1、秘书学中的公共关系李婷兰州大学历史文化学院2006 级历史学类目 录摘要。 。2正文。 。3前言。 。3公关之写作艺术。 。4公关之语言艺术。 。6公关之社交礼仪。 。8公共关系危机管理。 。9小结。 。10致谢。 。10参考文献。 。11内容摘要【关键词】 秘书学 公共关系 写作艺术 语言艺术 社交礼仪 危机管理公共关系作为秘书学体系中、秘书从业人员的日常工作中，必不可少的一部分，有着至关重要的作用。在接下来对秘书学中的公共关系之写作艺术、语言艺术、社交礼仪、危机管理四方面的论述中，是我对于秘书学中的公共关系的理解。前 言何谓公共关系？秘书学中的公共关系又是如何？对于第一个问题，目前世界各国
2、对公共关系的定义达“400 多种” ，概括起来，有代表性的权威定义主要有：一一一 咨询说国际公共关系协会于 1987 年 8 月发表的墨西哥宣言：“公共关系是一门艺术 和社会科学，它分析趋势， 预测后果，向机构领导人提供意见，履行一系列有计划的行动，以服务于本机构和公众的共同利益。 ”一一一 管理说美国公共关系新闻杂志的定义是：“公共关系是一种管理职能，它评估公众的态度，检验个人或组织的政策、活动是否与公众的利益相一致，并负责设计与执行旨在争取公众理解与支持的计划。 ”一一一 传播说美国著名公关学者弗兰克杰夫金斯认为：“公共关系就是一个组织为了达到与他的公众之间相互了解的确定目标，而有计划地采
3、用一切向内和向外的传播沟通方式的总和。 ”一一一 传播管理说当代美国公共关系学术权威、马里兰大学的詹姆斯 格鲁尼格认为：“ 公共关系是一个 组织 与其相关公众之间 的传播管理” 。一一一 社会关系说美国普林斯顿大学蔡尔兹认为：“公共关系是我们所从事的各种活动、所发生的各种关系的通称，这些活动与关系都是公众性的，并且都有社会意义”。一一一 协调说中山大学王乐夫认为：“公共关系主要是协调组织与公众之间的社会关系”。一一一 形象说深圳大学熊源伟认为：“公共关系是社会组织为了塑造形象，通过传播、沟通手段来影响公众的科学与艺术。 ”一一一 现象描述说公共关系是一个人或一个组织为获取大众的信任与好感，借以
4、迎合大众的兴趣而调整其政策与服务方针的一种经常不断的工作。那么，何谓秘书学中的公共关系？下面，我将从四个方面阐述我所理解的秘书学中的公共关系。、 公关之写作艺术作为一名文秘人员，必备的素质之一就是过硬的写作功底。公关文书的写作作为秘书学中的公共关系必修课，其重要性是不必多说的，谙熟各类攻关文书的写作其实也是一门艺术。公关文书是公共关系工作的重要组成部分，是社会组织与公众信息沟通和情感交流不可缺少的传播载体之一。公关文书牵涉的面很广，是一个“跨国集团”。就文书的类别来看，无论是公务文书，还是私人文书，都与公关文书有联系；就文体而言，几乎所有的常用文体都牵涉到；从使用的范围看，公关活动的各个环节都
5、必须使用。公关文书种类很多，从组织内部来讲有请示、报告、通知、计划、决议、公约 、公函等公文类公共关系文件；有声明、广告、简报、新闻稿、调查报 告等说明类公共关系文书；还有贺信、请柬、名片等礼仪类公共关系文书。公共关系文书有以下特点：1. 传播的实用性2. 使用的广泛性3. 格式的规范性4. 法定的权威性5. 表达的艺术性这就要求我们在写作时必须遵守一定的原则：主题鲜明、结构紧凑、层次清楚、文字流畅等。首先，要准确、真实。关键要“ 立意”准确、鲜明，提倡什么，反对什么，说明什么观点，解决什么问题，都要十分明确。古人云：“ 意在笔先” ，“意 ”即主 题，是文章的灵魂，主体明确才能有目标地开展工
6、作。真实，主要指恰如其分，直接指其意，述其事，不允许任何的虚构和杜撰。其次，是要鲜明、及 时。公关文 书虽然大多属直接叙述性文章，但是，如果讲 究语言的表达方式，同样可以写的生动。公关文书大都用于交流传递信息，所以，及时就是生命，如果磨磨蹭蹭、拖拖拉拉， “构思十年”，就会失去它的功效。再次，是要简洁、清晰。公关文 书只有便于阅读和处理，才能提高办事效率，所以，写得 简洁、清晰非常重要。要写得简洁，首先要对所办的事的情况、存在的问题、采取的措施和步骤有一个清楚地分析和概括能力。在写作技巧上，公关文书都应开门见山，简明扼要。最后，公关文书要写得质朴、得体。公关文 书大都要在广大公众中传递，传递
7、面广。同时，从文 书上可以看出 这个组织的文化修养和知识水平，所以，无论 在用纸、 书写和外观设计 上，还是在传递的方式和时机选择上，都要严格把关，不可草率从事。内容和形式都必须美观、大方。公关文书涉及到的文种较多，而各类文种都有自己的格式，不能混淆，否则，就会贻笑大方。因此，文 书 的起草必须掌握各种文体的规定形式， 发出的文件必须符合本组织的地位和身份，落落大方，质朴得体。、 公关之语言艺术有人说：“眼睛可以容 纳 一个美丽的世界，而嘴巴则能描绘一个精彩的世界。 ”的确，精妙、高超的 语言艺术魅力非凡。世界上欧美等 发达国家把“舌头 、金钱、电脑”并列为三大法宝，口才被公认为现代领导人必备
8、素质之一，也是作为秘书工作者的必备素质之一。语言艺术是一门综合艺术，包含着丰富的内涵，公关语言艺术作为树立组织良好形象的手段之一，它应该在沟通中使对方感到满意和愉悦，从而形成一个良好的情感交流氛围，产生最佳的社会效应。这就要求秘书善于把握环境的特点、随机应变、熟练地驾驭语言，能畅通信息传播，调谐人际关系，影响公众态度，激发公众行为。公关语言艺术的基本原则是：1. 双向有效公关语言运用的目的在于沟通社会组织与公众的关系，在双方的相互适应中使组织求得更好的发展。因此，语言交流具有整体性和相互依存性。在沟通中，双方必须不断地进行自我调节与控制，也就是要各自作出宽容的姿态，才能使交流得以继续并形成双赢
9、。2. 切合语境所谓的切合语境，就是指公关语言的运用与所处的语言环境相切合、相适应 。构成 语言 环境的因素很多，它包括社会环境、自然环境、交际场合、沟通对象、交流双方的各种相关因素以及语言出现的起承转合。在公关语言传播中，沟通双方在语言的使用上，必须符合自己的身份地位，了解彼此的社会背景，文化传统及个人经历、性格等因素，否则就很 难达到公关语言艺术需要创造的一个良好的情感交流的氛围。3. 准确得体准确是语言表达中最基本的要求。语言媒介的作用就是真实、准确地表达公关组织要传播的信息，这就要求首先在语言运用的目的、意图、语言的整体风格、语言形式等方面进行选择和设计，使语言表达具有特指性、确切性和
10、鲜明性；其次要考虑到预定接受者的特点，尽可能减少信息损耗和误差。在语言运用当中要注意在使用基础上的平时语言风格、语言色彩的中性化倾向、话语表达上要恰如其分、在相互尊重的前提下典雅、庄重。语言表达要实事求是、谦恭有度，说话留有余地；适当运用模糊词语，多用陈述句和一般疑问句；再说话时语气上应少用或不用役使语气，尽量使用商洽语气等。4. 繁简适度5. 立诚可信、 公关之社交礼仪公关礼仪是指社会组织的公关人员和其他人员，在公务交往中为了塑造个人和组织的良好形象所遵循的尊重他人、讲究礼节、注重仪表仪式的规范和程序。公关礼仪是文秘人员素质水平、文明程度的重要标志之一。懂礼仪礼节和不懂礼仪礼节的人进入社交场
11、合，会收到两种截然不同的效果。规范优 雅的礼仪礼节是文秘人员文明程度的具体体现，是成功的重要因素。公共关系礼仪与一般的人际交往礼仪相似，但是，公共关系礼仪的修养有着自身的规律和特征。第一，以学识为基础；第二，以组织的长远利益为方向；第三，以公众为对象；第四，以美誉为目标；第五，以自觉为桥梁；第六，以灵活为方式；第七，以诚信为信条。公共关系礼仪是十分细致繁多的，但只要秉承以上原则，再对相关的礼仪礼节进行了解、学习，就能较好地掌握。拿破仑希尔曾说过：“世界上最廉价，但能得到最大收益的一项特质，就是礼 节。 ”可以说，礼仪是二十一世纪迈向世界的通行证。、 公共关系危机管理危机处理是现代社会中文秘人员
12、务必掌握的方法、技巧，需要敏锐的洞察力、灵活的应变性和积极的创造性。当危机降临时，因类型不同、对象不同， 处理方式也会有差异。没有固定不变的模式，只有随机应变、处乱不惊的对策，一种有的放矢的思路，一种因事因人而异的原则性提示。只有采取正当而合适的举措，才能避免工作的随意性、盲目性，防止事态进一步恶化，使危机在有效地监控下得到缓解，将损失与危害降到最低点：一、迅速反应，隔离危机避免其影响全局工作。二、收集信息，确定对象收集信息，有针对性地安排应对举措，以免无的放矢。三、分析症结，控制事态汇总相关材料，通过危机看到发展态势，以利于控制。四、组织力量，处理善后五、总结评估、吸取教训修正危机管理计划，居安思危，防患于未然。小 结
