1、谈论职责的划分关键词：内部控制 企业整体管理系统 职责划分 论文摘要：内部控制系统是企业整体管理系统的一个重要系统，而职责划分又是内部控制中的关键环节。职责划分可以使企业能够防范内部管理失控，防止财务信息失真，从而有效地防止经济犯罪现象的发生。文章对此进行了探讨。 企业是一个以盈利为目的的复杂系统，在这个系统中，各种管理系统相互联系、相互作用，共同维持着企业的正常运行。企业内部控制就是对经济活动进行科学的规范、约束、评价等一系列的方法、技术、程序及理念的总称，以期达到经济活动预定目标的活动。内部控制系统就是企业整体管理系统中的一个重要系统，而职责划分又是内部控制中的关键环节。职责划分使企业得以
2、防范内部管理失控，防止财务信息失真，从而可以有效防止经济犯罪现象的发生。 由于受长期计划经济的影响，许多管理者的管理思想和经营方式还停留在行政领导的角色上，并未从根本上转变经营观念，把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体。企业的公司制改造也没有从根本上解决这个问题。例如，进行了股份制改造的国有企业，公司总经理往往兼任董事会董事或董事长。企业老总被赋予越来越多的权力，若没有一个平衡的制约机制，权力不能受到有效的监督，必然会造成权力的真空和发展失衡，管理者凭“长官”意识进行武断决策，按个人“意气”行事而非理性决策。 中航油的教训就是一个惨痛的例子。被称作“打工皇帝”的陈久霖作为中航油在新加坡公司的
3、总裁，他不仅一人独揽大权，而且拒不任用集团公司派出的财务经理，而是从新加坡当地雇佣人担任财务经理。这个财务经理只听命于陈久霖一人，在中航油新加坡公司已面临 3580 万美元的石油期权潜在亏损时，还在财务报表中做出总资产为 42.6 亿元人民币，净资产为 11 亿元人民币，资产负债率为 73的盈利报表。如此巨大的漏洞也没有被中航油集团公司发现，就连新加坡当地的监督机构也没有察觉，竟然还将其评选为 2004 年新加坡最具透明度的上市公司。 这样的例子不胜枚举，严格的内部控制，明确的职责划分，对防止上述现象的发生有很大的帮助。职责划分要以致力于消除隐患、防范风险、规范经营、提高效率为宗旨和标志，建立
4、全方位的职责划分体系、设立顺序递进的多道职责控制防线。所谓全方位的职责划分是指职责划分必须渗透到企业的法人治理结构与组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节，覆盖企业所有的部门、岗位和员工。所谓顺序递进的多道职责控制防线，是指对企业采购、生产、营销、融资、投资、成本费用的办理与管理必须由两个人、两个系统或两个职能部门共同执掌，如是单人单岗处理业务更需要相应的后续监控手续；这种对一线岗位双人、双职、双责的制度能够独立对各岗位、各部门各项活动尤其是财务活动全面实施监督、检查、调节。 职责划分的主要目的是为了预防和及时发现在执行所分配的职责时产生的错误或舞弊行为。从控制的观点看，如果某员工在
5、履行其职责的正常过程中就可能发生错误或舞弊，并且内部控制又难以发现他的舞弊，那么就可以认为这些职责是不相容的。对于不相容职责必须实行职责划分，职位分工分为以下几个方面： 一、交易的批准、执行、记录以及维护、保管相关的资产应指派给不同的个人或部门 例如，采购部门人员应负责签发采购单，会计部门应记录已收到的货物，仓库人员则应负责该货物的保管工作。在记录此项采购交易之前，会计人员应确定采购已经过授权，所订购的货物已实际收到。会计记录为明确存于仓库货物的受托责任提供了依据。 又例如，投资业务在企业高层管理机构核准后，可由高层人员授权签批，由财务经理办理具体的股票或债券的买卖业务，可由会计部门负责进行会
6、计计录和财务处理，并由专人保管股票或债券，不得一人单独接触证券；对于任何证券的存入或取出，都要将证券名称、数量、价值及存取日期等详细记录于证券登记簿内，并由所有在场的经手人员签名。这种合理的分工所形成的相互牵制机制有利于避免或减少投资业务中发生错误或舞弊的可能性。 二、交易执行的各个步骤应指派给不同的个人或部门 比如，某制造公司在执行一项销售交易时，应将销售的授权、订货单的归档、货物的发运以及开账给顾客等工作派给不同人员; 该公司在销售合同订立前，会指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判，谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离; 编制销售发票通知单
7、的人员与开具销售发票的人员应相互分离; 销售人员应当避免接触销售现款; 单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。这些都是对单位提出的有关的职责适当分离的基本要求，以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。销售人员通常有一种乐观地对待销货数量的自然倾向，而不问它是否将以巨额坏账损失为代价，赊销的第三者审批则在一定程度上可以抑制这种倾向。因此，赊销批准职能与销货职能的分离，也是一种理想的控制措施。 三、会计工作的职责划分 例如，主营业务收入账如果系由记录应收账款账之外的职员独立登记，并由另一位不负责账簿记录的职员定期调节总账和明细账，就构成了一项自动交互牵制;规定负责主营业务
8、收入和应收账款记账的职员不得经手货币资金，也是防止舞弊的一项必要控制。另外，在手工会计系统，应收账款的总账和顾客明细账应由不同的人来记录，而记录现金和支出的人员不应负责调节银行存款账户。 会计业务的不相容岗位一般包括： 1.出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。单位不得由一人办理货币资金业务的全过程，付款凭单的批准同支票签发相分离。 2.记录现金和支出的人员不应负责调节银行存款账户。 3.现金总账和现金日记账应由不同人员来登记。 4.银行总账和银行日记账应由不同人员来登记。 5.应收账款的总账和明细账应由不同的人员来登记。 6.应付账款的总账和明细账应由
9、不同的人员来登记。 7.主营业务收入和应收账款记账的职员不得经手货币资金。 8.财务专用章应由专人保管，个人名章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。 9.独立稽核，即由另一个独立的人验证工作的正确性。 四、计算机信息系统部门内应进行职责划分 在计算机信息系统部门内，以及该部门与使用部门之间应进行适当的职责划分，比如，系统分析、程序设计、电脑操作和数据控制应被分开。且计算机信息系统部门不应更正使用部门送交的数据资料，并且在组织上应独立于使用部门。 我们在享受着会计电算化给企业的财务会计活动带来高效、方便和快捷的同时，还应时时刻刻注意在电算化系统下可能出现的各种舞弊现象的发生。使用计算机进行数据处理的单位，都应建立和健全电子数据处理内部控制系统，设置专门的安全控制程序，如对账目或重要文件采用读写保护或编码时间锁定，对被保护的数据资源的存取操作进行详细记录和跟踪检测。 小公司和大公司执行“职责划分”是有些差别的。小公司由于员工的人数较少，实行职责划分往往比大公司困难得多，但是在这些小公司里，业主通常积极参与经营活动，这样，业主可以通过担任一些特定的工作来实现职责的合理划分。也可以通过对员工工作进行严密的监督与复核，以弥补其职责划分的不足。
