1、高职院校数字化档案室建设刍议随着计算机技术和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，高职院校档案工作面临前所未有的挑战和发展机遇。档案信息化是高职院校档案管理的必然趋势。目前，我校档案室正利用计算机辅助档案管理、建立各种数据库、与兄弟学校计算机网联网、登陆因特网等方式，逐步向数字化档案室转化，以达到档案资源共享的目的。 现结合我校的实际，就加强学校数字化档案室建设的内容谈几点认识。 一、建立学校档案室主页 随着计算机互联网用户不断增多，学校档案室应该建立档案室主页和自己的服务器，可以远距离、快速度、高质量地传递声像、图文和数据，发布档案信息，利用网络为用户查阅游览教育档案信息并为其服务。档案室主页
2、设计可突出学校特色，包括学校简介、高级专业人才简介、档案室全宗介绍、档案室信息服务内容、档案检索工具使用方法、档案管理工作制度、用户信箱，还可以向用户介绍档案室编研性信息及网络文章（在国家级、省部级期刊发表的学术论文）等。主页设计要生动形象，有美感，可连接到校园网，尽可能增加搜索引擎，供广大师生、领导与管理人员查阅，为教学、科研、党政管理工作服务，以便于利用者在网页上获得有价值的信息。 二、建立学生成绩档案数据库 随着对外开放的逐步扩大，档案工作的服务质量必须提高。可按学科、专业设置门类将所学课程科目输入计算机，然后将英文名称列其后与中文对应建库。利用者在查询时只需将学时、分数重新输入，便可打
3、印出所需份数，即可达到既方便使用又保护档案原件的目的。这项服务是学校档案利用工作的重点、热点，也是目前接待利用人次、查阅档案卷次最多的一项服务。 例如，我们学校建立了学生成绩档案数据库，为出国人员（如美国、加拿大、澳大利亚、新加坡等）提供中英文对照成绩单，包括专科及中专学生，使利用者在档案室就能把公证材料办理齐全完整，服务一步到位。在学生择业时都要到档案室索取成绩证明，档案室提供的原始凭证方便、快捷、高效，很受用户欢迎。 三、建立学生档案数据库 要将每届毕业生的姓名、性别、出生年月、民族、是否党团员、入学时间、来源、所学专业、毕业时间全部输入计算机建库。可进入学校信息网公开查询，以便跟踪毕业生
4、信息和学生质量培养，为教学评价、专业评估提供依据；也可成为校史参考资料，为研究专科教育奠定丰富的材料基础。我校建立了毕业生自然情况数据库，并连接到校园网，用户可以随时查阅。 四、建立科研成果数据库 科研项目科学管理，是学科科学技术研究工作中的重要组成部分，是维护学校经济利益和保护知识产权的一项重要内容。建立科研成果数据库，可使科研成果档案信息得到推广，可从应用市场中寻求科研成果的落脚点，进而以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。建立科研成果档案数据库，可将科研项目组织鉴定单位、鉴定时间、主要完成人、成果水平、获奖情况、技术内容简介、使用范围及经济效益与社会效益分析输入计算机，连接校园网，开辟科技成果转化的新天地。这不仅为学校科研成果的奖励提供了依据，而且对经济发展和医学科技创新日益显示出重要作用。 五、建立教师科技档案数据库 要建立教师科技档案数据库，将教师的生平传略、社会任职、主要业绩及贡献、教学科研获奖项目情况、发表的著作、论文、人才培养等情况输入计算机。教师档案库的建立对于教学、科研等方面有重要价值，我校教师科技档案数据库的建立对激励教师的荣誉感、使命感与责任感起到了积极作用。它是学校的无形资产，可提高学校的知名度，扩大学校的影响，弘扬主旋律。
