1、1ERP 系统在外贸企业会计中的应用摘要：本文作者结合本企业 ERP 系统的实施，论述了外贸企业运用ERP 在会计工作中如何更有效地使用资金，规避风险以帮助企业摆脱目前困境，促进未来进一步发展。 关键词：ERP 外贸企业会计 内部控制 2009 年美国次贷危机引发全球性金融危机，造成我国外贸企业普遍面临出口下滑，进而引起企业资金短缺，甚至不能及时支付工厂货款的窘境。随着整个外贸行业及公司的战略发展，传统意义的外贸会计已成为外贸会计作用发挥的障碍。在此背景下，某外贸企业 2009 年初开始启动 ERP 项目以提升会计信息的核算质量，有效发挥其在外贸企业发展中的重要作用。本文以该企业的 ERP 项
2、目实施为例，着重介绍 ERP 实施过程所碰到的问题及如何应对解决问题，以及 ERP 系统在外贸会计中的应用。阐述这一项目实施后外贸企业会计工作的重要变化，以及对外贸企业会计工作水平有所提升。 一、ERP 系统下的会计信息系统特性 （一）信息实时性 实现 ERP 后，会计部门可以通过网络从企业内、外部迅速获取最新信息；比如将 ERP 链接上国家税务总局退税率信息，就能及时更新系统中的退税率，从而为企业赢得主动权。实时性还体现在收付款流程中，实时查询资金成本并计入相关考核单位，为付款审批包括出口费用审批，2购货付款审批，进口开证审批，进口支付货款审批提供了有效的依据。 （二）信息集成性 完成了资金
3、流、物流、信息流的统一，实现了数据共享，提高了数据的准确性和一致性，提高了财务人员的工作效率，为企业管理者的决策提供了准确的信息。 二、ERP 实施过程中碰到的问题： （一）数据录入人员发生变化 由过去的业务员递交结算凭证给财务部，财务人员根据单据、遵循规则录入账务系统改为业务人员自己输入。外贸系统的基础数据基本上是由每一单合同的基础数据为主，每一单合同从申请设立开始要输入大量的基础信息，包括合同号、客户名、发票号等，非常繁琐。业务员往往嫌麻烦，老是出现漏输，输错的情况，导致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的只有收入没成本或者收入成本有了，却没有相关费用，最终发现发现是数据输入问题。 （二
4、）业务素质达不到要求 每个业务员对计算机操作的熟练程度各不相同，造成编码方式也各不相同，还有的态度不严谨，一会这样编一会那样编，结果体现到系统中的就五花八门，合同号一会儿大写一会儿小写，自己感觉这就是一个合同，但在系统中是不同的。这样往往造成两面挂账，应收款预收款大量虚增，不利于管理层进行决策判断，也增加了财务人员的对账查账时间。 （三）权限设置问题 3有些部门领导对于权限设置不是很重视，业务员操作也不很熟练，有时候提交审批后，又发现问题，需要撤销审核重新修改，几次以后有的领导不耐烦了，就让业务员自己去审批。这样可能造成下属利用这个漏洞乘机舞弊，从而造成企业损失。 三、ERP 使用效果 （一）
5、提高退税风险的预警能力 出口退税风险控制一般要求每单合同都经过事前审批，事中监控，事后分析三个环节。一旦出现问题，ERP 系统便会自动发出警告。如退税时间节点的掌控，避免由于人为因素造成超过有效期而不能退税。再如通过 ERP 系统采集的数据资料，分析每单合同的换汇成本是否在正常范围内，避免由于人为因素造成换汇成本偏高或者偏低造成无法退税，降低了退税风险。 （二）提升了销售分析及控制与决策水平 通过 ERP 系统进行多维度的销售分析，如按公司（分公司） 、部门、人员、合同、商品、发票等统计分析收入、成本、费用情况，加强内部控制，支持企业经营分析和决策。 通过 ERP 对客户的地域、价值等分析，可
6、准确了解客户集中分布在哪些地区、清楚了解哪些行业的企业是自己的主要客户、从而以便合理分配销售人员到不同地区并采取有针对性的营销手段、集中力量保持和提高主要客户的满意度。 通过 ERP 可进行每单合同，每个业务员，每个项目小组甚至于整个公司的销售费用成本利润进行分析，有利于业务员对手中客户进行选择，4尽量开发利润率高的产品。有利于经营者加强对各业务员、各项目组、各分公司的绩效考核；有利于经营者对于企业的发展做出正确的导向。 （三）提高了核算效率及资金控制能力 实施 ERP 后再资金控制上可以获得以下优势： （1）利用 ERP 系统对资金流动实施动态监控。加强资金使用的全方位风险审核，它可根据合同
7、标的的大小，代理与自营，结算方式的不同、客户资信情况、出口部门类别等设置不等的付款条件分类，进行不同级别的审核，使资金管理进入程序化、标准化、科学化的状态。 （2）把资金管理控制的重点放在资金的收支这两个环节。我们结合ERP 财务系统，对业务部门的每一笔收付款进行审核确认。观察其收款是否及时、付款是否必要、占用是否合理、周转是否迅速、金额是否异常、风险是否可控。并关注每个月每个部门所有收付的资金占用情况，及每个合同项下的资金流向做相关动态分析。 （3）对于占用企业资金垫付的合同，采用 ERP 内部银行设置一定期限，超过期限自动按银行利率计算占用资金的利息；财务部每月出具应收账款账龄分析表，以此
8、作为绩效考核的标准之一。使得业务员能主动积极地去催收货款，加快回笼资金。 （4）有利于集团财务信息标准化。ERP 系统支持集团化会计核算和财务管理，财务系统基础信息标准统一化（科目、客户、商品等） ，集团内各账套统一调用基础信息，实现集团财务信息的合并、统计、分析。 四、应用 ERP 时需要注意的关键点 （一）确保输入数据的准确性 5ERP 的种种便利之处都是基于基础数据的准确性和完整性。在实施的过程中，对传统手工管理中基础数据的不统一、不完整、不准确的混乱局面加以整顿和控制，整顿的重点就是基础数据的收集、整理、输入、输出等，只有基础数据的准确、可靠，ERP 整个系统才能一步一步得到有力的基石
9、保障。 确保输入数据的准确性，并且要求每一个数据的处理过程和处理方法都必须规范，才能确保会计信息质量的真实性、准确性和完整性。业务人员必须录入真实合同的关键数据，如客户、贸易国别、价格条件、付款方式、付款计划、合同金额、明细的采购预算等，每单合同经由审批人员审批核对，后续控制所需数据可稍后补录。通过层层把关，将数据错误的人为因素降到最低。 （二）操作人员的职能牵制 加强员工岗位职责分工机制，建立一套完整的内部控制制度。规定不相容岗位一定要分离，各岗位保持相对独立，但又相互联系，相互制约。根据内部牵制制度要求，出纳人员不得兼管审核、记账、会计档案的保管；制单员与审核记账员不得兼任；每个员工有各自
10、的权限和密码，具有唯一性和保密性。所有申请单据一经提交，由上级审批通过之后就不能再改动，保证了数据的安全性。如果提交审批之后发觉有错误，必须通过书面申请，说明原因，才能由上一级审批者取消审批退回下一级别。不同级别所具有的的权限也不同。从而保证输入系统的数据的安全性和严肃性。同时，还应建立职务轮换制度以防止企业内部的舞弊或欺诈。 （三）建立企业员工教育培训机制 6ERP 的实施给企业员工带来了新的工作环境，也带来了新的挑战。企业应当经常性地组织各部门人员进行相关的培训活动。培养出既懂财会知识，又懂计算机知识的复合型管理人才。让员工了解 ERP 的特点和存在的风险，掌握应有的技能才能发现风险，抵御
11、风险，把风险扼杀在摇篮里。 （四）加强系统安全控制 具体包括：a.加强对计算机病毒的防范工作，建立安全的预防措施。计算机病毒会对计算机系统的安全造成极大的影响，对 ERP 软件本身也会造成破坏，最终损坏计算机的硬件。数据库资料是会计工作的重要资料，一旦遭到破坏，将会造成的损失不可估量，因此要对计算机病毒严加防范。b.加强网络安全控制。网络安全包括数据加密、访问控制、防火墙技术等等。如进行用户身份确认、对口令加密、定期修改登录口令、设置用户访问目录和文件的权限、更改和鉴别，控制网络设备配置的权限等。 （五）建立 ERP 档案管理制度 ERP 环境下，会计信息的档案管理更加重要。建立安全的档案管理
12、制度，实现档案的安全管理，派专人管理 ERP 档案，做好防火、防尘、防磁、防水等工作，防止数据损坏；做好数据额备份工作，同时备份 2 份，放在不同的地方以防发生自然灾害，造成数据丢失。 五、结束语 ERP 的采用使得外贸会计从原来的数据汇总、整理和记录的事后管理转变为公司战略支持者、决策者和公司变革的积极推进者和主导力量。7经营管理层可以及时、准确地对企业经营成果进行分析，以评价企业财务状况、经营成果、经营绩效、财务风险等，实现控制点的前移。ERP 的实施，推动企业财务部门职能发展和变化，使得市场竞争加剧，需要企业通过高绩效的管理来有效地将战略规划、经营活动、资源配置和绩效评估等联系起来，让企业更好的适应市场的变化，开发、保持和发展企业的竞争优势，使企业在竞争中立于不败之地，从而实现股东价值最大化。 参考文献： 1张新平.ERP 环境下企业会计信息系统内部控制浅探J.财会通讯，2012 年第 1 期 2谢芬芬.ERP 环境下企业会计信息系统内部控制的问题及对策J.企业导报，2012 年第 14 期
