1、1关于加强企业电子档案管理的思考和探索当今信息化高速发展，企业现代化电脑办公越来越普及，而随之产生的各类电子档案也越来越多，如何加强企业电子档案的科学管理，为企业生产经营建设和各项管理工作服务显得越来越重要，如何在电子档案愈加频繁和被广泛运用的今天，更好地加强企业电子档案管理，使其为企业发展发挥更大作用值得深入探讨。 一、当前企业电子档案管理的现状 第一，思想上存在只创建、不管理等现象。当前，不少企业对于电子档案的管理还停留在初始阶段，未建立电子档案管理队伍，存在不管理或轻管理的情况，大多数企业档案管理人员非专业出身，欠缺专业技能，对电子档案的管理方面只停留于基本的建档与检索，在主动开发与运用
2、电子档案信息资源方面重视和投入不够，不能积极主动地利用电子档案信息进行综合集成，分析与开发电子档案信息资源，为企业经营发展和领导者决策决议提供服务。 第二，方式上存在与纸质档案并存现象。纸质档案由于其载体性能稳定、保存时间较长等优势，常常为档案管理人员的常用方式。电子档案因其整理方便容易、检索速度快等诸多优点，逐渐代替了部分纸质档案，两者并存的情况将长期存在。此外，当前不少企业对电子档案管理没有建立规章制度与管理办法等，缺乏有效的保障措施，档案管理员对电子档案范围、标准、类型等不能准确鉴定并及时建档，存在电子档案2重复、遗漏或空白存储现象。 第三，管理上存在多种模式交叉使用现象。当前企业对于电
3、子档案的管理主要存在集中管理和分散管理两种模式。集中管理能有效防止档案被删改和随意销毁，保证了电子档案的真实性和可靠性，不少企业仍没有使用电子档案集中管理软件平台，在集中与分散档案的对接方面存在技术瓶颈。分散管理能有效保证电子档案的可识读性和完整性，缓解集中管理资金、人员和技术方面的困难，不足之处在于其分散，部分有价值的电子档案得不到妥善收纳、存储和管理，使部分人员无法检阅。 第四，配置上存在硬件资源投入不足现象。电子档案包含文书、人事、财务、工程、科技、声像等一系列种类，容易受到多种因素的影响而出现档案数据的缺失、减损、消失等现象，在介质存储、安全保密、检阅利用等方面，对电子档案的存储保管要
4、有严格的条件限制，需要投入大量资金购入储存设备和占用一定存放空间，但绝大多数企业为节约成本，对于电子档案的管理仅停留于传统管理层面，对于电子档案的信息化建设缺乏认识和支持，硬件资源投入相对有限。 二、加强企业电子档案管理的建议 第一，构建企业电子档案管理制度保障。结合企业实际，制定电子档案管理制度和标准，通过建立健全管理制度，明确管理部门、档案点收、档案分类、归档与清理、保存期限等，完善档案人员岗位责任制、档案统计制度、立项归档制度等确保电子档案管理工作得以有效实施。同时，制定电子档案规范化管理措施，避免电子档案管理过程中的相互冲突或重复存储等现象，可有效地实现档案传递、保管、运用的标准化、3
5、秩序化。 第二，打造不同方式档案同步管理平台。着力构建纸质和电子两种方式档案的同步管理平台，对纸质档案核对完整、齐全后及时归档，形成大而全的电子档案数据库，大力提升企业电子档案的完善率以及利用率；及时保存纸质档案为电子档案到指定计算机硬盘或档案数据库，使得二者采用共同档号和录入信息，同时整理完成，检阅时以电子档案为主，需纸质时，按同一档案号提供。 第三，健全完善企业电子档案管理系统。采取以软件系统为中心的综合管理方法，制定相关管理性措施，通过信息化手段将电子档案管理系统载入企业内部 OA 办公网，实现企业电子档案与部门电子档案的无缝链接，同时提升电子档案的内部共享面与使用率。对于有条件开发电子
6、档案管理系统的企业，可通过自主研发或请专业公司专门开发功能完善的企业电子档案管理系统。 第四，形成企业电子档案网络安全管理环境。加强网络安全技术研究，通过限定管理权限、加强过程监督等方式，采取访问控制、权限设置、信息加密、网络安全管理等安全防范措施，保证电子档案网络运行安全；及时修补安全漏洞，对存储计算机防火墙和防病毒软件进行自动升级；采用安全认证、数据加密、信息隐藏等技术，保证电子档案在存储、传输和使用过程中的安全。 第五，创造企业电子档案管理硬件条件。根据电子档案存储需求，配备一批性能稳定、功能齐全的硬件设备，及时升级电子档案数据库，保证应用系统的正常进行；进一步完善设备保管设施和环境，指定专门4的电子档案硬件设施使用办公室，保证电子档案存储的适宜温湿度；合理配置存储设备，采用多种方式介质备份，如光盘备份、移动硬盘备份等，满足电子档案长期保存的需要。 第六，打造高素质企业电子档案管理队伍。随着现代信息化的不断发展，电子档案管理的服务方式和服务手段也必须走向信息化，企业电子档案管理需要一批高素质的专业人才队伍以适应档案信息化进程的发展。因此，企业需加大力度加强对档案管理队伍的业务技能培训，提高档案管理工作人员对电子档案有效建立与信息资源开发等，适应企业电子档案的信息化建设步伐。 （作者单位：武钢集团鄂钢公司附属企业总公司）
