1、接待策划书1关于银河电器公司来访的接待策划书文秘见习第二小组二零一三年六月二十三日接待策划书2目录|contents一、接待准备3二、接待日程安排及人员5三、接待后期工作14四、 经费预 算14接待策划书3银河电器公司将于 2013 年 8 月 6 日上午在总经理王强的带领下一行 7 人来我公司进行为期 3 天的访问，主要是为加强进一步的了解。为了促进银河电器公司和我公司的进一步合作，树立良好公司形象，以及促进我公司又好又快的发展，公司各部门员工必须重视此次的接待工作，做好全方位的准备。为此特别精心安排与制定了本次商务接待方案。一、接待准备（一）接待信息：1.接待对象：银河电器公司总经理一行
2、7 人2.接待时间：2013 年 8 月 6 日8 月 8 日3.接待地点：接机地点扬州泰州机场；送机地点南京禄口机场；下榻酒店京华大酒店参观地点：（1）公司总部；（2）公司厂区4.接待规格：对等接待5.接待原则：热情友好；细致周到；礼仪适度6.接待小组：接待部总负责，办公室、公关部、后勤部协同工作（人员详情分配见附表 1）（二）接待前期准备：1信息收集。a 银河电器公司的基本信息，未来发展态势，及公司主要领导人对此次合作的意向态度；b 银河电器公司来访人员基本情况（详情见附表 2） ；c 过去来访情况；d 抵达时间和交通工具；e 来访期间天气状况；（负责部门：接待部）2询问对方意见，是否需要
3、预定机票，若需要，根据所要求的时间和地点来定；（负责部门：办公室）3住宿安排。提前预定房间；（负责部门：接待部）4迎接车辆安排。七座商务车一辆，商务小轿车一辆，同时保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员协调安排，统一调度；（负责部门：办公室）5公司迎宾。参观人员到达前 5-10 分钟，提醒相关人员做好迎宾工作；（负责部门：公关部）接待策划书46拟定会议通知及会议议程，并下发至与会人员；（负责部门：办公室）7会场布置。准备会议室花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，安排摄影摄像等；（负责部门：办公室、后勤部）8资料准备。欢迎词，欢送词
4、，公司宣传材料，会议洽谈资料；（负责部门：办公室）9事先联系好足艺服务，游览大运河和瘦西湖事宜。 （负责部门：办公室、接待部）附表：1、接待工作任务分配部门 人员 事项李燕、 提前预订酒店，协助来宾办理酒店入住手续王媛、吴华、许安、钱梅宴席（迎接宾客、菜单确定、环境检查、费用清付）接待部李虹 来宾信息搜集，提前约定足艺时间、人数孙晓阳、郑关杰 公司迎宾公关部杨洋 联系厂区协调参观事宜张俊雅、郭璟、蔡庆 制发会议通知及会议议程、总结会议纪要，会场布置，会议物品准备，会间服务孙绍 摄影摄像王淼 车辆协调安排办公室丁彩桦（秘书） 接送机、大厅集合、景点游览（门票购买、导游联系）后勤部 钱洁连、蒋亚蕾
5、 物品采购办理2、来访人员详细信息及安排姓名 职务 年龄 性别 房号 喜好禁忌王强 总经理 42 男 1606 不喜甜食刘蓉 总经理秘书 29 女 1610刘明远 副总经理 37 男 1604 书法朱敏翰 市场部经理 35 男 1516赵文涛 研发部经理 36 男 1516接待策划书5李玮铭 市场部经理助理32 男 1518孙坚 研发部经理助理30 男 1518 二、接待日程安排及人员（一）日程安排表接待日程安排及人员日期 时间 内容 地点 陪同人员 负责人8：20 接机 扬泰机场10: 0011: 20 入住 京华大酒店徐副总经理、秘书11: 3013:00 午宴 京华大酒店一楼牡丹厅总经理
6、、徐副总、市场部经理，研发部经理，秘书接待部部长13：0014：30 午休 酒店房间14:40 集合 酒店大厅 秘书15: 0017:00 参观公司 光明公司总部徐副总、公关部人员、秘书公关部部长18:0020:00 晚宴 京华大酒店 5 楼晚宴厅总经理、徐副总、秘书、各部门经理及优秀代表8 月 6 日20:2021:30 足疗 扬州陆琴脚艺徐副总、市场部经理、研发部经理接待部部长8：00 大厅集合 秘书8 :309:30 品尝扬州特色早餐富春茶社 徐副总、秘书 接待部部长9:5012:00 参观厂区 光明公司厂区公关部部长8 月 7 日 12:0013:00 午宴 厂区接待厅总经理、徐副总、
7、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理、 接待部部长接待策划书613:2014:30 午休 酒店房间14:40 集合 酒店大厅 秘书15:0017:00 洽谈会议 总部二楼会议室总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理办公室主任18:0019:30 晚宴 西园大酒店宴会厅总经理，徐副总，秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理接待部部长20:0021:00 夜游古运河 便益门广场出席宴会人员 办公室主任7:308: 00 早餐 京华大酒店餐厅接待部部长8:10 集合 酒店大厅 秘书8:3011:20 畅游瘦西湖 瘦西湖风景区徐副总、秘书
8、办公室主任11:3013：30 送别午宴 趣园 总经理、徐副总、办公室主任、秘书、部分部门经理接待部部长14:00 集合 酒店大厅 秘书8 月 8 日15:00 送机 南京禄口机场徐副总、秘书 办公室主任（二）每日具体活动安排8 月 6 日一、迎接来宾时间：上午 8:20地点：扬州泰州机场人员：徐副总经理，秘书，司机两名准备工作：迎接牌一个，鲜花两束，七座商务车一辆，商务小轿车一辆。接待策划书7注意事项：1.副总经理和秘书及两名司机于八点半出发，在九点十分之前抵达扬州扬泰机场。接机时高举迎接牌，让来宾清楚看到，主动问候来宾后，帮来宾提拿携带行李，但注意不要拿来宾的贵重行李，如手提包等。2.引导
9、来宾上车，其中对方总经理和副总及我方徐副总乘坐小轿车，徐副总坐在副驾驶，后座右侧为对方总经理，左侧是对方副总。我方秘书及对方其余人乘坐七座商务车。3.接待部派人提前在酒店等候，协助来宾办理入住手续。4.将来宾送至京华大酒店，引至安排好的房间。我方人员不宜久留，让客人及时休息，消除疲劳。 二、午宴时间：11:30-13：00 地点：京华大酒店一楼牡丹厅出席人：总经理、徐副总、市场部经理、研发部经理、秘书；对方所有来宾。 （12 人）宴席规格：2500 元/桌酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml （2 瓶）92 张裕解百纳干红葡萄酒（2 瓶）注意事项：1.秘书在午宴开始前，将拟好的菜单提
10、前给对方秘书参考，争取合乎来宾的口味和习惯。在特色菜上，要多加介绍。午餐时间尽量不饮酒，以免耽误下午行程。2.座次安排：主陪为总经理，副陪为徐副总经理。主陪右方为客户方总经理，左方为客户方副总经理，副陪右方为客户方市场部经理，右方为客户方研发部经理。其余人员按职务依次安排。图 1：接待策划书8三、参观公司时间：15:00-17:00地点：光明公司总部出席人：总经理，徐副总，公关部人员，秘书；对方所有来宾流程：1.14:30 派车去酒店接来宾到我公司；2.徐副总和公关部部长全程陪同，详细介绍公司各个部门以及工作流程。各个部门经理向来宾介绍该部门情况；3.向来宾展示我公司历年来取得的荣誉。参观时，
11、要注意双方合照留念；4.参观完后，前往接待室休息。 注意事项：公关部派人提前做好迎宾工作，放置“热烈欢迎银河电器公司领导莅临指导”戗牌。 时间：18:00 20:00地点：京华大酒店 5 楼晚宴厅主题：携手扬帆，共创未来-银河电器公司欢迎酒会出席人：我方总经理，徐副总，秘书、各部门经理、公司优秀代表及摄影师一名；对方所有来宾。 （共 30 人）形式：冷餐会宴席规格：200 元/人准备工作:1.接待部人员提前半小时入场检查现场，欢迎横幅和海报，鲜花，气球、彩带，酒水，茶点（酒店负责准备） ；2.徐副总主持活动，我方总经理致欢迎辞，营造欢乐祥和的氛围。摄影师做好全程摄影工作。四、饭后休闲时间：20
12、:20 21:30地点：扬州陆琴脚艺出席人：徐副总、市场部经理，研发部经理；对方所有来宾费用：99 元/人接待策划书98 月 7 日一、早餐时间：8:00 来宾在酒店大厅集合8:30-9:30 用餐时间地点：富春茶社（广陵区得胜桥街路 35 号）出席人：徐副总，秘书及对方所有来宾规格：夏沁宴配“魁龙珠”茶（960/桌）二、生产厂区参观活动时间：9:5012:00地点：光明公司生产厂区陪同人员：总经理、徐副总、秘书、市场部经理、研发部经理、厂区经理活动具体安排：9：309：50 从富春出发，乘车 20 分钟至生产厂区9：5011：30 厂区参观（厂区环境、生产流程参观）11：3012：00 会议
13、室座谈a 厂区介绍（厂区宣传片，介绍 PPT）b 技术交流（技术人员 PPT 讲解，互动）c 会场服务（茶水及相关材料准备）d 拍照（依重要程度，进行拍照留档）e 会后整理（会场整理，客户所需资料，装袋赠送）12：0013：00 午餐（厂区接待厅）13：0013：20 乘车送回酒店注意事项：1.确定行程后，提前通知厂区做好准备，与厂区相应负责人联系，告知参观事宜及注意事项。2.参观厂区期间，配备讲解员全程陪同讲解。3.会议室提前布置好会场，准备好茶水、纸巾以及所需文件资料，调试好话筒、投影等设备。4.安排专业人员对来宾提出的问题进行解答。5.午餐按照接待重要客户的规格准备。宴席规格：1500
14、元/桌接待策划书10酒水：洋河蓝色经典天之蓝 42 度 480ml （2 瓶）92 张裕解百纳干红葡萄酒（2 瓶）三、会议洽谈活动时间：14:40 来宾在酒店大厅集合15:0017:00 洽谈会议地点：光明电子集团二楼会议室主题：促进双方公司友好交流，推动双方进一步合作主持人：光明电子公司徐副总经理参会人员：银河电器方：总经理，副总经理，总经理秘书，市场部经理，研发部经理，市场部经理助理，研发部经理助理光明电子方：总经理，徐副总经理，秘书，市场部经理，研发部经理，项目部经理，公关部经理会议议程：时间 议程 发言人15:00 宣布会议开始 主持人15:05 光明公司致欢迎词 光明公司总经理15:15 银河电器公司代表致辞 银河电器公司总经理15:25 光明公司介绍本公司 2013 年产品研发情况及 2014 年最新产品情况光明公司研发部经理15:45 客户代表发言 银河电器公司研发部经理16:00 光明公司介绍 2013 年产品销售情况及2014 年市场调查预测光明公司市场部经理16:25 客户代表提问 银河电器公司市场部经理16:40 双方就协议涉及内容洽谈17:00 闭会并合影留念会议布置形式：横列式会议座次：左右排列法，长桌。主位为银河电器总经理，主位左边首位为银河电器副总经理，右边首位为总经理秘书，其余人员按左右顺序依次落座；光明电子方按照对方座位排布对应入座。图 2：
