1、2009年 5月国家秘书三级真题录像题答案案例分析 (第 1题 20分,第 2题 30分,共 50分 1. 参考答案:1. 着装符合职业要求。 (2. 能提前到会场做准备。 (3. 会前要求调节会议室温度,注意通风。 (4. 热情招呼开会人员礼让递水,沟通得当。 (5. 能提醒领导准点开会。 (6. 能事先通知与会人员开会的主题,做好准备。 (7. 问卷没有综合,没有给每人一份。 (8. 对会议的评估基本到位。 (9. 会议结束前注意收集对会议的反映意见。 (10. 对于会后暂留人员能做妥善安置。 (11. 会前资料准备不足。 (12. 对会议服务人员环境培训没有到位。 (13. 能控制会议经
2、费的使用。 (14. 能马上收拾会议室。 (15. 能请领导在会议记录上签字。 (评分标准:1.本题满分为 20分2.每答对 1点给 2分,答对 10点即得满分。3.如考生答案与参考答案有出入,只要阐述合理,即可给分。4.本题要求只作正误点说明,不作更正性的分析。2. 参考答案:1.电话用语规范。 (2.出现问题,能够主动为其他同事承担责任。 (3.有时间意识,能够按照领导的要求迅速赶回企业处理紧急事务。 (4.知道如何使用跟踪卡。 (5. 在指导新来的秘书工作时, 不能将有关的要求和方法传授清楚。 造成钟秘书工作被动和失 误(6.对档案工作熟练,业务能力强。 (7. 知道如何为自己的领导分忧
3、, 主动提出替刘经理去送文件, 使刘经理能够避免面对领导批 评的尴尬局面。 (8.知道去领导办公室递送文件要随身携带纸笔,能够在领导授意时及时记录。 (9.能够进领导办公室敲门和双手递送文件,知道与领导沟通时应有的礼仪要求。 ( 10.向领导汇报工作简洁、清楚。 (11.知道制定大型活动要有应急方案。 (12.在制定大型活动的应急方案时要提前与保安等部门进行沟通和协调,不能只是关起门来 制定方案。 (13.与领导预约要尽量打出提前量,不能让领导感到太仓促。 (14.知道在网上发布内部会议信息(15.会议信息在网上发布后,缺少确认或提醒环节。 (16.懂得如何用手写速记的方式将领导的授意及时记录
4、下来。 (17.能够对领导询问的敏感问题做出得体回答,不在领导面前随便评判同事,或扩散一些小道消息。 (18.离开领导办公室时忘记关门。 (19.能够主动关心其他同事,注重团队之间的团结和相互鼓励,能够主动化解同事之间的矛 盾。 (20.能够在同事工作中出现困难时主动帮助和指导她们。 (21.喝咖啡的动作不合礼仪要求。 (2006年下半年国家三级秘书资格情景录像题和答案题目要求:根据录像中宏远公司总经理助理高叶的工作情景,指出其工作环境、工作表现和个人行为中 至少巧处正确或错误的地方,每处两分,共 30 分。情景叙述:宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办
5、公。 办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,身后的椅子上也摆放着一堆 文件。电话铃响过两声, 高叶左手拿起电话, 右手准备记录:“喂, 你好, 这是宏远公司。 啊, 王总, 我是小高 嗯 好,行,可以!没问题,您放心好了。再见! ”挂下电话。高叶看了一下手表,拿起电话拨打:“喂,钟秘书吗? 我是高助理,现在是 9 : 30 ,请通知 销售部吴经理、公关部马经理,还有保卫处的方主任, 10 : 00 到 1 号会议室开个碰头会。 好 ,就这样。再 见! ” 高叶挂上 电话。会议室的时钟指着 9 : 50 ,高叶身穿职业装和同事钟 秘书在会议室调试投影仪。高叶:“怎么还不亮啊?
6、钟秘书, 这个投影仪有问题啊! 你通知一下行政部的技术人员, 马上 过来检查一下,别耽误了开会。 ”钟秘书出去 进来一位技术 人员。检查后说没问题了。 钟秘书进来:“好了吗?高叶:“应该没问题。把开会的相关资料准备好,马上要开会了。1 号会议室。会议桌椅摆放整 齐、美 观。高叶主持会 议 ,两边依次坐着钟秘书、马经理、吴 经理、方主任等四人。高叶:“今天会议的内容是这样的, 我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关 键阶段,这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况,请大家看一下相关录像。 ” 这时会议室的多媒体屏幕上出现图像,继而 图像消失。高叶继续发言:“下周一, 威世公司
7、亚太地区总裁要来我公司考察, 王总委托我跟大家一起在 此前筹备一个小型的展示会。 这个展示会一定要给外商留下深刻的印象,而且要花费少。我 们大家讨论一下。马经理:“我有一个建议。 作为公司内部的展示会, 我们没有必要在外面租场地, 可以把那个 荣誉室布置成展示厅,这样既可以节约开支,又能让外商体验到我公司的工作气氛,效果一 定好,事后恢复原样就行了。怎么样?高叶边记录边接着说:“大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得呢?吴经理:“马上要开人大会议了,荣誉室是人大代表常参观的地方,这样换来换去不太方便。 公关部出去租个地方并不费事呀。马经理听后, 气冲冲地扫了吴经理一眼, 从座位上站起来反驳道:“
8、出去租地方就会离公司太 远,既不合适又花钱。 ”说完要走,高叶 连忙摆手示意他坐下。高叶:“马经理是为了节约开支, 吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作, 各有各的道理。 从 王总既要给外商留下深刻印象,又要花费少的要求来看,他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思,只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想,只要大家分工协作,展 示会后能尽快恢复荣誉室,是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马 经理、方主任,你们觉得怎么样?方主任:“ 没问题 。 ”高叶对着马、吴两位经理:“那你们二位呢?吴经理有些勉强:“行。马经理点头说:“可以。高叶:“那好。 展览会的场地布置和宣传工作
9、由马经理负责, 吴经理负责提供相关的技术资料 和产品样品,方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗?大家说:“没意见。高叶边整理材料边说:“好,事情就这么定了。散会。 ”众人离席。高叶:“吴经理,稍等,能不能再麻烦您几分钟? 您请坐。高叶示意吴经理坐下, 说:“马经理年轻, 有时说话比较冲, 其实他还是动了脑子的。 吴经理:“小高呀 ,我在这个公司二十多年了,你不是不知道,就没见过这么自以为是的人。他眼里 还有谁呀?高叶端了杯水给吴经理:“吴经理,您先喝水。这话又说回来了,谁都年轻过啊!我刚来的时 候,不也和他差不多吗?要不是您手把手地教我,我哪有今天啊!吴经理:“真不愧是经理助理,都会
10、拐弯抹角地做我的工作了。高叶:“哎,您是老同志,对我们年轻人还要多帮助。我有说得不对之处,您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理 :“嘿 ,我要不懂得这点道理,四十多岁就白活了。好了,我该走了。高叶站起:“那行,您多 休息。 今天还真 谢谢您了。 ” 两人离开会议室。 数天之后, 办公楼。 高叶一边上楼一边接电话:“噢,王总呀,小钟接上您了? 行,我们都布置好了,一小时后您直接到会场吧。您放心好 了 再见!吴经理, 方主任, 钟秘书走到高叶身旁。 方主任:“高助理, 会场布置得真不错, 挺像回事的。 这时保安慌 张地跑上楼来:“高助理, 高助理, 有辆大卡车坏在大门口了, 影响了交
11、通的出入。 高叶听后说:“噢,我的应急方案里应该有这项吧?方主任:“对,可以从西门进来。高叶叶:“噢,西门?那边路有点窄,你赶快派个人引导一 下吧,别把绿地轧坏了。方主任:“行。 ”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书:“走,看看 会 场去。情景叙述:宏远公司总经理助理高叶办公室,电脑和打印机摆放有序。高叶着便装坐在办公桌前办公。 办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹,身后的椅子上也摆放着一堆 文件。电话铃响过两声, 高叶左手拿起电话, 右手准备记录:“喂, 你好, 这是宏远公司。 啊, 王总, 我是小高 嗯 好,行,可以!没问题,您放心好了。再见! ”挂下电话。高叶看了一下手
12、表,拿起电话拨打:“喂,钟秘书吗? 我是高助理,现在是 9 : 30 ,请通知 销售部吴经理、公关部马经理,还有保卫处的方主任, 10 : 00 到 1 号会议室开个碰头会。 好 ,就这样。再 见! ” 高叶挂上 电话。会议室的时钟指着 9 : 50 ,高叶身穿职业装和同事钟 秘书在会议室调试投影仪。高叶:“怎么还不亮啊? 钟秘书, 这个投影仪有问题啊! 你通知一下行政部的技术人员, 马上 过来检查一下,别耽误了开会。 ”钟秘书出去 进来一位技术 人员。检查后说没问题了。 钟秘书进来:“好了吗?高叶:“应该没问题。把开会的相关资料准备好,马上要开会了。1 号会议室。会议桌椅摆放整 齐、美 观。
13、高叶主持会 议 ,两边依次坐着钟秘书、马经理、吴 经理、方主任等四人。高叶:“今天会议的内容是这样的, 我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关 键阶段,这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况,请大家看一下相关录像。 ” 这时会议室的多媒体屏幕上出现图像,继而 图像消失。高叶继续发言:“下周一, 威世公司亚太地区总裁要来我公司考察, 王总委托我跟大家一起在 此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象,而且要花费少。我 们大家讨论一下。马经理:“我有一个建议。 作为公司内部的展示会, 我们没有必要在外面租场地, 可以把那个 荣誉室布置成展示厅,这样既可以节
14、约开支,又能让外商体验到我公司的工作气氛,效果一 定好,事后恢复原样就行了。怎么样?高叶边记录边接着说:“大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得呢?吴经理:“马上要开人大会议了,荣誉室是人大代表常参观的地方,这样换来换去不太方便。 公关部出去租个地方并不费事呀。马经理听后, 气冲冲地扫了吴经理一眼, 从座位上站起来反驳道:“出去租地方就会离公司太 远,既不合适又花钱。 ”说完要走,高叶 连忙摆手示意他坐下。高叶:“马经理是为了节约开支, 吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作, 各有各的道理。 从 王总既要给外商留下深刻印象,又要花费少的要求来看,他也有把荣誉室暂时布置成展示会 的意思,只是担心实施
15、起来有困难。这就需要我们多想办法。我想,只要大家分工协作,展 示会后能尽快恢复荣誉室,是完全能够做到产品展示和人大代表参观两不误的。吴经理、马 经理、方主任,你们觉得怎么样?方主任:“ 没问题 。 ”高叶对着马、吴两位经理:“那你们二位呢?吴经理有些勉强:“行。马经理点头说:“可以。高叶:“那好。 展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责, 吴经理负责提供相关的技术资料 和产品样品,方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗?大家说:“没意见。高叶边整理材料边说:“好,事情就这么定了。散会。 ”众人离席。高叶:“吴经理,稍等,能不能再麻烦您几分钟? 您请坐。高叶示意吴经理坐下, 说:“马经理
16、年轻, 有时说话比较冲, 其实他还是动了脑子的。 吴经理:“小高呀 ,我在这个公司二十多年了,你不是不知道,就没见过这么自以为是的人。他眼里 还有谁呀?高叶端了杯水给吴经理:“吴经理,您先喝水。这话又说回来了,谁都年轻过啊!我刚来的时 候,不也和他差不多吗?要不是您手把手地教我,我哪有今天啊!吴经理:“真不愧是经理助理,都会拐弯抹角地做我的工作了。高叶:“哎,您是老同志,对我们年轻人还要多帮助。我有说得不对之处,您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴经理 :“嘿 ,我要不懂得这点道理,四十多岁就白活了。好了,我该走了。高叶站起:“那行,您多 休息。 今天还真 谢谢您了。 ” 两人离开会
17、议室。 数天之后, 办公楼。 高叶一边上楼一边接电话:“噢,王总呀,小钟接上您了? 行,我们都布置好了,一小时后您直接到会场吧。您放心好 了 再见!吴经理, 方主任, 钟秘书走到高叶身旁。 方主任:“高助理, 会场布置得真不错, 挺像回事的。 这时保安慌 张地跑上楼来:“高助理, 高助理, 有辆大卡车坏在大门口了, 影响了交通的出入。 高叶听后说:“噢,我的应急方案里应该有这项吧?方主任:“对,可以从西门进来。高叶:“噢,西门?那边路有点窄,你赶快派个人引导一下 吧,别把绿地轧坏了。方主任:“行。 ”随保安下楼。高叶领着吴经理与钟秘书:“走,看看会 场去。试卷情景分析:该情景题涉及到办公环境管
18、理、会议管理、商 务沟通等方面知识。一、办公环境管理办公环境包括硬环境、软环境两大要素。硬 环境包括办公宣含会客室、接待室内的空气、 光线、颜色、 办公设备及室内布置等外在条件。要求:1 在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物;2 做好室内通风和温湿度的调节;3 防止光线太弱或过强;4 保持室内整洁和安全。录像中高叶的办公室缺少绿色植物,办公桌零乱,文件随意堆放在 椅子上是错误的;办公自动化设备摆放合乎规 范,室内光线自然是对的。二、会议管理(一会前在会议召开前,秘书要根据会议需要做好准备工作。录像中高叶对碰头会的准备还是比较充 足的。表现在 :其一,根据王总的指示拟 定会议议题 商量小型产品展示会事宜;其二,确 定参与人员 销 售部吴经理、 公关部马经理、 保卫处方主任等; 其三, 确定会议的具体时间 和地点 10 : 00 在 1 号会议室;其四,把开会的时间地点通知到每个人其五 ,提记录,
