1、办公室主任职务说明书岗位名称 办公室主任 岗位编号所在部门 办公室 岗位定员直接上级 管理总监 工资等级 三级直接下级 行政助理、法律事务、保洁员、前台、电脑维修、网 络管理、司机、文书传真 薪酬类型所辖人员 8 个工作人员 岗位分析日期 2002 年 2 月本职：负责为公司管理层提供决策支持，保 证公司内部管理体系的完整和平 稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 职责与工作任务：职责表述：负责为公司管理层提供支持，并 负责跟踪落实总经 理和总经理办公会的决议。 负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划负责组织和安排管理层会议，提供会 议纪录与整理服务。通报
2、会议决议，并跟踪会议决 议的实施情况。职责一 工作任务协助总经理的工作，提供决策支持。职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。职责二 工作任务 负责督促管理制度的有效执行， 负责评估和监督公司内部管理的 规范性和有效性职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 职责三 工作任务 制订办公室年度、月度工作目 标、工作 计划，并组织实施职责表述：负责公司形象推广、公关活 动 负责公司形象设计和推广实施。负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新 闻媒体的接触。负责组织并协调公司的公关危机处理。职责四 工作任务负责公司网站的建设
3、与更新。职责表述：公司企业文化建设 负责组织公司内部员工活动。建立员工与管理层的沟通渠道，吸引 员工关心公司事务并参与管理。职责五 工作任务组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。职责表述：统筹管理公司后勤服务工作负责公司内外环境的管理，包括 办公场所分配、 办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防 设备设施的配置和使用状态负责办理公司办公用品的采购、发放和管理负责对固定资产的采购与管理工作负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅负责与宾馆管理处保持联系，保 证办公场所的水、 电、空调、电话
4、等设施完好负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级负责公司网站平台的筹划和建设负责公司印章管理、合同审计 和一般法律事务处理负责对公司出差人员的管理，并提供出国手 续办理、旅程安排等方面的支持负责公司内的复印、传真、打印等工作职责六 工作任务负责公司的公务用车管理，进 行科学合理的调度职责表述：部门内部管理工作制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并 监控实施负责公司办公室队伍建设，选 拔、配 备、评价下属人员， 组织部门技能培训负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促 执行职责七 工作任务负责控制部门预算，降低部门 管理费用职责八 职责表述：完成总经理交办的其他任务权力：对总经理办公会议和总
5、经理决议执行情况的监督权调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建 议权对出差事务的审核权合同的审核权印章使用的审核权对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权对各部门的安全隐患有限期整改权权限内的财务审批权有对直接下级人员调配、奖惩 的建议权，任免的提名 权和考核 评价权对所属下级的工作有监督、检查权对所属下级的工作争议有裁决权工作协作关系：内部协调关系 公司各部门，管理总监，总经理外部协调关系 上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等任职资格：教育水平 大学本科以上专业 企业管理或相关专业培训经历 行政管理培训、企业
6、文化培训经验 5 年以上工作经验，3 年以上管理 经验， 1 年以上部门管理 经验知识 掌握相应的行政管理、企业形象策划和企 业文化建设的知 识，了解公关宣 传的常用做法技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具 备基本的网络知识个人素质 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力其它：使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、 Internet/Intranet 网络）工作环境 办公场所工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：公司环境卫生状况、公司安全事故 发生次数、 员工满意度、固定资产状况、后
7、勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率部门合作满意度领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能备注行政秘书职务说明书岗位名称 行政秘书 岗位编号所在部门 办公室 岗位定员直接上级 办公室主任 职系 七级直接下级所辖人员 岗位分析日期 2002 年 2 月本职：协助管理层的工作，保证公司的良好运作；公司形象 维护与公关活 动；公司企业文化建设；出差管理和印章管理。职责与工作任务：职责表述：协助组织和制定公司长期发展规划和公司年度经营计划协助组织相关人员参与讨论、研究和制
8、定公司 长期发展规 划协助组织制定公司年度经营计划和部门经营计划职责一 工作任务协助编制公司年度工作计划职责表述：协助办公室主任保证公司内部管理体系的完整和平稳运行协助制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。职责二 工作任务 协助督促管理制度的有效执行， 协助评估和监督公司内部管理的 规范性和有效性职责表述：负责为公司管理层提供支持，并 负责跟踪落实总经 理和总经理办公会的决议协助组织和安排管理层会议，提供会 议纪录与整理。通报会议结论，并跟踪会议决 议的实施情况。协助总经理的工作，提供决策支持。职责三工作任务督办总经理交与的其他任务职责表述：负责公司形象推广、公关活 动协助公司形象设计和
9、推广实施。负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新 闻媒体的接触。协助组织并协调公司的公关危机处理。职责四 工作任务协助公司网站的建设与更新。职责表述：公司企业文化建设职责五 工作任务 协助组织公司内部员工活动。建立员工与管理层的沟通渠道，吸引 员工关心公司事务并参与管理。组织公司内部刊物的出版。职责表述：公司员工的出差管理和支持员工出差计划和预算审核协助行程安排、交通工具安排、及其他手续办理职责六 工作任务出差旅程纪录审核、报销费用 审核职责七职责表述：依据印章管理规定实施印章管理职责八职责表述：负责办公用品和固定资产采购职责九职责表述：办公室主任交办的其他工作权力：根据总经理和办
10、公会议授权对决议跟踪监督的权力与媒体接触的权力评估公司管理水平并提出改进建议的权力审核出差预算、旅程记录和报销费 用的权力印章使用的审核权收集员工意见并向总经理反馈的权力工作协作关系：内部协调关系 公司各部门，办公室主任、总经理外部协调关系 上级单位、兄弟单位、新闻媒体等任职资格：教育水平 大学专科以上专业 企业管理或相关专业经验 2 年以上相关工作经验知识 具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具 备基本的网络知识个人素质 具有较强的沟通能力、计划与 执行能力、判断与决策能力、人 际能力其它：使用工具设备 计算机、一般办公设备（电话、打印机、Interne
11、t/Intranet 网络 ）工作环境 办公场所工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：制度建设完善性、企业文化建 设成就、会 议纪录完成质量、办公用品采购费用控制情况、重要任务完成情况考勤、服从安排、遵守制度、部门合作满意度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能备注：司机职务说明书岗位名称 司机 岗位编号所在部门 办公室 岗位定员直接上级 办公室主任 工资等级 八级直接下级 薪酬类型所辖人员 岗位分析日期 2002 年 2 月本职： 负责车辆的维护，确保公务用 车的及时安全， 负责公司的保安和消防工作。职责
12、与工作任务：职责表述：负责对车辆的维护负责制订车辆维修计划，负责 公司车辆的小修。按规定到指定地点维修，并提供 详尽有效的支出明细。负责办理车辆的年检手续及其它车务手续。经常进行车辆保养，保持车辆 的良好运行状态。职责一 工作任务保持车辆内外的卫生整洁。职责表述：安全行车安全行车，并做好行车记录。职责二 工作任务 协助公安交通部门调查车辆肇事原因。职责表述： 参加培训和学习职责三 工作任务 负责参加交通法规学习和业务培训活动，提高安全意 识和 业务技能。职责表述：负责公司保安和消防工作定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态定期组织员工进行消防演习检查和监督保安工作的落实情况职责四 工作任
13、务配合上级单位的消防和安全检查职责五 职责表述：负责完成办公室主任交付的其他工作权力： 消防保安措施的检查监督权工作协作关系：内部协调关系 公司各部门，办公室主任外部协调关系 交通队，路管所、消防队、宾馆保安任职资格：教育水平 高中学历以上专业 司机培训经历 经过专业培训，有驾驶执照、消防和救护培训。经验 1 年以上专职司机工作经验知识 具备相应的汽车知识、交通知 识、法律知 识、消防安全知识。技能技巧 汽车驾驶和一般维修技能个人素质 具有一定的人际能力、沟通能力其它：使用工具/设备 汽车工作环境 办公室、汽车工作时间特征 正常工作时间，经常需要加班所需记录文档 出车纪录、消防设施检查纪录 、
14、事故 纪录考核指标：交通事故发生次数、车辆维护 情况、 车辆的整洁情况、出车的及时性、消防和安全事故次数、消防和安全检查合格情况、重要任务完成情况考勤、服从安排、遵守制度判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能备注文书职位说明书岗位名称 文书 岗位编号所在部门 办公室 岗位定员直接上级 办公室主任 工资等级 八级直接下级 薪酬类型所辖人员 岗位分析日期 2002 年 2 月本职：公司档案收集与管理、 传真收发登记、复印管理、文件打印职责与工作任务：职责表述： 传真收发登记、复印管理将来往传真按要求详细登记，并 转达给相关人员职责一 工作任务 操作、登记和控制复印，尤其是
15、公司文件的复印职责表述： 办公用品的管理统计办公用品需求，报行政助理采 购，并 负责分发和库存控制职责二 工作任务 登记并统计各部门的办公用品消耗，控制 办公用品支出职责表述： 文件打印职责三 工作任务 文件打印职责四职责表述： 办公室主任交办的其他任务权力： 监督传真来往并在有问题时向上级反映的权力工作协作关系：内部协调关系 公司各部门，办公室主任外部协调关系 无任职资格：教育水平 高中以上学历专业 无特殊要求培训经历 无经验 一年相关工作经验知识 具有简单的英语阅读能力技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具 备基本的网络知识，中文 输入速度在 50 字/分以上。个人素质 沟通能力、判断能力其它：使用工具设备 电话、电脑、传真机、复印机、打印机工作环境 办公室工作时间特征 固定上班时间所需记录文档 传真收发纪录等考核指标：传真收发纪录完整性、办公用品采 购费用控制情况、重要任务完成情况考勤、服从安排、遵守制度判断策能力、沟通能力、专业知识技能备注：
