1、1升格后高职院校档案工作存在的问题及对策【摘 要】中等专业学校升格为高职高专院校在教育体制上是一个很大的飞跃，给学校的发展带来了很多机遇，但同时对各项工作也提出了新挑战。档案工作作为一项基础性管理工作，在机构设置、人员配置、日常管理诸方面显现出一些新问题。作为档案管理人员，要加强学习，积极思考，认真应对，加快向高等院校档案管理模式转型，使档案工作更好地服务于教学、科研、管理，维护学校和师生员工的利益。 【关键词】升格 高职院校 档案问题 对策 党中央、国务院关于大力发展职业教育的决定，预示着职业教育正面临着前所未有的发展机遇。一些职业学校纷纷以此为契机，充分把握这种机遇，努力探索办学新方法、新
2、思路。有的与高等院校开展联合办学，有的几所学校进行合并与重组，还有的在自身基础上增大硬件投入，扩大办学规模，提高办学层次，以实现学校的升格。由中等专业学校升格为高职高专院校是一个很大的飞跃，无疑给学校的发展带来了很多机遇，但同时对各项工作也提出了新挑战。档案工作作为一项基础性管理工作，如何抓住机遇，加快向高等院校档案管理模式转型，更好地服务于教学、科研、管理，维护学校和师生员工的利益，是值得我们迫切思考的问题。 1.升格后高职院校档案工作存在的问题 1.1 档案机构设置问题 2受各方面条件的限制，在高职院校中，单独设置档案馆的很少。一些院校设置了综合档案室，作为学校保管和提供利用档案的专门机构
3、。但也有相当一部分院校没有设置专门的档案管理机构，档案工作仅作为一项日常事务性工作，隶属于办公室。随着办学规模的不断扩大，教学内容、科研项目、仪器设备、学生数量迅速增多，学校管理分工越来越细，档案工作的工作量和难度也大大增加了，档案人员不得不超负荷运转，疲于应付眼前的工作，档案管理的工作量与原有的编制机构之间的矛盾越来越尖锐，长期下去，这种体制势必束缚档案工作的正常开展。 1.2 档案人员配置问题 高等学校档案管理办法规定， “高等学校应当为高校档案机构配备专职档案人员” 。中专阶段，受人力、财力、物力限制，加之人们对档案工作的漠视，档案部门往往被遗忘在校园角落，有的学校没有设定专职档案人员岗
4、位及编制，有的虽然设定编制了，档案人员通常也是“身兼数职” 。另外，档案人员大多毕业于非档案专业，没有经过系统的专业培训，理论基础薄弱，对学术的新发展置若罔闻，档案管理方法陈旧，面对升格后高校档案管理中出现的新情况新问题，常常感到力不从心，难以驾驭。 1.3 档案日常管理问题 （1）分散管理现象严重。升格前，各校区在档案管理模式、管理标准、管理方法上的不统一，造成了档案管理“条块分割” 、 “块块管理”现象严重。另外，受固有观念和固有模式的影响，学校档案材料多存放在不同部门，如全面反映干部德、能、勤、绩、廉的人事档案归组织处3或人事处管理，反映教学实践和教学研究的档案归教务处管理，反映论著、科
5、研成果的档案归科研处管理，这种分散管理的现象势必导致档案利用不畅，制约了档案工作的正常开展。 （2）馆藏结构单一。学校档案的馆藏来源丰富，内容涉及学校建设的方方面面，种类繁多，它不仅包括人们熟知的文书档案、人事档案、财会档案、科技档案，而且包括音像档案、实物档案以及各种电子介质档案材料。在大多数高职院校中，普遍存在的现象是文书档案、财会档案居多，而反映办学规模、学科特点、自身优势、仪器设备、外事活动等内容的档案材料少之又少，馆藏内容和结构尚不能适应高校档案的发展需要。 （3）档案信息化发展迟缓。档案信息化，是提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段，它的发展程度直接反映了档案工作的发展水平
6、。虽然高职院校早已实现了办公自动化，建立了校园网络，但是档案工作与其他工作相比，具有明显滞后性。从目前情况看，高职院校档案部门仅仅局限于利用计算机技术完成档案材料的著录、查询、登统等基础性工作，而对于各类信息资源的存储、开发利用方面则涉足尚浅，不能真正实现资源共享。 2.升格后高职院校档案工作应采取的对策 2.1 健全工作机构，提供组织保障 档案机构和其它部门机构一样，是学校行政管理机构的一部分。教育部和国家档案局共同制定的高等学校档案管理办法明确规定，高校档案机构包括档案馆和综合档案室，未设立档案馆的高等学校应当设4立综合档案室。高职院校应加强对档案机构的重视，结合自身具体情况，设置与办学规
7、模相适应的档案管理机构，作为学院保存和提供利用档案的专门机构，全面履行档案管理职责。成立以院长为组长、各处室负责同志为成员的档案工作领导小组，对档案工作进行决策、监督、检查、调控。各相关处室要确定兼职档案人员，做好本处室档案材料的收集、整理及移交。只有建立起与学院整体发展相适应的档案工作机构和领导体制，才能从组织上保证档案工作的顺利进行，使档案工作持续、稳定的发展。 2.2 坚持以人为本，加强队伍建设 档案人员是直接从事档案管理工作的最基本群体，档案人员队伍素质的高低直接影响着档案工作的成败。因此，努力建成一支具有良好的政治业务素质、结构合理、相对稳定的档案人员队伍，是学校档案管理的目标。高职
8、院校应参照高校档案管理办法，合理配置档案工作人员，并尽可能地从各方面支持他们的工作，激发他们的工作动机。例如：鼓励外出进修培训，支持推荐学术成果，给予提拔重用机会等等。在档案管理中，只有打破传统的封闭管理意识，才能激发档案人员的工作热情，调动工作积极性。 2.3 做好基础工作，强化规范管理 （1）集中统一管理。集中统一管理，有利于档案的完整性、保密性和安全性，有利于档案信息资源的整体开发和利用。按照高校档案管理规定，各类档案材料都实行集中统一管理。这就要求校内各部门密切配合，对所管辖范围内的档案材料进行系统整理组卷，及时向档案部门移5交。学校综合档案室要下大力气搞好对各部门分散档案材料的调查和
9、预测，对各相关处室档案人员进行业务指导，提出切实可行的交接方案，把各类档案材料齐全、完整地接收，实行统一管理。 （2）注重日常资料的收集。资料收集是档案工作的基础任务，只有收集的资源齐全、完整，收集的范围大，服务的范围才能越大。档案人员要深入基层，了解具体情况，不仅把最能反映学校办学规模、专业特色、教学水平的档案材料完整地接收，而且加大对特色档案、专题档案、资料档案的收集。特别是把反映学校重要社会活动、优秀科研成果、辉煌发展成就等内容的照片、磁带、软盘、光盘等不同介质档案材料及时接收，妥善保管，以丰富馆藏。 （3）加快档案信息化建设。一方面加快复合型人才培养，使档案人员不仅掌握档案业务知识，而且能够熟谙计算机软件开发、网络管理、系统维护等各种现代化知识和技能。另一方面完善档案系统平台，拓展网上信息传输功能，实现资源共享。 参考文献： 1高等学校档案管理办法.中华人民共和国教育部令第 27 号.2008年 9 月 1 日实行 2李红冼.曹云仪.郑香珍.高校档案管理机构的现状与优化.档案天地.2005（4） 作者简介： 肖彦（1972-） ，女，籍贯河北丰宁，档案馆员、高级讲师，大学本科，主要从事档案管理及教学工作。 6（作者单位：承德护理职业学院；河北 承德 067000）
