1、河南烟草物流中心信息系统整合方案研究【摘 要】本文基于河南烟草物流现状分析，提出了以信息整合为手段，以提高系统效率降低运营成本为目标的系统合方案，为河南烟草的未来发展奠定系统基础。 【关键词】河南烟草 信息整合 物流 1 项目背景 经过多年来的信息化工作，河南烟草的信息化建设总体框架已经形成，应用分布日趋合理，不过目前的业务现状和需求尚不能完全满足烟草行业的发展趋势，建立在原有需求与规划之上的现有的信息体系架构在某些方面已成为河南烟草未来发展的瓶颈，就目前的调查资料显示，目前的系统存在以下问题： （1）各级烟草公司都有自己的仓库，卷烟产品从生产厂到消费者之间的每一环节都有储存的作业存在，导致资
2、金沉积在流通的过程之中，物流作业的分散也增加了物流体系的成本。 （2）市县局公司与省局公司的业务与职能划分过于分散，不利于进一步的集中信息流、商品流以及资金流。 （3）传统营销模式还占主导地位，未能充分发挥网络营销和电子商务作用以满足更新的物流模式、业务形态以及整体规模。 河南烟草物流中心规划项目的核心是物流中心的软硬件建设，为了达到最佳的成效，对整个供应链物流管理进行系统整合是更加重要的工作。本方案对于烟草业务流程进行重组和再造，应用现代科技手段和信息技术，糅合现代物流管理思想，以期构建整体物流网络体系。本方案的设计和分析提供整个信息系统的开发指导，也对将来整个物流体系的业务运作提供信息咨询
3、和方案支持。信息系统的构成关系，从烟草业全局的角度来考虑，通过各信息系统的集成建设，最终形成烟草供应链管理的完整格局。 在本次的规划中都将基于现代化物流管理观念，根据全省统一管理的目标，以优化的流程与组织结构来重新检讨系统的架构组成，朝着更加适应河南烟草发展的方向推进信息系统的发展。 2 整合方案原则 （1）建立全省统一的营销管理平台，统一信息接口模式。 （2）在现代信息网上建立合理分布、高效运作，符合全过程物流支持的信息系统体系。 （3）在现有信息系统基础之上寻求最高效率、最低成本、最优资源的整合方式，但不拘泥局限于现有架构。 3 组织职能归纳 首先，从实际业务的发生以及现代化物流管理的角度
4、出发，将现有的组织职能归纳重整，以达到物流资源统筹优化、信息资源集成管理以及资金核算简化集中的目标。在这样的组织职能调整下，各机构的人员可以从更专业分工的角度来发展各自的核心竞争力，整体上而言权责更加清楚，总部虽然职能范围扩大了，但是实质上市县局公司因为可以更专注在拓展业务上而实现更大的效益。 4 主要流程设计 遵照以上所述原则归纳之后的流程作业，将会在总部集中处理供应链环节中的主体业务。在一体化统筹管理的方式下，提升信息传递、物流调配以及资金周转的速度，使得原来分属各地的重复仓储与重叠作业降到最低程度。 4.1 专卖稽查管理流程 本流程的主要业务乃在于执行烟草专营事业的监督与服务。根据国家的
5、相关规定，对于烟草零售点的证照以及商品来源进行稽查工作，宣传烟草专卖法律法规，依法对于烟草零售批发行为进行管理。稽查人员巡回监督辖区烟草销售网点，利用移动式 IC 读写器记录专卖稽查案件结果，然后在市县局公司上传资料，资料在市公司记录汇总并生成上传国家烟草局的标准格式资料。 4.2 营销管理流程 本流程涵盖省局公司、市县局公司的营销管理，结合现有的两级卷烟销售系统、电话订货系统以及 IC 卡应用，同时考虑未来直设自办零售店的连锁经营模式，在广域网上实现集中一体化的营销资源管理。 在职能划分上，省局公司将主导营销资源的分配以及管理，信息将通过市县局公司的数据收集通道集中到市局公司的数据库汇总所有
6、进销存转配资料，进行全局观的数据分析以及策略规划。区县局公司负责数据的收集，具体执行访销与门店管理工作。 4.3 物流管理流程 本流程涵盖省局公司、市县局公司、物流配送公司，对于全省的物流资源进行统一调配、集中储存、跨区配送的管理，车辆路线 GPS管理。 通过多区多仓的物流信息平台与省局公司的信息平台进行信息交换，所有进货进入省物流中心，通过省物流中心配送到各前锋型物流，或者直接配送到零售客户和自办零售店。通过多区多仓物流信息平台掌控所有物流中心的运作，各物流中心实时与多区多仓物流信息平台进行数据交换。并通过 GIS/GPS 系统配合，实时掌控各物流中心的库存、配送等信息；与市局公司信息平台实
7、时交换信息。 零售客户或自办零售店将各自需求信息与市局公司信息平台直接进行信息交换。市局信息平台按照相应的订单或配送信息下传多区多仓物流信息平台，将相应的订单信息发送给烟草供应商。 4.4 连锁零售管理流程 河南省烟草将来的业务范畴将包含自办零售店，利用现有的广大网点、业务拓展能力与先进的物流体系，快速建立规模化的大型连锁零售体系。最终借由连锁体系的市场规模优势、快速响应能力以及商品品类的扩充，势必为河南烟草集团的整体发展推上新的里程碑。 连锁零售体系为所带来的直接效益是非常巨大的，在丰富了经营模式和品项之后，直接反映在商品销售收入以及加盟权利收益之上。之外更可以发挥统一化管理的规模效应，降低
8、整体物流成本，争取更优厚的供应商支持条件，同时结合网上订货取货点、代收付、异业结盟促销等等虚实网络结合业务，为整体物流体系注入更多流通业的特色与优势。 快速的市场响应能力与精准的消费行为分析也是自办连锁体系所带来的另一种优势。连锁终端能够快速正确的收集销售、库存、顾客等等综合信息，总部将能够进行更快速精准的市场需求反应，同时订定更优化的物流策略，引导整体物流体系成为“科学预测、快速响应”的先进体系。 本流程涵盖整个零售连锁体系，包含门店、市县局公司、省局公司、物流公司以及其他第三方如供应商、异业结盟商等等。对于价格、采购、库存、补货、促销、结算、加盟处理、计划预测、绩效评估、决策分析等等零售连
9、锁管理环节进行全过程管理。 4.5 资金结算流程 本流程定义了集中化管理结算作业，将省局公司与市县局公司的职能明显划分，内容涵盖了零售户 IC 卡结算、应收账款结算、物流费用结算、商品成本结算以及资金统筹管理业务，目标在于简化结算流程、提高资金周转效率。 5 信息体系整合设计 信息体系整合方案符合现代物流发展方向，具有现实性和前瞻性，既保证河南烟草行业现阶段物流配送的实际需要，也满足未来 10 年的发展要求，同时考虑了现有及在建系统的整合工作。整合工作的思路如下：（1）以物流运作为核心，营销管理为平台。 （2）市局集中管理权责，区县局落实执行业务。 （3）彻底检讨现有系统功能，进行符合未来需求
10、的整合改造。 （4）在全市县局办 Intranet 基础上，统一数据交换模式，强化市局数据中心的角色与功能，最大提高现在与未来的数据共享效率。 经过上述章节对于北京烟草现有信息系统、组织架构以及业务流程的分析之后，已经明确了信息系统整合的目标，综合提出了以下的信息系统整合重点工作如下： （1）利用 IC 卡设备使用的弹性，结合稽查、结算以及配货销售统计功能，简化作业复杂度，并且提高设备利用率。 （2）区县局的权责注重在实际业务的推动，负责具体事务的执行与数据收集，将结算与配送等业务合理集中到市局执行。在实质上扩大了区县局的业务发展核心能力。 （3）保留现有物流中心里的自动、半自动分拣设备，对于
11、软件系统进行接口调查。 （4）在未来规划的多区多仓统筹物流信息系统之中，整合部分现有信息系统的功能，提高信息流通效率，实现集中管理目标。 （5）基于 Internet/Intranet 建立网络基础，以 XML 技术发展前瞻性的统合数据交换模式，奠定无区域区隔、无平台区隔的一体化网上信息平台。 6 结语 新体系的整体规划通过整体信息平台，提高了整个供应联的快速反应机制，信息的高度集中共享，能迅速知道目前市场的烟草销售结构，为决策层提供了大量的量化数据。 新体系的整体规划一方面进行纵向的上下信息传递，把不同层次的经济行为协调起来；另一方面进行横向的信息传递，把各部门、各岗位的经济行为协调起来，通过信息平台处理人、财、物和配、销之间的复杂关系。 新体系以物流位核心，营销为平台，构建了一个访销分离、电话定货、网上配货、现代物流的网络体系，经规划整合后，提高了河南烟草的核心能力和市场竞争力。建立一个更加适应市场需求变化的应对机制，提高整体经济运行质量。
