1、-_上海海典软件系统管理员手册目 录目 录 .1前言 .2一、系统管理员岗位职责 .2二、系统管理员的基本要求 .4三、系统管理员每日工作清单 .5四、常用维护方法 .61、 用户管理 .62、 数据传输 .73、 数据库作业说明 .84、 盘点说明 .115、 系统自动更新说明 .126、 报表统计查询 .147、 新店开业业务系统设置步骤 .14附录一、系统管理员按期向领导提供数据参考：（按周期） .17每日需提供给各部门的数据报表 .17每周需提供给各部门数据（相关报表） .18每月需提供给各部门数据（相关报表） .19每季度需向各部门提供数据（相关报表） .20附录二：利用动态扩展脚本
2、或扩展权限针对项目给不同的人设权限 .21附录三、如何建立新闻快报 .24附录四、如何制作动态报表 .28附录五：SQL 数据库异地备份操作手册 .31附录六、提供数据库安全级别 .33-_前言系统管理员是系统运行状况的监控者和系统安全运行的保障者，具有为各业务部门提供日常信息服务的义务和监督各业务部门业务流程规范操作的权利。 总而言之，系统管理员是一个很重要的岗位，一个优秀、合格的系统管理人员是整个系统正常运作的有力保证。本系统管理员手册主要针对的是海典软件医药管理系统的系统管理员。通过本手册希望系统管理员能够清楚自己的岗位职责并能胜任自日常的系统维护工作。因本手册在写作时，系统仍处在不断开
3、发与完善中，如果本手册内容出现与系统实际不符的情况时，希望系统管理员提出宝贵意见，以便我们不断改进、修正，使得本手册成为系统管理员最得力的助手。一、系统管理员岗位职责负责配合软件供应商进行零售医药系统的建设和运行。根据总部的系统建设方案执行系统的建设和实施。保证业务数据的及时处理，保证业务数据的安全性，保证硬件设备的正常运行。监督各业务部门对操作规范和业务流程的正确执行。为各业务部门提供信息支持服务，负责处理各业务部门系统日常应用中出现的故障。负责管理使用系统的用户并严格控制用户使用系统的权限。负责公司所需计算机设备的准备、安装、维护。负责和各业务部门进行沟通、进行系统所需基础数据和基础系统参
4、数的录入和设置。负责公司内部管理人员的计算机操作培训、系统的跟踪培训、新开门店管理人员和收银员的系统培训。负责和各系统使用业务部门沟通，收集系统使用信息，并及时向软件供应商提供反馈。-_负责系统统计分析的数据提供。负责企业数据传递的安全、及时、可靠。参与企业业务流程的制订。负责网络安全、畅通以及数据的安全和完整。-_二、系统管理员的基本要求热爱本职工作，敬业，对工作认真负责。能够完成计算机以及其他外设硬件的安装、维护工作。会安装 Windows2000，Sqlserver，Office 等常用软件。具备数据库操作基础，能够熟练使用企业管理器、查询分析器等数据库工具。了解本企业业务流程以及日常维
5、护所需要完成的工作。能够熟练使用海典医药管理系统。应具有良好的沟通能力，能与各部门探讨和优化流程，并在软件供应商和最终用户之间起到充分的沟通使用。-_三、系统管理员每日工作清单1. 检查数据传输是否存在数据丢包、执行失败等传输故障。2. 检查作业的执行情况。检查作业是否按设定的时间执行，并检查执行的结果是否存在失败。3. 必要的数据核对1) 门店上报的销售额与系统报表进行核对。2) 进销存余额与库存余额核对。3) 当天打印的单据与系统中的单据进行核对。核对的项目包括张数、明细条数、数量和金额累计。业务种类包括批发（退货）单、配送（退仓）单、移仓单、店间调拨单、入库（退货）单，以及企业规定的其他
6、的票据。总之，尽量做到所有打印的票据都能定期与系统中的数据进行核对。4) 会员积分记录与会员积分余额的核对。4. 检查服务器运行状态1) 检查硬件是否运行正常。尤其是检查服务器硬盘有无损坏。2) 数据库的相关服务是否正常运行。3) 升级操作系统和杀毒软件、防火墙4) 查杀病毒和黑客程序。5. 以打印或软件查询的方式，向各部门提供各种报表。详单参见附录一。6. 检查和下载软件更新7. 检查数据库备份文件8. 如果当日为会计月末日，则应做如下操作：1) 检查新的会计月份对应的会计期间是否已设置完成。2) 设置至少未来两个月的会计月。9. 企业规定的其他工作。-_四、常用维护方法1、 用户管理操作步
7、骤：a. 系统设置-用户清单模块设置好用户对应信息；b. 系统设置-用户权限模块设置好用户对应权限；c. 系统设置-用户对应机构模块设置好该用户可以在何处使用；d. 系统设置-用户部门权限模块设置好该用户对应部门；以上设置都完成后，即可正常操作海典业务系统。注意事项：a) 系统管理员应检查申请人是否参与过系统的培训工作，并是否能够使用系统，如若不能一定要培训后才能上岗，并告诫用户注意修改口令并严禁把自己的口令借给别人使用b) 对用户的权限进行登记 c) 定期追踪用户的使用情况d) 定期对用户进行培训e) 如果系统用户忘记密码，首先由用户提交书面报告，经部门领导批准以后，系统管理员在系统中重新初
8、始化该用户密码为：1f) 应该正确的设置“用户机构设置” ，除非确实需要，否则不要将某个用户对应所有机构。g) 在用户清单里通过双击某用户设置该用户的权限、扩展权限、对应机构，与直接通过用户权限设置 、 用户扩展权限设置 、 用户机构设置来设置权限的效果是一样的。h) 新建用户默认没有任何权限，也不对应任何机构。i) 新建用户的初化密码为“1” 。j) 一般来说，新建用户时，至少应给该用户内部邮件、修改密码、重新连接数据库的权限。-_k) 如果系统用户因为离职等原因不允许再使用系统，系统管理员不能删除该用户信息，应把用户的状态设置成作废。如下图 1-1：图（1-1）2、 数据传输操作步骤：a)
9、 传输模块-传输设置；该模块只要传输机构代码设置好后，传输设置内容自动生成；只需修改其对应的 FTP 服务器地址、用户名、密码和本地目录，选中对应传输项目即可。如下图（1-2）：图（1-2）b) 传输模块-收发数据；将传输设置好定好且启用后，即可通过这个界面向目标机构发送数据注意事项：-_a) 数据传输是系统正常运行的关键，应有专人负责，尽量固定在同一台电脑上操作。c) 根据门店与总部的实际情况，数据传输负责人应协商好数据传输的时间、方式以及数据的核对。d) 收发数据如果选中了按时收、按时发或循环收发，应注意不能关闭收发数据这个界面，且循环收发时间不能过于频烦，最好大于 30 分钟已上，否则可
10、能导制系统运行缓慢。 如下图（1-3）：图（1-3）e) 如特殊原因，数据发送后，目标机构数据没收到或接收不完全，源发送机构可通过发送记录模块，重新生成对应文件，然后发送即可。3、 数据库作业说明数据库的正常运作才能保证整个系统的正常运行，系统管理员必须确保数据库正常运作，并密切监控数据库作业的运行情况。一旦发现数据库作业异常必须及时处理，并可通知海典软件有限公司。下面对海典数据库作业说明如下：-_一、门店作业作业名称 功能描述1.门店数据库备份 该作业用来备份门店数据库(一般在凌晨 12:00 执行)2.门店清除日志 该作业是用来清理门店数据库操作日志(一般一周执行一次)3.门店自动调价 该
11、作业是门店用来启动执行日期为当天的调价单(一般早晨 6：00 执行)4.更新促销调价状态 更新门店促销调价状态,执行日期可以以分为准(一般 10分钟执行一次)5.统计报表 各门店日报统计,包括供应商单品销售日报、POS 机时段零售日报、营业员单口销售日报、收银员报表、会员销售报表.(一般在早晨 6：00 执行)二、总部数据库作业作业名称 功能描述1.总部数据库备份 该作业用来备份总部数据库，注意备份目录不要被清空（一般在晚上数据库较闲置的时候执行）2.自动备份期末库存 备份总部期末库存3.自动调价 该作业是用来启动执行日期为当天的调价单4.清日志 该作业是用来清理总部数据库操作日志5统计报表
12、各门店日报统计,包括供应商单品销售日报、POS 机时段零售日报、营业员单口销售日报、收银员报表、会员销售报表.(一般在早晨 6：00 执行)-_注意事项：如果作业未执行成功，有几种情况：a. 作业服务没开启（sql server agent ）如下图（1-4）：图（1-4）b. 服务器可能晚上断电或关机。正是因为有很多作业需要在晚上执行，因此要求服务器（连锁门店或单店除外）24 小时必须开机，否则可能因为错过某些特定作业的执行从而导致无法挽回的损失。c. 执行作业代码的服务器选择错误6.进销存核对7.会员积分核对8.数据库异地备份 异地备份方法参见附录9.自动计算销售额贡献和毛利贡献10.定期修正待出库数量
