1、1高校新校区基建档案管理之我见摘 要 近年来，随着高等教育的迅速发展和高校的迅猛扩招，使得各高校加大对新校区的投资力度，新校区基础设施不断增加，大量的基建档案也随之出现，因此，在新校区建设之初，规范化管理新校区基建档案对学校及档案管理人员具有重要意义。本文针对基建档案存在的问题，就如何做好新校区基建档案管理工作提出几点认识。 关键词 高校 新校区 基建 档案管理 中图分类号：G647. 文献标识码：A 一、高校新校区基建档案管理存在的问题 高校基本建设档案是高校基本建设管理和基本建设工程项目的历史凭证，是竣工交付使用的必备条件，是学校基础设施新建、扩建、维修、危房鉴定、办理房产证、处理工程质量
2、事故和调解经济纠纷等的重要依据，是学校档案的重要组成部分。但是，有些高校对基建档案的重要性认识不到，使得学校基建档案管理出现了很多问题，主要表现为：档案管理人员缺乏工程建设方面的专业知识，未能对工程项目各阶段形成的档案材料及时检查指导，加之施工单位的资料员不熟悉档案工作规范、分类方法及收集范围，导致基建档案收集工作滞后、收集不完整并且案卷质量不高等问题。 二、如何做好高校新校区基建档案管理 近年来，随着高等教育的迅速发展，高校的迅猛扩招，使得各高校2加大对新校区的投资力度，新校区基础设施不断增加，大量的基建档案也随之出现，因此，在新校区建设之初，规范化管理新校区基建档案对学校及档案管理人员具有
3、重要意义。本文针对基建档案存在的问题，就如何做好新校区基建档案管理工作提出几点认识。 1、领导重视，提前对新校区基建档案工作进行规划，设立分室，专人专管。学校领导的支持，是做好基建档案工作的前提，领导应将新校区基建档案管理工作纳入议事日程，并确定由分管新校区建设的校长直接管理；同时应在新校区建立档案分室，做到工程项目在哪，基建档案就在哪，不仅可避免新校区与校本部基建档案运输导致的材料丢失，还可实现新校区基建档案与学生、财会等其他档案的集中统一管理；此外学校基建部门也要有一位分管档案工作的负责人与档案部门的专职档案人员，相互协作，密切配合，责任到人，保证基建档案工作的顺利完成。2、建立完善的新校
4、区基建档案管理制度，是保证基建档案齐全、完整、准确的重要前提。在制度中要突出强调以下几点： （1）完善基建档案的收集制度。一方面，扩大基建档案收集范围，不仅要收集工程项目产生的纸质档案，还要收集项目各阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的整套电子图纸档案；另一方面，做到基建档案与基建项目同步进行。首先，理清学校基建部门、施工单位和设计单位各自的职责及归档范围，如基建部门要及时收集项目前期准备阶段形成的立项审批、可行性研究、施工许可证等档案资料；其次，学校档案部门要提前介入到工程项目建设中，保证学3校基建档案工作一开始就与项目建设同步；基建档案收集工作与项目施工同步；基建
5、档案移交与工程竣工验收同步。 （2）规范基建档案移交制度。各分包单位将档案资料收集齐全后，应根据基建文件形成规律，保持其有机联系，进行整理，按照工程项目阶段性进行组卷，并提交总承包单位汇总后，经基建部门审核通过后向基建处移交，再由基建处将项目前期准备、施工、竣工验收所有档案文件移交到档案馆，严禁施工单位直接向档案馆移交。 （3）利用保证金约束制度，保证归档齐全完整，提高基建档案案卷质量。在基建部门与施工单位签订合同时，就应把基建档案归档工作列入合同中，坚持基建档案工作与工程立项、建设、竣工验收同步，若竣工档案不合乎要求，将不予验收，并予以经济处罚。 3、加大对基建档案工作的经费投入。一方面，要
6、加强基建档案管理设施的建设，为基建档案提供专门的保管场所，并为其配备标准的防火、防盗、防虫、防潮、防腐蚀设施。此外，要配备专门的档案管理现代化设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。另一方面，档案工作人员要不断学习档案及基建方面的专业知识，熟练掌握基建档案的归档范围及整理方法，并能通过现代化技术提高工作效率；档案部门要定期对学校基建部门和工程项目设计、施工、监理部门的兼职档案员进行业务培训，提高基建档案案卷质量，做到归档文件为原件，且字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 4、建立新校区基建档案管理信息系统，并利用网络实现基建档案资源共享。除了保管基建实体档案外，还要将查询率较高的基建档案材料4分类输入计算机或通过扫描转化为电子档案，特别是电子化图纸档案，形成基建档案数据库，并利用信息网络技术，实现快速查询和远程查询。编写学校建筑物参考资料，如对施工许可证、施工合同、竣工验收报告这些查询率较高的信息进行摘录并汇总，供有关部门参考利用，提高基建档案的开发利用率。 （作者单位：西安建筑科技大学档案室）
