1、浅谈从优秀到卓越一个秘书的成长历程【论文关键词】秘书工作 领导关系 向上管理 【论文摘要】本文以笔者个人经历为基础，以秘书与领导的关系变化为主线，提出了秘书如何成长。如何成为优秀，如何走向卓越的问题，并给出了建议。 回首自己过去的几年工作经历，实现了从一个职场“菜鸟”秘书到行政副总的转变，虽然算不上什么骄人成绩，但毕竟都是自己一步一个脚印努力而来。特别是在秘书这个岗位上自己不仅学到了很多知识与技能，而且有很多感触与感悟。 初入职场的秘书基本都是从“端茶倒水” 、 “接来送去”这些基本功练起，起点基本相同，但各个秘书的职业生涯却千差万别，这里面尽管有环境等因素的影响，但笔者认为造成这种现象最主要
2、的因素是各个秘书与其领导之间关系的不同，事实上秘书的每一步成长都有其领导的因素在里面，特别是和领导关系变化的这一关键因素。 一、熟悉环境了解领导 初入职场的年轻秘书大多是怀着忐忑与憧憬的矛盾心情上阵，这时的领导对新来的秘书并没有太大的把握双方需要一个磨合的过程，而磨合成败的标志就是秘书与领导能否有效建立起信任关系。作为秘书这时关键是要尽快的熟悉环境、了解领导。需要熟悉环境方面的主要内容包括：企业所处行业的前景与发展阶段、影响企业发展的主要法律法规及政策、企业的发展战略与年度规划、企业的机构设置与职能、企业制度与企业文华、部门的同事、个人的岗位职责等。获得行业信息主要可以通过权威报刊、网络等查询
3、，获得公司内部信息可以查阅公司相关档案与文件。熟悉环境是秘书融入公司和了解领导的基础，因为领导也处在这个环境当中，这个环境对他同样有很大的影响。而任何一个领导。他的气质、性格、习惯、喜好、能力、教育及成长背景都有很多独特之处，对工作都会有很多不同的要求，作为秘书就要迅速了解并在实践中向他期望的方向体现出来。比如笔者的领导经常到全国各地不同的城市出差，开始笔者预定的酒店虽然交通便利、环境一流但领导经常还是不满意，后来笔者了解到领导对酒店房间卫生间的质量要求非常高，他将卫生间的舒适度与人性化作为衡量酒店好坏的重要标准因此笔者后来再给领导预定酒店时就会增加了解酒店房间卫生间设计与配置一项。如果领导比
4、较重视的一些问题秘书一直无法达到领导的要求，领导就会渐渐丧失对秘书的耐心和信任。 秘书赢取领导的信任需要一个过程。在这个过程中有效的熟悉环境和了解领导是关键。秘书应该通过对环境的把握与对领导的了解逐步取得领导的信任。秘书与领导只有建立起了信任关系，这个秘书才有可能进一步发展。 二、建立优势良性互补 秘书初步取得领导信任仅是有了一个良好的开端。秘书要真正起到“参谋”与“助手”的作用路还很长。秘书应该清醒的认识到自己和领导的目标是一致的，统一于同一事业的决策活动之中，差异仅在于领导起主导作用，自己起辅助作用。这就要求秘书为了实现与领导的共同目标，完成领导交办的工作，分担领导的责任。因此，秘书要迅速
5、提高自己的综合能力，主要包括公文写作与处理能力，办事、办会能力。接待应酬能力，沟通、聆听、领悟能力，组织、协调能力，信息收集、分析、整合能力，以及应对突发事件的快速应变能力。提高上述能力的过程中，秘书要分析判断领导岗位所需要的知识与技能分析判断领导的知识背景、知识结构，找出领导的优势与劣势。在领导优势领域秘书仅需要适当学习掌握，达到领导的基本要求即可秘书不足的地方领导会加以指导，对共同目标的实现不会造成什么影响。但领导工作上有强烈需求而领导本人在该方面又有劣势的领域，秘书则需要强化学习、重点钻研，并形成自己的优势，以弥补领导的不足，以确保共同目标的实现。秘书千万不可为了获得领导的一时表扬，在领
6、导的优势领域费心费力的重点发展，而出现领导与秘书有共同的认知盲区或技能弱点。笔者的企业在发展过程中，笔者的领导负责落实收购另外一家企业，尽管聘请了法律顾问、财务顾问，但因是企业第一次实施收购，领导对收购涉及的法律法规、相关程序与要点等亦不十分清楚，压力仍很大，加上他工作任务繁重，没有太多的时间去仔细研究分析，笔者就在那段时间内，花费了大量的精力收集、学习、分析企业兼并收购的各方面资料，给领导提出了很多有益的意见和建议，有效的协助领导顺利的完成了此次收购。在后来实施的其他收购计划中笔者就能在其中扮演更为重要的角色。 秘书只有在具有较强综合能力的基础上并在领导劣势领域建立自己的优势，以领导为主，和
7、领导建立起良性互补关系。此时秘书与领导为实现共同目标而各有所长的能力搭配可谓“同而不和” 这样秘书才能真正起到“参谋”与“助手”的作用，此时的秘书可以称得上优秀了。三、加强沟通向上管理 一个优秀的秘书如何更进一步，成功实现从优秀走向卓越?这个问题也困扰了很多优秀秘书。笔者认为，实现这一步关键是秘书需要加强和领导的有效沟通，在领导对秘书向下管理的同时，秘书对领导进行适当的向上管理。向上管理是指从战略上配合领导的作风和预定的目标，并将其与自身的作风和目标融合起来。从而能够让自己有所作为并实现个人的职业目标。秘书对领导向上管理的一个主要且是通过建立有效的沟通渠道。让领导理解秘书的立场与想法，同时也促
8、使秘书接受领导的观点。在这方面笔者的体会是，成功的向上管理的首先需要一个畅通的沟通渠道。秘书与领导之间在工作内外要培养有非常多的共同语言，这对于建立畅通的沟通渠道大有裨益。共同的语言，共同的经历，共同的情感，就意味着有共同走向成功的可能。其次要求秘书不仅需要对领导的客观情况非常了解。而且需要对领导的思维方式、沟通方式、决策方式非常了解。秘书要将个人的目标融入到领导的目标当中去要站着领导的角度与高度上思维、分析、判断问题。在合适的时间、合适的场合用领导擅长的沟通方式阐述自己的观点与想法，以取得向上管理的成功。通过向上管理向领导展现自己的思维、分析、判断、策划等多方面的能力以获得领导更多的认可与支
9、持。同时，对于自己向上管理过程中暴露出的不足领导可以更加有的放矢的给予指正。通过向上管理的成功实施秘书可以有效促进自己职业能力的提高与职业生涯的转变。在向上管理过程中有二点非常忌讳。一是秘书带有投机取巧、不当得利的个人利益因素在里面，这种现象的出现不仅违背了向上管理的初衷，而且辜负了领导对秘书的信任，在双方关系上很容易造成不可修复的伤痕。二是向上管理失败时，秘书不可孤芳自赏、消极抵触，更不可一意孤行公开领导与自己的不同观点，造成公开的矛盾，这些是秘书尚不成熟、不堪重用的表现，对秘书职业生涯的发展非常不利。 一个能和领导有效沟通成功进行向上管理的秘书此时秘书与领导的关系在良性互补的基础上已经融入了同事、师生、诤友、亲人等诸多关系因素。此时，可谓秘书已从优秀走向了卓越，将很快迎来职业生涯发展的重大飞跃。 职场的成功。有赖于你跟领导的合作。拿破仑希尔也说：“大多数领导者是以跟随者的身份开始职业生涯的，他们成为杰出领导者的原因是他们最初都是聪明的跟随者。 ”一个秘书若想在其职业生涯上有较好的发展，就应该做一个聪明的跟随者上演着从入门到优秀，从优秀到卓越的成长历程。
