1、系办办公自动化系统的设计与实现摘 要 随着计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的超速发展，带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸， “信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。因此，无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位，如果要在未来的社会中获得发展，掌握信息技术已变成一个基本要素。 当前，许多学校计算机的普及率正在不断的提高，在一定程度上提高了各部门的办公效率。随着校园计算机网络的建立，其日常的业务、公文管理等信息量不断膨胀，低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐，依靠人工手段及时对大量的信息进行收集、整理和分析是难以做到的，只有改革传统的办公方式，充分利用先进的办公技术，逐步实
2、现信息管理现代化，才能提高办公效率以适应形势的发展，为信息的上传、下达提供极为生动的通信方式。 本文设计的信息管理平台，主要实现以下功能：1信息管理 2邮件管理 3学生管理 4教师管理 5会议管理 6.通讯录 7.时间提醒等七个模块。此平台的搭建能够为较好的提高高校教学单位日常的行政办公效率，具有一定的实用性。 关键词：自动化；C/S；办公自动化；信息管理现代化；办公效率 3 系统设计分析 3.1 办公自动化的概念 办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用 Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作
3、；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企事业单位的管理和决策提供科学的依据。一个企事业单位实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理的标准。 虽然诸如 Lotus 1-2-3 和 MS Office 系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至
4、于工作时间都不一样的一群工作人员。 办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。 办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的 Intranet 网络可以和 Internet 相联。一方面，企业的员工可以在 Internet 上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过 Internet 访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息，从而起到宣传介绍
5、的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet 网络联接到 Internet 上，所以这种网上交流的潜力是非常巨大的。 3.2 需求分析 对一个软件项目而言，在目标确定后，完善的需求分析对软件开发的成功是极为重要的。本系统采用面向对象的思想来完成对问题空间和用户功能需求的“理解” 、 “表达”和“验证”工作，以问题空间的对象为主体和线索来把握和描述用户的功能需求，将属性和方法作为一个整体来处理。 需求分析阶段的第一项工作是理解和表达用户的需求，明确未来软件“做什么” ，包括详细定义未来软件的功能、性能、外部接口、有关属性、设计限制和数据库需求过程，并确认支持性的硬件、
6、软件环境和辅助软件。第二项工作是使用自顶向下逐层分解的系统分析方法，把整个软件分解成若干个子系统或软件成分，把整个软件的外部需求，分别赋予软件的各个功能成分，详尽的定义每个成分的外部功能，并严格标定它们之间的接口。编写软件“需求分析说明”是第三项工作。目标是提供一个用户和开发者对未来软件的共同理解，即明确定义未来软件的需求，系统的构成及有关接口，需求分析相当于用户和开发者之间的连通桥梁。3.2.1 办公工作模型分析通过考察某校的办公工作环境，可以得出如图 3-1 所示的办公工作模型。领导是办公工作中的核心，是企业或机关的“大脑” 。各职能部门需要把有关本部门的信息加以提炼，以表格或图表的形式报送给领导，以便于领导及时掌握本单位的全面情况；领导对这些信息进行分析、预测，做出决策后，将决策传递给各职能部门。
