1、 1 茶陵县 人社局（人事） 管理制度 一、 接待 管理 （一） 接待准备 1、接到来客通知时 ， 首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、人数等基本情况；了解来客的目的和要求；了解来客抵达具体时间。 2、一般客人由股室负责人与办公室联系后直接作出安排。重要客人、 检查 组等要制定接待方案 ， 对汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面 ,提出具体意见 ,报局 主要 领导批准。 3、按领导批示意见或接待方案 ,由有关股室会同办公室 安排好迎接和客人食宿；落实好汇报人、汇报材料和汇报地点。 （二） 客人到达后的服务 1、迎 接。根据不同情况或接待方案的要求 ,接待人员提
2、前到达宾馆或客人到达地点迎接。对重要客人 ， 接待人员要陪同领导前往迎接。 2、安排食宿。来客到达宾馆后，按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间 ， 让客人休息，再与来客的工作人员一起安排伙食等（具体用餐标准 按 相关 规定执行 ）。 3、商议活动日程。食宿安排就绪后 ,接待人员要向客人进一步了解前来的意图和要求 ， 商议具体活动日程 ， 然后逐项落实。 2 4、组织好客人的各项活动。有工作汇报的要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点；安排参观游览的要落实好用车和陪同人员等。 （三） 客人离去 的收尾 1、 客人离开，由接待人员负责送行。 安排送客的车辆 ,并由接待人员将客人送至车站 或下一
3、目的地 。如属重要客人 ,安排领导前往送行。 2、协助客人 办理退房和 按规定结算食宿等费用。 （四）县内来客接待 按照工作需要确须安排接待员的，由各主管领导提 请 局主要领导同 意 ，由办公室安排并 签 单。 二、 印章 管理 （一）局行政印章由 办公室 主任 负责 保 管和 执印 ，未经 局长 允许，不得擅自委托他人代管和使用；各股室 （中心） 的印章由股室 负责人 自行保管。 职务变动时应及时移交。 （二）未经领导批准，任何人不得将印章带出机关。股室人员外出现场 办公需使用局行政印章的，经局长同意，办公室派专人随同办 理 。 （三）以 人社局（人事） 名义行文、发函、出具证明 、 上报材
4、料表册， 与有关部门联合行文须加盖局印章， 必须由 分管领导审核， 局长签发， 并进行登记， 底稿留办公室存档 。 （四） 印制的行政介 绍信、商调函、各种审批表等加盖局行政印章，由股室负责人报局长 同意。 3 （五）因公外出需携带加盖局印章空白介绍信及空白凭证的，报局长批准并进行登记，并由执印人视情况注明有效期限 ，事后 办理注销手续。 （六）各股室因机构、职能变动，需刻制印章， 报局长批准并由办公室统一办理 ；停止使用的印 章，应交回办公室 销毁。 （七） 执印人要坚持原则，严格执行用印规定，对所盖印件按有关要求审查无误后方可盖印。 三、 信访 工作 （一） 来信处理和来访接待。收到群众来
5、信，办公室负责信访工作的 人员 统一登记后，送交局办公室主任提出 呈报意见，由局长阅批交办，有关领导或股室办理 。来访，由办公室 人员接待，并对来访者基本情况和来访简要内容进行了解，能答复本人的要立即答复；不能答复又属我局业务范围内的，由办公室协调有关业务股室（中心）答复。 （二） 转办。所有来信来访，除揭发反映类上访信呈主管局长阅批外，其他各类信访件在一周内必 须分转有关业务股室（中心）办理，转办之后要跟踪催办，了解处理结果。 （三） 立案调查。对领导批示或上级交办的问题，办公室应会同有关股室共同立案调查。经过调查，事实清楚，应给予正确结论或提出处理意见，报请主管局长审批后，即可结案。 （四
6、） 答复。对处理完毕或需说明解释的来信来访，有关业务股室（中心）应以口头或信函答复的形式，答复上访本人；上级转办信件要向转办机关复信说明处理情况 。 切实做到件件4 有着落，有结果，有回音。 四、 车辆 管理 为保证局机关正常工作用车，管好用好 公用 车辆，节约费用，减少开支，确保行车安全，特 规 定 如下 ： （一） 局 车 辆 由办公室统一管理和调遣，按照轻重缓急，距离远近，对车辆进行安排。 出县用车 办公室要填写好派车登记表。 （ 二 ） 司机要自觉遵守交通安全规则，做到安全行车无事故，要随时保持通讯畅通， 确保 派车随叫随到。 （三） 局领导及 各股室用车，必须提前一天向办公室提出用车
7、计划。到县外和其它市县长途出车，办公室请示局主要领导同意后方可派车，未经同意不得擅自出车。 （四） 司机不得将车辆交给他人驾驶，因工作需要交他人驾驶的必须经局主要领导同意，擅自交给他人驾驶发生事故的，一切责任由司机本人承担。 （五） 因公用车完成 任务后，车辆必须回单位入库，未经主要 领导同意不得在外 过夜 或在住宅处停放，在外停放车辆造成后果的，将视情节追究责任。 （六） 本局干部、职工有特殊情况需用车办私事者，必须要报办公室并经 局主要 领导同意后方可派车。 （七） 车辆用油实行逐次登记制度。司机用 IC 卡加油时，乘车人员须在加油登记表上签名。特殊情况需用现金加油时，乘车人员也要在发票上
8、签名。司机凭本轮 IC 卡加油登记表 和 下5 轮充值发票经办公室主任签字并经分管办公室的领导审核后方可报帐。 （八） 司机对车辆要坚持定时、定期保养， 及时清洗车体，清洁车室， 出车前、途中和返回时要勤检查、勤 保养 ，保证车辆处于完好状态，确保行车安全。车辆的维修和保养，须经办公室同意、局 主要领导 批准，按县政府采购与招投标中心指定的维修点进行维护和保养。如遇特殊情况，须及时报告。 五、 档案管理使用制度 （一） 局档案工作机构 局档案工作机构为局综合档案室 (档案员 )，档案室对局机关档案实行综合管理。其日常工作由办公室领导，业务上受县档案局监督和指导。 （二） 综合档案的职责 1.按
9、照上级关于档案工作的规定，组织具体实施工作。 2.拟定局档案工作计划和工作制度。 3.负责组织每年文书立卷、归 档工作。 4.统一管理局各种门类和载体的档案，做好收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。 5.办理领导交办的其他有关档案业务工作。 6.协同有关科室对基层单位的档案工作进行业务指导和督促检查。 7.按规定年限向县档案局移交档案。 （三） 综合档案管理范围 6 凡属局各科室和党、政、工、团组织形成的文书档案、基建档案、设备档案、声像档案、已故人员档案（人事部门存三年后再移交）均由档案室管理。人事档案由人事科管理。业务档案由各业务科室按归档要求收集、整理、装订成册、编好目录，将档
10、案交综合档案室管理。财会档案由 计财科、办公室按归档要求收集、整理、装订成册交综合档案室管理。 （ 四 ） 文件材料归档 1、 本局在工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文字、图表、照片、录音、录像带和各种专业性文件）必须及时立卷归档，以保存县教育局的历史面貌。 2、 归档的基本要求 归档的文件材料必须准确地反映局工作活动的真实历史面貌； 归档的文件材料必须进行立卷整理，要符合立卷的原则和要求。 3、 归档时间 党、政、工、团的文书立卷和各业务科室的业务档案，应于次年第二季度归档完毕。 基建文件材料归档应与该基建工程建设同步进 行，工程竣工验收后三个月内向档案室移交。 财会档案
11、由财务部门整理立卷后，在财务部门保管一年后移交综合档案室。 声像档案自形成一个月内交档案室归档，凡归档的照片7 （连图片）、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、人物、职务、内容、拍摄（录制）者姓名，录像带还应有解说词。 （四）归档份数 党政文件一般归档三份，两份连底稿作档案保存，一份作文件汇编。其他门类的文件，一般归档一份，比较重要的可适当增加归档份数。 五、电子档案 局各科室和党、政、工、团组织通过计算机形成的文件、资料和上级部门通过网络、政务专网传输的 文件、资料均形成电子档案。 六、档案的管理 1.县教育局的全部档案为一个全宗，全宗内档案，按门类进行分类，根据同级和上级档案行政部门的要
12、求，编制分类方案，例如类和编号的方法要便于保管和使用。 2.建立和健全档案工作各项制度，把档案工作列入机关工作和业务活动计划、基建工作计划，列入有关部门和人员的职责范围和岗位责任制。 3.电子档案实行统一编号、统一登记。根据文件内容在文件名中标明密级、类别，便于识别和管理。建立并保留电子档案的创建、复制、删除等相关记录。规范电子档案的复制和传递。涉密电子档案必须在涉密信息系 统中存储、处理、复制和传递，涉密电子档案要严格按照同等密级纸质文件的有关规定进行。 8 七、档案借阅 1.本局工作人员借阅档案，只限于借阅与本职业务有关的档案资料。如须借阅与本职无关的案卷，须经办公室领导批准。查阅会计档案
13、，只允许会计人员查阅，其他人员无权调阅会计档案。 2.绝密、机密案卷，只限在档案室查阅。文件内容原则上不能复制、摘录。如须复制、摘录，必须办理相关手续。 3.借阅案卷要严格登记，并在三日内退还档案室。如需延期的要重新办理登记手续，归还案卷时，要注销登记。 4.借阅案卷者，要保证案卷及卷内文件的 完整与安全，任何人不得拆卷、抽页、涂画、挖补，更不得随意加字、取字，改变文件的原内容。借阅的案卷，不能以任何理由带出机关。 5.外单位工作人员查阅档案，要持单位介绍信，在保密许可的范围内查阅。复制、摘录文件内容，要如实登记，重要的文件，要经有关领导批准方可查阅、复制及摘录。 6.查阅档案者在阅完档案后，应及时退还档案室，不得乱放、乱摆，更不得丢失。档案人员在收到退还的档案后，要认真检查案卷，以便利用。 八、加强档案的保护工作 改善档案保管条件，并定期对档案保管的状况进行检查，发现问题向领导汇报，及时采取措施 ，保护档案的安全。 1.根据上级档案行政管理相关部门的规定，拟定档案保管期限表，为文书立卷和档案鉴定提供依据。 9 2.档案的鉴定工作，由局办公室牵头组织有关业务科室组成鉴定小组，负责提出鉴定意见。 3.销毁失去保存价值的档案，必须登记造册，经局分管领导批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。 4.档案的移交按国家有关规定，将永久、长期保存的档案，向县档案局移交并办好移交手续。
