企业采购管理系统的设计与应用.doc

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资源描述

1、1企业采购管理系统的设计与应用摘要:文章介绍了企业采购管理系统的设计与应用,通过借鉴质量管理的思想和方法,融采购业务与管理监督于一体,以流程固化支撑采购活动的开展,与外部系统对接实现数据共享,并在项目关键环节自动进行信息公开。系统应用后,不仅规范了采购运作,也提升了采购效率。关键词:企业采购;管理监督;数据共享;信息公开 中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2013)11-0022-02 浙江烟草一直重视规范采购行为,加强对于工程、货物和服务采购的管理与监督。但在实际采购工作中,仍存在着几大突出问题:一是对规范运作的重视程度不够,员工思想上不够统一。二是制度执

2、行力不强,一些管理制度的针对性差、可操作性不强,为自由裁量留下很大空间。三是程序执行不严格,在实际操作中人为变通的现象时有发生。四是监管不到位,在一些具体项目上,监管部门参与监管的时点和方式不明确,造成监管滞后。为解决以上问题,就需要开发一套既符合业务实际,又具有行业特色的采购管理系统,以信息化确保制度执行到位,最大限度地减少人为干预,保证采购运作规范、阳光和透明。 1 系统目标 系统建设需实现三个主要目标: 21.1 支持决策管理 通过系统固化项目审批和采购方式决策规则,做到项目立项及采购方式决策依制度、依标准和依程序。 1.2 加强业务管理 通过信息手段固化采购流程,保留所有业务痕迹,实现

3、关键资料的自动归档,做到手续完备、运作规范和材料齐全。 1.3 强化严格监督 系统融事前、事中、事后和日常监管于一体,监管部门依权限对项目进行审核与监管,确保监督的常态化和规范化。 2 系统设计 系统包括采购过程管理、采购信息库管理、信息公示管理、统计分析四部分功能。 2.1 采购过程管理 2.1.1 计划管理。各单位于年底前提出下一年度采购需求,系统自动汇总采购项,编制完成集中采购目录。采购目录共分八大类,分别为办公耗材、信息、物流、安防、车辆、烟叶、服务和保险,每类货物最多具有三级目录,并可设置不同的归口管理部门进行初审。系统提供同类货物的合理打包功能,化多次采购为集中采购,有利于降低采购

4、难度和成本。计划草案经审核后,依据定额标准编制预算,其数据通过财务系统接口自动导入,最终形成年度采购计划。需进行计划追加或变更的,应在系统中重复以上流程,确保监管到位。 对于基建、装修、信息系统建设等工程投资项目,为保证全省总投3资额不超过上级批复额,故在系统中设置投资额上限刚性控制。在不超过批复投资额的前提下,各单位可以自行根据项目执行情况调配投资额,系统提供内部调剂、外部调剂两种手段,确保投资额可流动,而具体项目的运作不受影响。 2.1.2 采购实施。具体项目在立项时可参照已下达的采购计划,确定采购方式后进入相关实施流程。系统支持公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源五种采购方式,

5、其中公开招标作为主要采购形式,采用其余方式需经过较为严格的审批手续。在立项环节,需根据项目实际合理划分标段,设置不同的拦标价和供应商资质条件,每个标段可采用不同的采购方式,但标段金额之和必须与项目总金额保持一致。在项目实施过程中,监管部门对采购的五大关键环节,即预/概算、拦标价、供应商资质、履约保证金和主材进行重点监督,较好地解决了监管什么、何时监管、怎么监管的问题。 2.1.3 合同管理。包括合同起草、审核和签订。在审核环节设置会签流程,法规、财务、审计等部门对合同初稿进行审查,审查意见返回至拟稿者,待正式合同签订后,合同正本需扫描后上传到系统作为重要文档资料。 2.1.4 资金支付管理。包

6、括付款申请、付款审批、款项拨付登记。根据采购进度和合同约定条款,经办人需在系统中提交付款申请,通过与财务系统的接口转入相应的审批环节,线上审批完成后方可在线下进行付款,以此保证线上与线下流程同步。 2.1.5 验收管理。项目合同执行完毕,经主管部门审核后通过验收。4验收后需对供应商的服务态度、业务能力、信用状况等进行评价,作为对于供应商履约能力的重要考核。 2.1.6 监控与档案管理。由于采购的步骤较多、流程较长,系统提供了实用的流程监控功能,相关人员可通过流程图掌握项目概况、业务处理、审批流转情况等信息。业务流程中上传的所有文档将按项目阶段、流程环节进行展示,实现“一项一档”的管理要求,同时

7、也保证在相关纸质流程停止后,所有的项目文档都可以在系统中查询到并调取。 2.2 采购信息库管理 包括供应商、招标代理单位、专家管理等内容。系统通过综合评价建立合格供应商名录,加强对供应商的动态管理,对评价不合格的供应商,暂停或直至取消其供货资格。招标代理单位及专家库管理除基本的引入、退出,还实现代理机构抽取、评标专家抽取、组建评标小组等 功能。 2.3 信息公示管理 系统与浙江烟草已建设的内、外网的信息公开专栏进行对接,在项目立项、招标公告发布、中标公示等环节,按预定的格式自动生成公开消息,并通过系统接口转入专栏中进行发布,避免了信息的重复录入。公示信息可按照采购项目性质、实施环节等不同维度进

8、行展示,既面向职工和公众进行信息公开,也广泛地接受监督。 2.4 统计分析 包括各类采购活动的汇总、统计、分析、查询功能。针对公开招标率、计划执行率、预算执行率等重点指标,系统根据考核办法自动计算5各单位得分,并在办事公开专栏上予以公布,以此促使各单位重视合理申报计划以及严肃执行计划。 3 系统应用效果 本系统在全省上线后取得了以下应用效果: 3.1 业务操作规范化 将纸质的管理制度固化为可执行的业务应用,确保业务操作严格按制度执行,实现采购项目的规范运作。 3.2 业务监管一体化 系统一方面实现业务流程的自动化,使业务部门严格按程序操作、加强业务管理,另一方面实现监管部门对关键环节的严格监督

9、,实现业务处理与监督管控的一体化。 3.3 业务流转效率化 通过短信提醒、工作委托、集成待办等手段,提升采购运作效率。在系统应用后,各单位逐步取消原先的纸质流程,较好解决了传统纸质审批受时间、空间限制等 问题。 3.4 全局监控可视化 系统提供项目全局监控和管理评价功能,相关人员可清晰地了解项目进展情况,并根据预警情况进行业务催办和督办。 4 总结和展望 系统的应用较好地支撑了采购活动的开展,在规范采购行为的同时通过流程优化、数据集成等方式尽可能地降低操作难度,减轻了采购人6员的工作负担。但由于采购规范化程度的不断提高,本系统需要支持更多的采购行为,如通过公开招标形成定点供应商库,而后通过竞争

10、性谈判或询价方式进行多批次货物采购,又比如多家单位提出联合采购,由一家单位承担采购实施,多家单位分签合同并执行这样的复杂采购行为。接下来,我们将继续做好系统的优化和完善,增强流程配置的灵活性,提高功能易用程度,使系统更好地适应业务的发展和变化。 参考文献 1高强.加强电子化建设 推动政府采购规范运转J.经营管理者,2010, (9). 2周虹.基于 Web Services 的物资采购管理系统的研究与应用J.中国科技信息,2010, (21). 3赵国清.浅谈集中采购需要注意的几个问题J.全国商情(理论研究) ,2010, (5). 基金项目:浙江烟草专卖商业系统 2012 年重点信息化建设项目(ZJYC201202) (责任编辑:周 琼)

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