1、丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册丽水市电子公文交换平台用户手册丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 1 -目 录1 前言 .12 升级说明 .12.1 实现公文批量签收 .12.2 增加公文修改发布范围 .12.3 修改联合发文的工作模式 .22.4 增加与 OA 系统会议管理模块会议通知的对接 .32.5 增加与 OA 系统领导批示模块的对接 .33 操作指南 .43.1 准备工作 .43.1.1 硬件配置 .43.1.2 软件配置 .43.2 系统登录 .53.3 程序界面 .53.4 普通公文发布 .63.5 会议通知的发布
2、.113.6 联合发文 .123.7 公文接收 .183.8 会议通知的接收 .203.9 领导批示的接收 .213.10 消息反馈 .223.11 常见问题解答（FAQ） .23丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 1 -1 前言电子公文交换平台以政务网为依托，实现丽水市委、市政府、人大、政协市直各单位以及各县市区单位之间的电子公文交换。本手册将为普通电子公文交换平台的用户提供操作指南，指导用户了解，并正确使用系统的操作方法。2 升级说明2.1 实现公文批量签收用户可以在待收公文 视图中，勾选要签收的公文，然后点击右上方的签收公文，实现公文的批量签收。2.2 增
3、加公文修改发布范围用户可以在公文发布后，通过修改发布范围增加或取消其中的一些接收单位。丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 2 -2.3 修改联合发文的工作模式用户使用一般公文发布的模式分发联合盖章公文，实现多单位同时盖章。丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 3 -2.4 增加与 OA 系统会议管理模块会议通知的对接用户可以在 OA 系统会议管理模块中发布会议通知，当设定接收单位后，会议通知可以通过公文交换系统下发给各单位。2.5 增加与 OA 系统领导批示模块的对接用户可以在 OA 系统领导批示模块中操作【送各单位办理】 ，系统可
4、以通过公文交换系统把批示件下发给各单位。丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 4 -3 操作指南3.1 准备工作在开始使用电子公文交换平台系统管理功能之前，请确认您的计算机是否满足下列要求：3.1.1 硬件配置项 目 最低配置 推荐配置处理器 Celeron 500 以上 PIII 800内 存 64M 128M硬 盘 100M 500M3.1.2 软件配置项 目 推荐配置操作系统 中文 Windows XP、2000、Win7浏览器 Internet Explorer 6.0 以上备注：（1）在 IE 中添加本站点为受信任的站点：右击 IE 属性，选择“安全”选
5、项里的“受信任”的站点，点击站点按钮，按站点加入即可。（2）建议不使用上网助手与 IE 插件等等。 （如：3721、雅虎助手等）丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 5 -3.2 系统登录1）确认计算机已正常接入政务网。2）打开 IE 浏览器，在地址栏输入相应的公文交换系统的 IP 地址：如丽水市 http:/172.28.93.34 登录公文交换平台。如下图所示：3）在首次登录的时候建议对页面上的控件进行下载。4）在登录页面上输入相应单位授予的用户名和密码，验证通过后登录电子公文交换平台。3.3 程序界面登录普通电子公文交换平台之后的主页面,如下图：丽水市及各县
6、(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 6 -视图按钮：1) 待收公文: 显示所有未签收的电子公文。2) 待处理公文：显示所有已签收但未处理完的盖章或会办文件。3) 待跟踪公文：显示所有已发布但未办结的盖章或会办文件。4) 已收公文: 显示所有已签收的电子公文。5) 拟发公文: 显示所有已起草还未发布的电子公文。6) 已发公文: 显示所有已发布的电子公文。7) 通知公告: 显示各类通知公告，或写反馈消息给指定单位。8) 领导批示：显示所有领导批示件的签收、反馈的批示件公文。9) 会议管理：显示所有下发会议的签收、反馈的会议通知类公文。3.4 普通公文发布电子公文登记：1) 登录
7、系统后，在拟发公文视图右上角点击【新建公文】按钮，系统生成一个新的公文登记表单（下图） ；丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 7 -2) 详细填写好公文要素信息：（带*号项为必填项）发文字号：如“丽政发20071 号”文件标题：文件的标题，此项为必填项。文件添加：上传正式成文的公文（.doc、.ceb 等文件格式均可） 。附件说明：注释电子文件。主送机关：可通过键盘输入文件主送机关统称，也可以通过点击“选择”按钮来选取。抄送机关：与主送机关的操作方法相同。主题词：可通过键盘输入主题词，但较为方便的操作方法是点击“提取”按钮，软件自动从公文标题提取相关的主题词，然
8、后再根据实际情况加以修改。附注说明：填写简要的注释。印发机关：填写印制文件单位。印发日期：点击“选择”按钮，从弹出的日期对话框选取日期。印发份数：填写文件印发的份数。成文日期：填写文件草拟的日期。分发范围：光标移到该栏，自动复制主送机关、抄送机关栏的内容。用户可根据分发需要，点击“选择”增删单位，但分发单位必须为系统内存在的单丽水市及各县(市、区)协同办公系统升级改造项目 公文交换操作手册- 8 -位。3) 点击【保存】按钮保存此文件，如下图所示：4) 点击【盖章】按钮（注意：插入电子公章 u 盘） 系统将自动跳转到添加的那份 ceb 正式文件界面如下图所示：1、选择公章；2、盖章5) 加密：文件格式由.ceb 格式转化为.dat 格式6) 发布公文：直接点击【发布】按钮，文件将自动发送给“分发范围”的相应单位，并保存在已发文件栏。同步发送 “消息”到办公助手提醒用户及时收文，如果公文助手不在线，发送“短信”提醒用户及时收文；盖章选择公章
