1、目 录第一章 会计电算化的现实意义和历史意义 11.1 会 计 电 算 化 是 时 代 发 展 的 要 求11.2 会 计 电 算 化 反 映 的 问 题 21.3 电 算 会 计 如 何 搞 好 会 计 核 算 2第二章 会计电算化条件下会计工作岗位的设置及职责32.1 系 统 设 计 员 的 职 责 32.2 系 统 管 理 员 的 职 责 32.3 系 统 操 作 员 的 职 责 42.4 数 据 审 核 员 的 职 责 4第三章 会计电算化需要注意的问题 43.1 在 项 目 的 具 体 实 施 工 作 之 前 ， 单 位 的 会 计 电 算 化 实 施 项 目 的 主 管 人 员 应
2、 该 与 电 算 化 软 件 公司 的 实 施 人 员 做 好 沟 通 、 协 商 的 工 作 43.2 单 位 在 选 择 会 计 核 算 程 序 、 方 法 、 规 则 时 ， 应 充 分 考 虑 电 脑 处 理 会 计 信 息 快 速 、 准 确 的 特点 53.3 科 目 设 置 中 应 注 意 的 问 题 53.4 初 始 数 据 的 录 入 工 作 中 应 注 意 的 问 题 63.5 报 表 初 始 化 的 过 程 中 应 注 意 的 问 题 6第四章 浅谈会计电算化实施的几项基本原则 74.1 我 国 会 计 电 算 化 现 状 及 发 展 趋 势 74.2 我 国 审 计 目
3、 前 所 面 临 的 挑 战 74.3 我 国 审 计 界 面 对 挑 战 采 取 的 措 施 9结论 10致谢 10参考文献 1- 1 -分析探讨会计电算化的发展摘要 目前，许多企业已初步实现了财务会计电算化，这种会计电算化系统基本上只能提供原来由手工会计提供的一些传统会计报告，不能为现代企业经营控制和管理决策及时地提供有用的可靠信息，于是造成了我国企业会计电算化效率低下、效果不显著的普遍现象，也是会计界和会计软件开发商应当着手解决的紧迫问题。解决这一问题的基本途径是完善会计电算化系统功能。关键词：会计 电算化 意义 发展 初始化 原则引 言随着知识经济时代的到来，对很多学科产生了深刻的影响
4、，审计也不例外。知识经济对审计的挑战主要表现为实行会计电算化后对审计带来的挑战。现就我国会计电算化现状、发展趋势及审计所面临的挑战作以下简要探讨。第一章 会计电算化的现实意义和历史意义1.1 会计电算化是时代发展的要求1.1.1 减轻会计人员的工作强度,提高会计工作效率，实现会计电算化后,只要将原始凭证和记账凭证输入了计算机,大量的数据计算、分类、归集、存储、分析等工作,都可由计算机自动完成;因而大大提高会计工作效率,使会计信息的提供更加及时。1.1.2 由于在电子计算机应用中,对会计数据来源提出了一系列规范要求,而且数据在处理过程中能始终得到控制,在很大程度上解决了手工操作中的不规范、不统一
5、、易出错、易遗漏等问题,可以使会计工作的质量得到进一步保证。1.1.3 会计电算化后,会计工作的效率提高,会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理,从而促进了会计工作职能的转变,使会计在经营管下提高经济效益中发挥出更大的作用。1.1.4 会计电算化的开展,一方面要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识,以便适应工作要求并争取主动;另一方面,由于许多工作是由计算机完成的,可以提供许多学习新知识的时间,可以使会计人员有接受脱产专业培训的机会。因此,必然逐步提高整体会计队伍的业务素质。- 2 -1.1.5 会计电算化以后,为企业管理手段现代化奠定了重要基础,可以带动或加速企业管理现代化的实
6、现。1.1.6 会计电算化不仅仅是会计核算手段或会计信息处理操作技术的变革,而且必将对会计核算的方式、程序、内容、方法以及会计理论的研究等产生影响;从而促进会计自身不断发展。1.2 会计电算化反映的问题1.2.1 高素质核算人员缺乏会计核算模式的改变，使会计核算作业集中到后台的核算中心统一处理，核算业务范围变大，达到专业核算水平的人员配备明显不足。另一方面，部分由会计人员转变的核算人员，由于其在业务处理层面或工作范围的限制，较多的核算人员往往只偏重一方面的业务（如对公、对私） ，综合素质不高，在后台大核算的模式下，对各类综合性业务的核算作业容易形成核算空白点。1.2.2 会计核算作业方式落后
7、计算机会计核算降低了人工核算的工作强度，提高了整体的核算效率，但由于集中核算，部分系统无法自动处理，需人工核算的工作量还是较大。而传统的核算作业采取交易机构或核算机构为单位的平面核算方式，尚不能依据核算事项风险程度或业务条线进行分类的纵向专业核算，不同业务能力的核算人员核算相同的业务，缺乏专业化分工。在这种核算业务综合性、复杂性很强的集中作业模式下，原有的平面核算方式对会计核算、核算人员的业务素质要求很高，每个核算员需要掌握和熟悉信用卡、储蓄到信贷业务各经营政策制度，工作难度很大。因核算人员不熟悉业务而查阅相关的制度文件会耗费大量的时间，甚至可能因忙于应付工作量，忽视对表面现象深层次的分析。所
8、以，这种基于分散机构的平面核算方式的核算作业效率非常低下，核算员只忙于完成每天核算作业量指标，容易忽视对核算事项的深度、细致分析，更多地停留在纠错层面。1.2.3 核算作业不够精细化 尽管各企业会计核算业务的主要核算内容已经统一，但核算作业的核算步骤、审核要点、判断尺度、整改要求等仍需要进一步明确与统一。核算人员大多凭借经验和能力，识别和判断核算事项，操作判断尺度不一，且人员水平参差不齐，容易出现遗漏、疏忽，影响了核算质量和效率。另一方面，标准缺乏精细化也造成对核算人员的作业质量无法进行合理评价监督，不利于核算责任的认定。再一方面，标准缺乏精细化增加了核算人员岗位轮换的适应时间和工作难度，增加
9、了核算中心支付培训的成本。1.2.4 核算风险预警机制缺乏 首先，我国企业在基于数据挖掘的会计核算系统风险预警方面仍处于原始的数据处理阶段，部分预警模型设置条件单一，易产生海量信息，并不具有实际的可操作性，或者筛选条件过高，条件- 3 -组合不合理，漏掉真正的风险事件。其次，预警模型设置风险覆盖面较窄，尚局限在账务性业务，且没有将各项业务前后关联，缺乏对业务事项的整体监督。第三，部分业务信息缺乏趋势分析，对发现的问题在一段时间内的频率、方向和周期性等缺乏规律的研究，影响了核算系统的风险发现能力。1.2.5 系统功能发挥不够 会计核算系统在会计管理中具有重要的管理决策作用，让不同层次、不同部门、
10、不同司职的管理人员、业务人员和技术人员了解业务运行的状况，跟踪业务发展的动态，发现问题的存在，分析问题的成因，做出相应的决策。目前，核算工作重点更多地集中在核算作业，偏重于对核算问题的简单反映，面面俱到，但对问题产生的深层次原因、基本动因、隐含的风险点、风险源缺乏深度分析，重点不突出，缺乏针对性的风险防控建议，风险揭示能力有待提升。以上问题的存在不仅限制了企业会计业务的正常发展，而且使会计工作面临着较大的经营风险。因此，我们迫切需要加强核算工作，强化核算监督，提高核算作业效率，以更好地完善和规范企业的经营管理和各项业务操作，提高企业会计内部控制水平。1.3 电算会计如何搞好会计核算1.3.1
11、通过不同形式提高核算人员的综合素质。一是采取实地跟班学习方式，派驻核算人员到基层网点强化学习综合业务系统各项业务操作规程，提高综合业务系统业务水平；二是组织各种专项检查，抽调核算人员采取实地检查，提高核算人员实际工作能力和检查水平；三是聘请专业老师传授系统的核算审计专业理论，以切实提高核算人员的专业知识；四是加强金融法律法规知识和业务技能学习，提高核算人员依法监督和发现、处理问题的能力，以适应新形势下核算工作的需要。1.3.2 整合核算各方面专业人才，组建核算风险分析专家团队。整合核算人才就是通过了解核算人员情况，了解每位核算员特点，将掌握某一方面业务专业知识，或有丰富经验的核算人员合理搭配，
12、取长补短，集思广益，组成一个专家团队，避免出现核算空白点。专家团队可以按业务条线、跨层级的研究分析和优化调整风险预警模型、参数，分析一定时期内操作风险的特点、趋势，指导核算作业，最终达到汇聚核算专家、业务人员的经验和智慧，调整、完善作业流程，持续跟综、优化风险预警模型，不断提升风险揭示能力的目的。1.3.3 推行分类作业 改变现有平面核算的作业方式，将核算任务管理从按网点分配的单维方式向按业务条线、交易内容、风险等级等因素分配的多维方式转变，将核算任务按内容、按复杂程度划分为多类，实施分类作业。不同业务能力的人员承担不同内容等级的业务。比如：一般核算事务，由普通的核算人员承- 4 -担，主要是
13、审核业务处理较为复杂，风险程度一般，需要凭借一定的专业知识、经验和动态信息资料分析判断的内容。高级核算事务，由经验丰富的核算专家承担，主要是核对交易的关联程度和风险程度都较高，业务操作复杂，不易通过人工直接审核的业务或交易事项。为降低核算岗位对人员的要求，对于划分出的一般规范性核算甚至可考虑将按照核算要素拆分动作，每个人仅负责一种业务的单个要素核算，多人流水作业，组合成一项业务的完整核算，以达到降低核算难度和作业成本，提高核算效率的目的。1.3.4 提高核算质量 通过结合各项业务的制度规定，制定标准化的核算作业手册，明确核算基本步骤、基本审核要点、审核标准、核算方式、风险分析、整改要求等内容，
14、减少核算作业的人为差异，提升整体核算质量。当核算标准建立完善后，我们应以核算标准为依托，建立核算质量监督检查机制，落实工作责任。比如：按照一定量的核算人员合理设立专门的质量检查岗位，配备质量监督人员，按照核算作业标准的完成情况，逐项对核算人员的作业状况进行质量检验与评价。1.3.5 运用先进的数据挖掘技术 在我国企业会计业务管理中，数据挖掘的应用还是一个空白，远不及在市场营销和信用评级中的应用。我们应组织专家团队，充分研究并运用先进的数据挖掘技术和统计分析方法。1.3.6 实行核算分类管理 在提升核算作业效率，有效发现问题的基础上，最大化降低因核算结果对工作的影响，核算中心可以根据问题性质、产
15、生原因、风险程度，核算发现问题划分为一般规范类、风险差错类两大类问题，两类问题采取不同的信息发布、督促整改和风险提示的方式。比如：对因操作人员技能水平或责任心等原因造成的一些规范性差错，一般不会造成风险或引发案件的一般规范类问题，可以按网点、性质归类整理，按月定期通报，以揭示产生原因，提示管理与整改要求。第二章 会计电算化条件下会计工作岗位的设置及职责2.1 系统设计员的职责2.1.1 根据会计制度和核算要求开发会计电算化系统。2.1.2 经济政策和企业微观管理的需要,不断修正和完善会计电算化系统整体功能。2.1.3 负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。2.1.4 及时解决软件在运行中
16、所发生的技术问题。2.1.5 为保证本单位经济秘密和保证会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。2.2 系统管理员的职责2.2.1 在会计电算化软件的运行阶段,设置- 5 -本岗位权限范围内的操作口令并进行财会分工,对有关人员的操作权限进行设置和调整,负责日常的维护和管理,监督并保证本系统的正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,并组织有关人员快速恢复正常运行。2.2.2 帮助系统操作熟练掌握操作技能。2.2.3 负责计算输出的账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。2.2.4 检查各操作员操作的日志记载情况,对计算机开机、关机和运行情况进行检查,防止非法调用和操作
17、。2.2.5 负责本系统各有关资源的调用、修改和更新的审批手续。2.2.6 完善企业现有管理制度,并制定岗位责任与经济责任考核制度。2.2.7 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。2.3 系统操作员的职责2.3.1 负责将经过审核的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机,对于未经审核的会计凭证不得录入计算机。2.3.2 数据输出完毕,应进行自检核对工作,核对无误后脚数据审核员复核。2.3.3 根据数据审核员核实过的会计数据进行记账,并打印出有关的账表。2.3.4 每天数据操作结束后,应及时做好数据备份工作。2.3.5 注意安全保密,各自的
18、操作口令不得随意泄露,备份数据应妥善保管。2.3.6 严格按照系统操作说明进行操作。2.3.7 操作过程中发现问题,应记录故障情况并及时向系统管理员报告。2.4 数据审核员的职责2.4.1 根据会计制度的要求,数据审核员负责审核原始凭证和记账凭证及输出的会计数据、账表的正确性。2.4.2 对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还经各有关人员更正后,再进行审核。2.4.3 对不符合要求的凭证和账表不予签章确认。2.4.4 为保守本单位经济秘密和会计数据的安全,不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。2.4.5 各单位在实施会计电算化过程中,可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要
19、,合理设置会计电算化岗位并明确各岗位的职责,以促进会计电算化事业的进一步发展。- 6 -第三章 会计电算化需要注意的问题3.1 在项目的具体实施工作之前，单位的会计电算化实施项目的主管人员应该与电算化软件公司的实施人员做好沟通、协商的工作3.1.1 在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在很大程度上影响其后的核算工作。不论是从手工核算过渡到电算化处理还是更换会计电算化软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本单位要 采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入
20、电脑，使会计软件能适应本单位的核算、管理需要。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目的设置、报表定义等方面需要注意的问题进行讨论。3.1.2 单位的会计主管人员对于本单位的会计管理工作比较熟悉，清楚实施会计电算化项目要实现哪些功能，达到何种管理的目的。但是，处于项目实施阶段时，单位的会计主管人员对于电算化软件如何实现某项具体的功能，如何才能达到自己需要的管理目标，还处于摸索的阶段。软件公司的项目实施人员对于自己公司的软件的具体功能，功能之间的细小的差别设置了如指掌。但是，对于实施单位的具体业务却不太熟悉，不清楚实施单位需要实现哪些具体的管理目标，哪些功能对单位的会计核算重要，哪些功能对该
21、单位的会计核算无足轻重，单位要实现功能是否具备了客观的条件。因此，在项目的具体实施之前，单位的会计主管人员应该与软件公司的实施人员做好交流沟通工作，对软件的具体功能和单位的具体管理核算目标进行讨论，将二者之间协调起来，以避免在具体的实施工作中产生不必要的误会，并且制定出标准化的方案，标准化方案的制定应该做到尽量的细致、明确。在制定标准化的方案中还要注意满足单位现有的客观条件，既要避免那种没有实现条件的功能，又要为实施单位的进一步会计核算管理发展的需要留有一定的空间。3.2 单位在选择会计核算程序、方法、规则时，应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点3.2.1企业会计准则和各行业会计制度确定
22、了很多核算程序、方法，单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点，且能相互补充。在手工核算方式下，我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处- 7 -理会计数据，就可以不考虑计算的复杂性，只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用，它的突出特点是计算复杂但是其结果很准确；再如存货收发计价中的个别确认法，它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以代数法、个别确认法等应在会计电算化中广泛采用。然而，在会计实务中，初始化的方法选用问题，往往由软件公司辅助完成，将本单位的现行会计核算模式照搬
23、到电算化中去，这样就无法充分发挥电脑处理信息快、准的优点。因此，我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。因此，在由手工账过渡到电算化的过程中，应该了解电算化的特点与优点，摒弃传统的一些会计核算方法，采用适合会计电算化，能够充分发挥电算化功能的会计核算方法。3.3 科目设置中应注意的问题3.3.1 科目的设置要规范。财政部已制定的各行业会计制度中都系统地给出了总账科目及少量二级科目的名称和科目编码。在设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定，设立明细科目编码除会计制度有规定的以外，应该按上级主管部门和本单位的管理要求设定，以保证科目代码的
24、规范系统性和统一性。尤其是集团公司，科目的名称、代码等一定要做到规范统一。3.3.2 科目的设置要简洁。在满足管理要求和适合计算机处理的前提下，力求代码简单明了、位数越短越好，既便于记忆又能提高录入凭证的速度，应当避免那些冗长而又无用的科目影响日常工作的效率。3.3.3 科目设置中应该考虑到业务的发展和会计核算的进步，注意科目的扩展性。会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建账实现，而重新建账将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，
25、例如，假设“应收账款”通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他二级科目也要使用三位或更长的科目编码先按客户所属地区分类，设置二级明细。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响。为了解决这一矛盾，像这样的科目在设置中便需要一些技巧，一般的会计软件会提供一定的辅助核算的功能，可以将这类科目的辅助核算的性质设置为“往来核算” ，将往来单位作为辅助核算的明细项进行核算，这样既减少了明细科目的设置，又增加
26、了往来核算的明晰性与灵活性。如果不想采用辅助核- 8 -算可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目，如“应收账款”总账科目下细科目，然后再按客户名称设置三级明细科目。3.4 初始数据的录入工作中应注意的问题3.4.1 完成科目设置的工作后，即可将各科目余额输入系统，根据系统启用的月份不同，原始数据的录入也有区别。账务系统在一月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是一月份的期初余额。3.4.2 如果账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和一月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于
27、会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。但是仅仅是录入各月份的发生额，再查询以前月份的账户的明细时，还是不能得到结果，为了解决这个问题可以采用两种方法：一种方法是如果单位的业务量小，凭证的数量较少，可以采取手工录入追加凭证的方法；另一种方法适用于更换财务软件的单位，与软件公司的人员协商，使用特定的软件，将过去使用的软件的数据转出来，再导入到新的软件系统中，这样做可能会存在一定的风险，丢失某些数据。总之，在会计年度中间实施会计电算化，数据的初始所涉及的问题较多，应尽量在会计年度的开始或者是结尾，来更换财务软件。3.4.3 初始余额发生额数据录入完成
28、以后，软件会自动地核对总账与明细账之间、借贷双方之间、总账与辅助核算之间的平衡关系，但是对这个步骤不要掉以轻心，急于进行日常的工作，应该将录入的数据与手工账之间进行仔细核对，确认二者之间无误后再进行日常的操作。原因是大多数软件在录入凭证后，初始的余额便无法改动，当使用一段时间后再发现初始的数据有错误，便没有办法改动，只能用调整凭证进行调整，或者是作废掉该账套重新再建立一账套，重新初始化。3.5 报表初始化的过程中应注意的问题3.5.1 会计报表是会计工作流程中的最后一个环节，在会计软件中通常都预置了通用的会计报表，但除通用会计报表外，单位一定还需要其他报表，这些报表是无法预置的，需要重新设定。
29、报表通常由表标题、表头、表体、表尾四部分组成，其中表体的设置是关键所在。表体中有两类数据，一类是固定的表项目，另一类是变动的数值性数据。数值性数据须设置取数公式，从账薄、其他报表中取来，随账薄中的数据变化而变化。但是取数公式的格式在不同的会计软件产品中各不相同，必须参考会计软件所属的用户操作手册。在定义报表的过程中，需要用到很多函数，财务人员一般不容易掌握。因此在初始化的过程中，这一项工作一般由软件公司的项目实施人员- 9 -与单位的财务人员来共同完成。定义完报表以后还应该注意报表的校验公式的定义，校验报表内部、报表之间的勾稽关系，避免出现一些低级的错误。3.5.2 需要注意的是，如果是集团公
30、司，集团内的各分公司向总公司提供的电子报表应严格符合集团公司所要求的格式，这样集团公司才能够进行合并、汇总工作。因此，为了做到严格的统一，像这一类的报表，集团公司应该首先定义出标准的报表，然后向分公司下发，分公司通过接收报表的方式，将标准化的报表接收到自己单位的账套中，而不应该由分公司自己定义这一类报表。3.5.3 与一般的报表相比较，现金流量表的制作相对困难了一些。对于现金流量表的具体制作，不同的软件提供了不同的方法，各种方法之间的差别也比较大，我们在这里简单地总结一下，大致可以分为两种方式：第一种是在制作凭证的同时将涉及现金流的分录，归纳到不同的现金流项目中去；另一种方法是事后调整，制作凭
31、证的时候不进行归类，等到会计期末，再由专门的制表人统一进行调整制作。这两种方式各有利弊，第一种方式直截了当，做完凭证后随时可以得到现金流量表，但是对于凭证的制作人员的要求较高，凭证制作人员应熟悉现金流量表的制作。第二种方式对于凭证制作人员的要求较低，但是将工作量积攒到会计期末，制表人员的工作量较大，修改相应凭证后，制表人还得重新进行调整。单位可以根据自己的实际情况来选择适合的方式。3.5.4 会计电算化的初始工作是一项技术性较强的，涉及方面较广泛的，内容较复杂的工作。只有在会计电算化的初始工作中注意上面所提到的问题，高质量地完成初始化工作，才能避免在今后的工作中走不必要的弯路，才能最大地发挥软件的功能。第四章 浅谈会计电算化实施的几项基本原则4.1 我国会计电算化现状及发展趋势。4.1.1 随着信息技术的发展，电算化会计系统已实现了从记账凭证到会计报表编制过程的自动化。目前市场上商品化会计软件大部分属于核算型会计软件，这类软件是以账务处理为核心，其主要功能包括凭证输入、形成总账及各种分类账、账表查询、输出财务报表及账本等。4.1.2 但现行的电算化会计系统是基于手工会计业务流程的会计系统，并存在诸多不足。因此，我们认为企业资源计划系统（Enterprise ResourcePlanning 简称 ERP 系统）将成为我国会计电算化的发展趋势。
