机会与条件，不具备良好的信息技能和素质，现实工作中既熟悉档案业务又精通信息技术的人如凤毛麟角。 （3） 对档案管理工作要求不高，档案管理信息化制度尚未建立。医院档案管理工作，由于历史原因，长期以来一直处于政出多门、多头管理的状态，既缺乏统一的管理标准和协调机构，也没有科学化的管理制度。尽管医院档案资料始终由综合档案室
8、负责，但事实上，综合档案室只对部分文书资料、科技档案和音像档案进行管理，而医院各部门、各科室和行政机关的病理切片档案、病历档案、财会档案、人事档案等分别由各个科室管理，这就造成了医院档案管理上机构繁多、标准不一、要求不同、水平各异的状况，真正科学的、规范的和统一的管理制度根本没有建立起来。 （4） 对档案信息化管理投入不足，硬件技术和基础设施整体落后。由于对档案管理信息化的认识不足，特别是医院领导重视不够，所以大多数医院对档案管理信息化的投入严重不足，导致信息化建设硬件条件跟不上，整体基础设施落后。一方面，档案管理信息化的硬件条件缺乏。目前，很多医院档案管理业务部门不具备配套的加密计算机、专业
9、扫描仪、移动硬盘、笔记本电脑、档案管理专用机房等，很多业务部门的工作人员常常兼职档案管理工作，计算机办公系统公用、通用、混用现象普遍存在。另一方面，档案管理基础设施薄弱。很多单位没有建立专门的档案信息管理局域网，缺少大容量服务器，没有灾难防护备用设备和备份，不能保证档案信息系统的正常运转和安全使用。由于设备缺乏、装备不足、网络不通、配备有限，传统档案的数字化转化和信息化处理均受影响，直接影响了档案管理的信息化进程。 3 医院档案管理信息化的对策措施 针对以上存在问题，为了加速医院档案管理信息化进程，必须采取以下措施： （1） 转变观念，提高认识，牢固树立信息时代的档案管理科学理念。医院加速实现
10、档案管理信息化，首先必须加强学习，转变观念，增强档案管理意识，牢固树立信息时代的档案管理科学理念。具体地说，一要充分认识档案信息资源的巨大价值及其信息化管理的重大意义。医院档案资料作为医院历史发展的原始记录和权威凭证，不仅是医院以往管理工作和计划决策的重要依据，而且是医院未来发展的可靠依据和宝贵财富，不仅关系到医院自身的声誉和发展，而且关系到人民群众的身体健康，关系到医学科学的发展，关系到国家医疗卫生事业的发展。二要把档案管理信息化纳入医院整体发展规划之中，科学规划好医院档案管理信息化建设，使其与医院其他方面和部门的建设整体规划、共同部署、协调发展、同步推进。三要树立医院档案资源快速流动、信息
11、共享和安全使用的全新理念，加速实现档案资源的数字化改造和信息化进程，充分发挥档案资源的依据、财富、服务和保障功能，尽早实现档案信息资源的集中管控、无缝链接、无障流动、授权服务和安全共享。四要提高认识，统一思想，树立科学管理的理念，形成统一领导下的分层管理领导责任制，切实提高档案管理工作在医院工作中的地位，形成领导重视、管理严格、部门协作、职工支持的良好工作环境和氛围。 （2） 以人为本，强基固本，加速培养档案管理信息化专业人才队伍。医院档案管理信息化建设的专业性、技术性都很强，亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。根据目前大多数医院的实际，加速提升档案管理人员的素
12、质、建设好档案管理信息化专业人才队伍，重点应做好以下几方面的工作。一要大力引进档案专业的优秀毕业生，有计划有步骤地吸纳管理专业优秀人才，按照信息时代的要求加速实现档案管理队伍的输液换血，不断优化人才队伍结构，加速实现管理人才的结构调整和技能升级。二要加强在职档案管理人员的业务培训，通过岗位培训、参观学习、脱产进修、继续教育等多种形式，全面提高在职人员的岗位技能和综合素质，努力使在职人员都具有管理信息化的专业知识和能力。三要加强考核，建立健全档案管理奖励与淘汰制度。要根据工作需要和岗位要求，整顿队伍，优化结构，对确实不胜任工作的人员实行转岗或下岗，逐步淘汰专业素质差、工作不负责任的管理人员，鼓励
13、和奖励优秀员工，充分调动每一位员工的积极性、主动性和创造性，全面提高档案管理工作的整体效能和水平。 （3） 统一标准，优化结构，建立健全规范化的档案信息化管理制度。加速实现医院档案管理的信息化，不仅要转变观念、依靠人才，而且要建立规范、依靠制度。具体地说，一要形成权威统一、开放动态的信息化标准体系。档案管理信息化建设离不开一定的标准。权威、统一、开放、动态的信息化标准体系是信息化建设规范化、制度化、科学化的前提和基础。医院档案部门首先要明确档案信息化建设的一系列标准和规范，并在建设发展的同时不断实现标准的升级换代和与时俱进。只有这样，档案信息化建设才能方向明、路子正，工作才能积极主动、事半功倍
14、。二要形成科学规范、衔接配套的档案管理制度体系。要着眼信息化发展要求，依据档案法 、 医药卫生档案管理办法等有关法律法规，制定一整套科学有效的档案管理制度，包括档案信息资源的集中管控制度、授权共享制度、分级管理制度、岗位责任制度、检查评估制度、审查监督制度、奖惩问责制度等，并使其相互配套、互动衔接、相互支持。三要形成顺畅高效、协调互动的档案管理运行机制和模式。立足上述一系列标准和制度，建立由主要领导主抓、各级主管领导牵头、档案管理部门负责、档案业务人员具体管理的运行机制和模式，努力使其上下一致，相互配合，运行高效，良性互动，以此全面提升档案管理信息化的水平和层次。 （4） 加大投入，改善条件，
15、切实夯实档案管理信息化建设技术基础。提高档案管理信息化水平，必须加大投入，改善条件，切实解决好管理信息化的硬件建设和基础设施问题。具体地说，一要加大资金投入力度。要把档案信息化资金投入列入各级财政预算和医院建设规划，采取计划投入的办法，多渠道筹措建设经费，解决档案信息化建设基础设施投入少、条件差的老大难问题。二要配齐配足医院档案信息化建设亟需的必备软件和硬件。根据管理信息化的实践要求和技术标准，本着既满足工作需要又节约成本的原则，给档案管理部门配备必需的信息化设备，包括专用计算机、扫描仪、服务器、UPS 电源、移动存储器等。三要加速建设医院档案管理信息网络平台和内部局域网，加强医院各部门各科室间的网络化连接和管理，实现档案信息的充分利用和资源共享，提高档案资源的利用效益。 主要参考文献 1 朱月恒. 对医院档案管理信息化的思考 J. 中国医药指南，2012（35）：346-347.
