1、药品实库存管理模式的设计与应用【摘要】本文介绍基于 HIS 系统的药品实库存管理模式，引进条形码技术，实现药品实物流与信息电子流的一直，从而达到药品实库存管理的目的。 【关键词】 HIS 系统 药品实库存模式 条形码 实物流 电子流 1 前言 药品作为一种特殊的商品，越来越成为今天各级医院管理者倍加关注的焦点。从药库入库开始，到药品分发到病人手中，药物流贯穿医院钱、物以及医疗质量，也就是涉及财务、物管、医生、患者等环节。如何能将药品的管理既做到能严格按照国家的药品销售管理执行还能减少与病人的矛盾纠纷，达到质量追溯的目的是笔者多年一直想解决的大难题。 2 现状分析 医院信息系统（His）作为最早
2、走入医院的信息技术管理手段，几经升级换代，在建设数字化医院的今天，His 作为低层基本支撑系统，成为数字化医院建设成功的关键。 而 His 中的药品管理子系统又是 His系统建设的重中之重。近十年来，各级医院的 His 系统纷纷建成，其优势是药品的信息管理手段、药品管理流程出具模型，但经过笔者多年的实践经验和调研分析，药品的管理在信息流和实物药品流之间存在很多难以逾越的问题，分析如下图 1： 图 1 药库药品流 2.1 药物基本流程 在药库药品流中药库保管员根据 His 系统提示的药库的库存数量及药房每月的请领数量，做出合理的采购计划。经药剂科主任核准和分管院长审批后由采购员采购。购入的药品由
3、仓库保管员验收入库，输入电脑填制药品商、生产批号等信息与电脑上药品入库单核对，核对无误后进行财务验收并打印入库单，入库单由采购员和库房保管员共同签字后连同发票正本交于药剂科主任核准后，由药品会计将核对无误、手续齐备的发票、入库单交财务科。财务科核对采购合同、发票、人库单，等信息对符合付款条件的办理付款手续。 药房领用的药品由各药房负责人填制药品请领单提交给药库，药库保管员根据药库存量对各药房清领的药品数量进行调整后打印出库单。 门诊药房根据门诊划价收费系统录入的病人处方，按处方内容发药并据以登记药房药品出库数量金额明细账。住院药房根据各病区及手术室提交的医嘱汇总表摆药并据以登记药房药品出库数量
4、金额明细账及住院病人药品费用。 从上述药品管理流程看，His 系统设置了较合理的药品内部会计控制制度，它抓住了药品的验收入库、领用、发出等关键内部控制点，确保入库单为依据且由保管员、财会人员共同完成，实现了内控中每笔会计记录都有据可依及管物、管账等相分离原则；办理付款业务时需由财务科、院领导审批后才能办理付款手续，形成了领导和财务双向监督、联合把关的内部会计控制制度。这是医院实现信息系统 His 管理的优势。2.2 药品流中存在的问题 剖析我国大多数医院实行的药品信息化管理，究其根本药品的实物还停留在人工管理的基础上，例如药品入、出库、药房发药给患者靠人工核对，运营的信息系统仅作为辅助人工处理
5、帐物的工具存在，尚未达到从经营决策角度对在院流通药品管理进行挖掘的层次。这就造成人工发药物流、电子流之间不协同，导致药品信息化实施的难度，也是医院进行 HIS 建设的大难点。那么，到底难在何处呢？ （1）药品规范不统一 众所周知，我国制药企业之间产品同质化现象非常严重，往往是一个品种同时有多家制药企业生产；而作为医院的供应商也不在少数，许多相同药品有可能来自不同的供应商，产地、规格、批号、效期、进货价等信息的混乱，带来的直接问题是数据库软件实施缺乏标准，不能支持对大量的业务数据进行挖掘。例如同一规格的药品，批号、产地、效期、进价不一样比较多见,既要保证财务账册收支平衡，还要有药品质量追溯，处理
6、起来非常棘手。批次、产地、价格不同，药品调价时，要考虑多户头（多条记录）药品价格处理的问题，还有由于同类药品多条记录带来的信息传递给各临床医生、收款等带来获取信息的烦恼，比如说药房中有一个批号的药品只剩下 1 支，而临床医生一次要开 6 支，是开 1 支前一批号5 支后一批号，还是全部 6 支后一批号呢？如果两个医生同时开前一个批号的一支，最后一个药房要发的药品就会出现库存不足无法发药或者负库存。 （2）药品实物流与信息处理电子流脱节 医院药品管理财务关注焦点与药品流质量控制脱节。目前大多数医院在财务管理上采用的是成本核算法，即核算存货发出成本和结存成本的方法。与之相适应的是财务、保管人员往往
7、只关心三种状态：购进、出库、在库的价格，虽然有数量的管理，信息系统也只是参考对账的依据。发药岗位人员仅关注所发药药品的金额否与出库、收款一直，那么医疗质量所关注的批次、批号、效期、生产厂家等属性往往就被忽略了。粗放的进销存管理造成电子流复杂多样的信息处理与实际药品流转之间的脱节，导致信息库存窗口记录杂乱无章，与库存记录相关的出库操作效率就会降低 ，盘点、计划采购、计划申领等都带来一系列的问题 3 设计思路 笔者多年的调查实践，在与药剂库管、会计多年的交流中，深刻体会到岗位不同，关注的焦点很大的差异，造成 His 系统软件设计与应用之间的矛盾。如何能将药品物的管理从粗放型中解放出来，做到信息电子
8、流与实物流一直，最大限度地处理药品库存窗口，既能实现真正意义上的账、实相符，达到实库存管理模式目的，同时又兼顾医疗质量，实现患者用药可追溯的信息化管理。 为此，引入药品条形码技术，在入、出库，药房发药窗口等药品实物流转节点，通过条形码扫描技术验证发药药品信息。 4 设计与实现 4.1 规范药品信息维护 药品字典（YK_YPZD）药品基本信息维护除了包括名称、规格、单位、药库、药房包装等基本信息外，我们在输入码（拼音码、简码）的基础上增加了条形码的字段。根据我国现有的药品包装条形码，批号不同的生产厂家相同的同一药品，其条形码是一样的。因此药品条形码维护时，生产厂家不同的药品维护两个记录，就计算机
9、而言，生产厂家不同的药品 ID 是不同的。见表 1 表 1 同种产地不同药品维护记录 4.2 条形码的设计规则 本系统考虑成本、医院内部应用的实际以及兼容现有药品包装条码技术，我们采用一维条形码技术。 药品条形码的设计原则，YK_YPZD.药品 ID+其他，形成一维条形码。西、成药条形码形成考虑未来与外部环境的接轨，全部采用现有包装的条形码，维护药品基本属性时，在药品字典（YK_YPZD）扫描维护条形码属性。见表 2： 表 2 药品条形码示例 4.3 药库药品实库存模式设计 总体思路 库药品实库存模式的总体设想是实现药品的批次管理，这里实现药品批次管理的核心思路是将对药品的管理细化到每一个批次
10、而非仅仅是批号，对不同批次药品采取单独计价和核算成本，打破传统的成本核算法笼统计算利润的模式，真实提取不同批次药品的利润率，计算出药品购销的真实利润水平。图 2 批次条码生成流程 设计方法 在药库药品入库数据表，增加入库批次字段，系统对每次进货都以单独的记录保存药品基本信息、进货批次信息 。在打印入库单时，同时打印药品条形码（信息字典条形码字段+本次入库批次）作为本批次药品条形码，由库管人员进行粘贴。见流程(图 2)。 药品入库表增加批次条形码字段，从 YK_YPZD 里取得入库登记需要的属性，将条形码字段+入库批次，形成新的批次条形码，和药品基本属性追加进 YK_YPKC 表，打印批次条码，
11、由库管人员粘贴。该步完成全院药品批次识别码。药品出库时库管人员扫描包装盒上识别条形码进行出库，同时程序也可兼容识别操作人员录入包装上面的条码数字号，系统根据该条形码进行识别，减掉该条形码对应的库存，没有了人为批次选择的烦恼。特别指出，由于没有条形码识别的技术，药库实现批次管理，库管人员录入拼音码，由于一品多记录的原因，库管人员登记出库时，选择出库的药品没减库存，一条记录选择后再选下一条，极有可能选择重复，造成出库单无法生效。而实行条形码管理该问题就不存在了，一个入库批次的药品只有唯一识别码，按批次出库减对应的库存，做到信息流、电子流一直。见流程图 3 图 3 出库流程 4.4 药房药品实库存模
12、式设计 总体思路 药房药品实库存设计思想是药房发药流对应批次明细表，明细表分别根据药品的不同产地 、不同批次保存药品的不同进货价格 、零售价格 、药品的批号 、效期等。而对于医院临床医生、护士站或者收款等提供批次锁定功能，从而保证批次的唯一性。这就是药品实库存管理模式的一大创新，从而解决了药品实现批次管理，对于同一药品多条记录造成药品处方、医嘱造成的由于选择该条记录缺药导致临床信息处理的烦恼，大大解决了医院当前药品信息管理带来的烦恼。 设计方法： 药品在药房的库存设计两个表，其中药房药品库存明细表（YF_YPKCMX）字段：药品 ID、名称、规格、单位、产地、批号、进 货价、零售价、效期、条形
13、码 药房库存表（YF_YPKC）：药品 ID、名称、规格、单位、零售价。各工作站发出的领药申请取自 YF_YPKC 表，写入患者用药信息明细表，药房发药时根据传递来的药品 ID 关键字，扫描条码读出 YF_YPKCMX 内的药品 ID，两关键字段药品 ID 只要相等，分别减两库存，同时将该条码对应的批次条形识别码字段写入患者用药明细。 图 4 药房药品流程 5 总结 5.1 本文创新点 本文在技术实现上两个创新点： 一个是引入批次识别条形码技术。药品实库存管理是一个新鲜的概念，没有成形的道路可供参考。根据笔者多年的经验和查阅大量的药品管理的文章以及与同行的交流中，药品要实现批次管理，仅靠信息系
14、统软件模型是不可能实现的，必须做到药品物的流转的电子化，识别物的流转靠的就是条码识别手段，架起物流、电子流之间的桥梁，达到实库存管理模式的目的。本课题就是在药品验收入库时，根据事先设定的药品条码属性生成新的药品批次识别条形码，引入该批次识别条形码字段，药品在全院的流转既能账实相符、又能达到质量可追溯。 另一个创新点就是药房库存设立两个表，一个批次明细表，另一个是锁定批次表。锁定批次表面向各工作站（处方、医嘱） ，根据药品ID 关键字，将批次识别条形码写入患者对应的明细表。 管理模式创新：打破传统的成本核算的笼统算法，创新实库存管理模式 5.2 应用效果分析 通过实库存管理，可以增强药房的自我监
15、督功能。 （1）采用实库存管理后，医院再也不用三月一次盘点，盘点每天都可以进行，可以很方便地查询每一个药的理论库存是多少，少一粒、多一粒或错发一粒药马上在日报表中体现，而且能定位到是在哪一货柜哪一种药在哪些环节上出了问题。 （2）实现药品实库存管理后，为药剂科与财务科的药品收支数据核对提供了方便，数据更加准确明细。 （3 ）实库存管理的实施，使工作流程更加简捷，有利于各部门日常工作的顺利开展和管理，药房的发药差错率也会大幅度的降低，更重要的是大家增强了工作责任心。 参考文献 1 冯惠,药品按批次管理的软件实现,中医药管理杂志J2008，16(3):212-213. 2 李琳,医院药品批次管理的实践与探讨,中国药学,2009， （19）. 3 费有勇，姜林.零库存管理在医院药品管理中的应用,中外医疗,2009,(14).
