1、高校行政秘书如何做好职业规划摘 要: 随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育行政管理模式也在不断革新，高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显，对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述，进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。 关键词： 高校 行政秘书 职业规划 随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越，高等教育规模不断扩大，高等教育行政管理模式也在不断革新。高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起着承上起下的作用。大部分高校过去
2、对这一岗位并没有明确的定性，甚至在某种意义上极易给教职工留下“行政秘书就是做杂务”的印象，加上部分行政秘书人员对自身职业的认知偏差，导致在某种程度上影响了这一岗位功能的发挥，如今许多高校对秘书工作越来越重视，高校秘书对自身的职业前景也有了新的要求。 一、高校行政秘书工作要求 （一）高校行政秘书工作内容 高校行政秘书的工作是什么？在美国专业秘书工作职责说明中有这样一段文字：“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务，协调办公室工作，保证工作的有效性和提高工作效率。 ”1在高校行政部门，秘书的工作主要概括为以下四个方面。 1.处理本部门各类日常行政事务。 高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员
3、工，日常行政工作繁杂，行政秘书每天需要处理大量的事务性工作，如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用，等等2 。 2.承上启下、做好沟通与协调工作。 高校行政秘书做好此项工作，包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达，做好内部交流与沟通，同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作，做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。 3.部门行政领导及院系行政管理层的参谋与助手。 高校行政秘书当好参谋与助手，就是要发挥自身岗位
4、的能动性，为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带，最能直接获得群众意见和民意调查数据，还能了解政策和上级精神的执行反馈情况，行政秘书将这些信息收集整理，并充分发挥自己的能动性，帮助领导做好信息的分类和提炼工作，以辅助管理层作出决策。 4.承担行政管理层临时交代的工作，处理突发性事件。 高校类似于一个浓缩的社会，在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如，教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理，等等。 高校行政事务看似小事，实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责，认真对待每一件事，不断地通过实
5、践锻炼强化完善自己的本职工作。 （二）高校行政秘书工作素质要求 由于行政秘书工作具有很强的综合性，这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。 1.树立坚定的思想政治理论素质。 高校行政管理工作具有明确的政治方向性，必须贯彻党的路线、方针、政策，必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管理层服务，行政秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、 “三个代表”重要思想和科学发展观理论，了解国家政治活动、掌握高校工作动态，学习和研究有关领导的讲话及文章。只有这样，行政秘书人员才能有效地协助领导工作。 2.严格恪守职业道德素质。 高校行政秘书在高校行政管理中处于机要位置，往
6、往是重要政策文件的最早知情人，行政管理层重大决策的出谋献策者。同时，行政秘书又起着协调上级领导与广大群众师生关系的桥梁作用，是大量信息的收集整理者等，这些都要求行政秘书必须来格遵守秘书职业道德，包括保密原则、务实求真、谦虚严谨、诚恳友善、克己奉公、无私奉献，等等。3.不断扩充文化知识素质。 大多数情况下，行政秘书由于日常事务性工作繁杂，很少能抽出时间来扩充文化知识，自身的知识老化，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力，导致工作能力受限，难以为行政管理层领导和广大师生提供高质量的建议和服务。由于高校行政管理的综合性，行政秘书需要不断扩充教育学、管理学、心理学、秘书学等方面的基础知识，同时还要根据当
7、今信息时代的快速发展要求，不断提高信息科学知识、档案管理知识等。 4.努力提高专业技术素质。 高校行政秘书工作是一项综合性很强的工作，行政秘书需要在工作各方面不断提高专业技术素质，以切实提高自身的工作质量和工作效率。包括语言文字能力、沟通协调能力、现代社交能力、信息调查统计能力、概括分析能力、观察思考能力、创新思维能力及解决问题的执行能力等。5.具备健康的心理品质素质。 高校行政秘书工作服务接触面广、工作内容琐碎繁杂，这就要求行政秘书必须具备健康的心理品质。包括建立和谐的人际关系、保持乐观热情的工作态度、有效地应对各种压力、客观的自我认知评价及务实创新的思维能力等。 二、高校行政秘书角色定位的
8、常见问题 （一）行政秘书的职业认知偏差问题 高校行政事务量大琐碎，且突出其服务性，工作内容涉及到会务文书、人事考勤、教务安排，以及其它日常的工作杂务，等等。这种事务性和重复性强的工作特点很容易使行政秘书人员迷失自我，再加上人们对高校行政秘书的职业地位及行政秘书工作价值习惯性的藐视和低估，这种氛围易使行政秘书产生自卑心理，认为自己没有价值，不受人尊重。通常这种情况下，行政秘书缺乏明确的职业发展方向引导，容易导致其工作中没有发展动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感，继而对自己的职业产生认知偏差，否认自己职业的价值，导致职业认同感低、自我价值感低等问题。 （二）行政秘书工作责任与其成就感产生的冲突
9、高校行政秘书要全方位地为行政管理层领导提供信息的收集、决策参谋等辅助工作，如果提供的数据、信息不准确，不客观就会导致最终的决策失误。强大的压力和责任，工作稍有疏忽，行政秘书的自信心就会大受打击。同时烦琐的工作挤占了行政秘书大量的时间，导致行政秘书很少有时间学习，很少有时间顾及自己的科研和专业，要想取得一定的成就，就显得比较艰难。 这种长期承担强大压力和难于取得成就的工作性质，极易导致行政秘书心理冲突的产生。 （三）政策执行与人际关系的冲突问题 高校行政秘书的工作性质要求他们必须处理和协调好各种关系，包括校内领导层与基层人员的关系，行政与教学的关系，师生之间的关系，等等。同时，行政秘书与校内外同
10、事师生间的良好人际关系也有助于提高工作效率的工作执行力。 然而，行政秘书同时又是领导指示与政策执行的传达执行者，若某些政策措施要触犯少数人的利益，可能导致行政秘书和谐人际关系期望的冲突。 三、高校行政秘书如何做好职业规划 “不想当元帅的士兵不是好士兵” 。高校行政秘书如何正确规划自己的秘书职业生涯，提升自己的专业素质或行政管理层级。对于初入职的行政秘书，或者入行多年但始终“原地踏步”的行政秘书，这都是需要认真思考的问题。 （一）何谓职业规划 职业规划是指个人和组织相结合，在对一个人职业生涯的主客观条件进行测定、分析、总结研究的基础上，对自己的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分
11、析与权衡，结合时代特点，根据自己的职业倾向，确定其最佳的职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。 3一份完整有效的职业规划应包括以下五个环节： 1.自我评价。即要弄清我是谁，我想做什么，我能做什么。 2.职业环境分析。包括对社会政治环境、经济环境和组织环境的分析。 3.职业生涯目标的确定。这是关键之步，通常目标可分为短期目标、中期目标和长远目标。 4.实施策略与措施。制定实现目标的具体行动方案，并进一步落实行动方案。 5.反馈调整。职业规划要在实践中去检验是否切实有效，通过问题反馈，不断作出调整。 （二）高校行政秘书的职业规划 每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制定自已的
12、职业规划，高校行政秘书也一样。高校行政秘书该如何做好职业规划呢？ 首先，高校行政秘书要有正确的自我认知。自我认知包括自己的心理生理认知、家庭认知、人脉认知等，并确定自己的兴趣专长，现有的技能和条件，甚至人生价值。 其次，高校行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况，并清楚自己所在高校的历史情况和发展情况等。结合环境的特点、组织内部晋升和发展的途径，分析自己现有的水平，以便为下一步评估确定一个可行性的发展目标做好准备。 再次，确定职业目标是高校行政秘书职业规划的关键之步。职业目标包括短期目标、中期目标和长期目标。短期目标一般为一年内可以完成的，中期目标期限为三至五年内完成的，长期目标是五年
13、以上的，甚至是人生目标。这些目标是需要行政秘书克服困难，经过短期培训或是长期刻苦专业学习，不断提升自己的业务水平循序渐进完成的。短期目标的完成有利于行政秘书树立中期目标和长期目标完成的信心，长期目标的制定也有利于高校行政秘书有序地制定短期或中期目标，保证自身职业发展目标的完整统一性。同时，高校行政秘书切记，目标的制定一定要切合自身的各方面条件，不能好高骛远，不能不切实际。 最后，高校行政秘书要有具体的行动措施来保证职业目标的实现，包括自己的职业规划发展路线、教育培训安排、时间计划等。为了适应瞬息万变的环境，特别是当代社会的信息化进程，高校行政秘书还要时不时检验自己的职业规划效果如何，及时发现职
14、业规划各个环节出现的问题，找出相应的对策，对规划进行调整与完善。 总之，一份成功的职业规划有利于消除高校行政秘书人员失落、迷茫、自卑、焦虑的心理，有助于高校行政秘书人员合理安排自己的职业进程，实现自己的人生价值。 参考文献： 1侯典牧.秘书心理学.中国劳动社会保障出版社，2005.1， （第1 版）. 2邰红霞.高校教学单位行政秘书岗位职责初探.科技信息，2010， （10）. 3郭蓉.职业生涯规划.国家行政学院出版社，2009.6， （第 1 版）. 4马隽.试论现代秘书素质J.陕西广播电视大学学报，2009， （02）. 5单坚.高校行政管理人员职业倦怠现象的探讨J.文教资料，2008， （10 中旬刊）. 6王姝，张波.高校行政秘书职业发展困惑分析J.办公室业务，2008， （03）. 7田鲁露.论秘书职业生涯规划的“三期六步”.大众商务，2009， （10）. 8储爱霞.高校行政秘书工作探讨.管理观察，2008， （18）.
