1、1公司办公室基础管理工作手册（法律事务室）年月2目 录第一部分 制度及规范 .4一、 规章制度 .5（一）法律纠纷管理办法 .5（二）招标管理办法 .12（三）合同审查管理规定 .29（四）合同授权委托管理规定 .33（五）合同法律监督规定 .37（六）供应商资质审查管理规定 .39（七）法律纠纷证据管理规定 .41（八）调研管理规定 .44（九）法律事务档案管理规定 .45二、工作职责 .48（一）法律事务科工作职责 .48（二）法律事务主管工作职责 .49（三）法律事务员岗位职责 .50三、工作行为规范 .51（一）法律事务科日常行为规范 .51（二）公司诉讼代理人行为规范 .55第二部分
2、 基础信息 .57一、人员名册及基本信息 .58二、业务联系单位基本信息 .59（一）内部业务联系单位基本信息 .59（二）外部业务联系单位基本信息 .61第三部分 台账及记录 .62一、台帐 .63（一）合同审签台账 .63（二）授权委托书办理台账 .64（三）法律纠纷办理台账 .65（四）招标文件审查台账 .66（五）规章制度审查台账 .67（六）供应商资质审查台账 .68二、记录 .69（一）会议记录 .69（二）庭审记录 .69第四部分 业务流程及作业文本 .703一、业务流程及流程说明 .71（一）合同管理流程及流程说明 .71（二）合同授权委托办理流程及流程说明 .75（三）法律纠
3、纷办理流程及流程说明 .77二、作业文本 .80第五部分 培训 .81第六部分 格式标准 .84一、文本格式 .85（一）合同授权委托书文本格式 .85（二）其他事项授权委托书文本格式 .86（三）法定代表人身份证明书文本格式 .87（四）合同审查意见书文本格式 .88（五）诉讼、仲裁用提交法院管辖权异议手续文本格式 .89（六）诉讼、仲裁用提交法院延长举证期限手续文本格式 .90（七）诉讼、仲裁用提交法院证人出庭手续文本格式 .91二、表格格式 .92（一）合同审签表 .92（二）合同签订履行情况统计总表 .93（三）合同签订履行情况表 .94（四）合同移交签收登记表 .95（五）公司领导身
4、份证复印件使用审批单 .96（六）定期授权委托书签收表 .97（七）制度审查意见登记表 .984第一部分 制度及规范5一、 规章制度（一）法律纠纷管理办法 第一章 总 则第一条 为加强公司法律纠纷管理，规范公司经营行为， 维护公司合法权益，根据国家有关法律法规及国务院国有资产监督管理委员会令第 11 号中央企业重大法律纠纷案件管理暂行办法的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称的 纠纷，是指公司具有下列情形之一导致发生或可能发生的诉讼、仲裁或 调解处理的纠纷：（一）因合同关系引起的经济纠纷；（二）因侵权行为引起的民事纠纷；（三）因行政机关的具体行政行为引起的行政纠纷；（四
5、）因劳动关系引起的劳动争议纠纷；（五）其他法律纠纷。第三条 公司法律纠纷实行集中统一管理与部门协作处理相结合的原则。第二章 法律纠纷管理机构及职责第四条 公司法律事务管理机构设在公司办公室，对公司法律纠纷实行统一管理。其主要 职责是：（一）建立、健全公司法律纠纷管理的 规章制度；（二）受公司法定代表人的委托处理法律纠纷；（三）办理与处理纠纷相关的委托手续，须外聘律师的， 办理外聘律师 的有关手续；（四）负责同股东方法律事务管理部门进行业务联系，按要求上报公司法律纠纷情况；（五）对法律纠纷进行调查了解，收集证据，并提出 处理纠纷的法律建 议或解决方案；（六）对公司重大、复 杂、疑 难法律 纠纷组
6、织研讨、论证；（七）办理案件有关费用结算事宜；（八）建立公司法律纠纷案件档案。第五条 公司各单位协助处理法律纠纷的主要职责是：（一）发生或可能发生的法律纠纷，立即以书面形式向公司办公室报告并按要求提交有关材料；（二）配合调查取证；（三）配合参加诉讼或非诉讼活动；（四）提供与纠纷有关的全部材料，并 对所提供材料的及时性、完整性和真实性负责。第六条 公司各 单位组织机构变更，对变更前发生的法律纠纷，由变更后承担该职责的单位和原承办人员协助办理该法律纠纷， 负责提供、收集相关证据材料。第七条 公司对外处理法律纠纷的诉讼费、仲裁费、保全费、 执行费、鉴定费、公 证费、律师费、差旅费、其它费用等经费列入
7、年度预算，由公司办公室专款专用，据 实报销。第三章 法律纠纷办理程序第八条 公司办公室收到有关法律文书或接到公司各单位报送的法律纠纷报告后，按以下程序进行：（一）直接收到有关法律纠纷文书、材料，应通知有关单位，有关 单位应及时向其主管领导汇报，在接到通知 2日内以书面形式向公司办公室说明案件的相关情况，并到公司 办公室 办理法律纠纷登记手续。（二）收到有关部门提交的有关案件情况说明材料后，及时向公司法定代表人和总经理汇报法律纠纷情况，并向法定代表人提出法律纠纷案件处理方案和建议。（三）根据有关单位案件汇报情况，提出证据清单，有关 单位在收到证 据清单 5 日内向公司办公室提交有关证据材料，向公
8、司办 公室移交的证据材料不完整、不充分的，公司办公室可要求其在限定的期限内补充完整。6（四）根据案件情况提出委托公司法律事务人员、外聘律师或其他人员参加仲裁、 诉讼活动的建议，由公司法定代表人决定委托代理人参加仲裁、诉讼等相关活动。（五）根据法定代表人的委托办理有关授权委托手续。（六）根据案件情况向公司各单位调取与法律纠纷相关的各类证据材料，各单位和相关人员应当支持与配合。（七）将法律纠纷处理结果报告公司法定代表人、 总经理。（八）整理法律纠纷材料并归档。第九条 有关单位收到法律纠纷文书、材料或可能发生法律纠纷的有关函件、材料，应立即向其主管领导汇报同时向公司办公室报告。有关单位在 2 日内以
9、书面形式向公司办公室说明案件的相关情况并移交文书、材料，并到公司办公室办理法律纠纷登记手续。其他办理程序同第八条 规定。第十条 公司办公室按照规定向股东方报告法律纠纷的有关情况和处理结果并提交相关材料。第十一条 对采取非诉讼方式协商或调解解决法律纠纷的，有关单位应将有关函件、材料、处理方案、调解意见报送公司办公室，公司 办公室将 该处理方案、 调解意见向法定代表人、总经理汇报。公司办公室将领导批示的意见传达给有关单位。有关单位根据领导批示的意见与对方当事人进行协商。 协商一致后，制作协议书 或调解书经对 方当事人签字并盖章。 调解书、协议书由承办部门留存，同时报公司办公室存档。经协商或调解不成
10、的纠纷，由参与协商或调解的单位将原因及下一步处理意见以书面形式报告公司办公室。公司办公室根据上述情况，提出新的 处理方案或建议， 经公司法定代表人同意后 实施。第十二条 通过仲裁方式处理的纠纷，以仲裁委员会制作的裁决书或调解书为结案依据。代理人接到裁决 书、调解书后，应及时报 送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。第十三条 通过诉讼方式处理的纠纷，以人民法院的判决 书、裁定书或调解书为结案依据。代理人接到判决书、裁定 书或调解 书后， 应及时报 送公司办公室，由公司办公室上报公司法定代表人。第十四条 有关单位对已经发生法律效力的裁决书、裁定书、判决书和调解书，应当自觉执行或配合法院执行
11、。第四章 证据材料第十五条 证据材料包括：（一）合同及附件、补充协议、当事人签字、盖章的会议纪要、对合同的 变更记录、双方 签订的协议、同案件相关的有关函件及传真；（二）履行合同、协议 的各种交付凭 证，包括 发货单、提货单、入库单 、托运 单、款项支付存根、结算单据等；（三）履行合同、协议 中当事人的签 字凭证，如 对帐单等；（四）有关行政机关或第三人制作的能证明客观事实的文书或单据；（五）有关单位作出的鉴定结论、检验报 告、勘 验笔录等；（六）照片、视听资 料；（七）其他票据、单证 等有关证据材料。第十六条 有关单位对移交证据材料的完整性、准确性、真实性负责。第十七条 公司各单位应及时留存
12、与每一笔业务有关的原始证据材料并归档。第十八条 原始证据材料的留存应从业务源头开始，对原始证据材料的留存归档应责任到人。第十九条 公司法律纠纷的有关文件、材料由公司办公室整理后归档保存。留存复印件的，应当注明出处或原件保存的单位。原件需移交有关 单位的，由公司 办公室负责移交。第五章 奖励与惩罚第二十条 公司办公室对公司法律纠纷管理工作进行检查和考核，考核结果纳入公司绩效考核体系。第二十一条 有下列情形之一的，视情节轻重和损失大小，对直接责任者追究经济责任和行政责任；情节严重构成犯罪的，移送司法机关处理：（一）由于领导失察或个人的失职、渎职或其他的违法行为导致纠纷发生并造成经济损失的；7（二）
13、由于有关单位或个人未能妥善保管保存有关证据造成重大损失的；（三）纠纷发生后，有关 单位未及时报 告，造成超 过诉讼时效或法律规 定的有关期限给公司造成经济损失的； （四）在纠纷发生后，有关 单位擅自 处理或隐瞒不报的；（五）发现有关人员与对方当事人恶意串通损害公司利益的；（六）有其他严重损害公司利益行为的。第二十二条 公司 办公室发现相关人员有本办法第二十一条规定的事项时，提出处罚建议， 报公司绩效考核办公室。第六章 附则第二十三条 本办法由公司办公室负责解释。第二十四条 本办法自下发之日起施行。（二）招标管理办法第一章 总则第一条 为了规 范公司（以下简称公司）招标活动，维护公司利益和投资者
14、的合法权益，根据 中华人民共和国招投标法等法律、法 规、行政规章的规定，并结合公司实际情况，特制定本办法。第二条 招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。第二章 招标范围第三条 新建、扩建、更新改造工程项目的勘察、 设计、施工、监理、调试，以及与其有关的 设备、材料等的采购，达到下列标准的，必须进行招 标：1、新建、扩建工程施工建设单项合同估算价在 100 万元以上的； 2、更新改造工程 项目单项合同估算价在 50 万元以上的；3、与工程项目有关的重要 设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在 50 万元以上的；4、勘察、设计、监理、调试等服务单项合同估算价 30 万元以上的；5、建
15、筑装饰装修工程 单项合同估算价在 50 万元以上的。第四条 生产抢检修、设备维修、维护、技术服务合同达到下列标准的必须进行招标：1、生 产性固定 资产 大修、 检修项目 单项且一次性合同额达到 50 万元以上的；2、技 术服 务单项 合同额达到 30 万元以上的；83、设备维护单项合同额达到 30 万元以上的。第五条 采购生产性设备、备品备 件、原 辅材料、低值易耗品等项目支出达到下列标准的，必须进行招标：1、生 产性 设备一次性采 购单价在 50 万元以上的；2、单 个品种物 资 一次性估算采购额 达到 30 万元以上的；3、每 类物 资批次采 购额达到 30 万元以上的；4、办 公用品一次
16、性估算采购额在 5 万元以上的；5、低 值易耗品一次性估算采购额在 20 万元以上的。第六条 公司零购固定资产项目单项合同额达到 30 万元以上的。第七条 大型基础设施、公用事 业 等关系社会利益、公众安全的 项目及法律法 规规定必须招标项目。第八条 其他项目单项合同额达到 30 万元以上的。 第九条 采购备品备件、原辅材料原 则上选择厂家直供和选择资信、实力、供货业绩好的的代理商供应。第十条 下列情况采用比质比价、竞价的方式采购：1、本 办法 规定的限 额以下的项目（法定招 标项目除外）；2、采 购的物 资只能以唯一供 应商获 得；3、引 进设备 、备件国 产化中涉及技 术保密或专有技术的；
17、4、对 于生 产单位提出的必 须在一周内到 货的物资，不按期到 货将严 重影响生产的生产急需紧急采购物资；对于生产单位提出须立即进行抢检修的项目，不立即进行抢检修将严 重影响生产或产生重大安全隐患的紧急抢检修项目所需物资，经 生产单位确认，项目主管部门审核，按比质比价、 竞价程序和方式采购。上述采取比质比价、竞价方式采购 的， 50 万元以下的项目由分管副 总经理审批，50 万元以上 100 万元以下的由总经理审批,100 万元以上的项目由法定代表人审批。在合同审签过程中，有关比 质比价、竞价的资料同合同一起报审，并将比质比价、竞价的资料归档备查。第三章 招标组织机构及职责第十一条 公司成立招
18、标领导组，统一领导公司范围内的招标工作。招标领导组组长由公司董事长担任，副组长由副董事长、 总经理担任。成员由纪委书记、副总经理和董事会秘书组成。第十二条 领导组的职责：1、确定招标工作的基本原 则和指导 思想；2、定期检查 、指 导 招标工作组的招 标工作；3、审 批本次招 标项 目金额在 100 万元以上的招 标方案；4、定 标；5、审 定向行政 监 督部门上报的文件、资料；6、协调 和解决招标工作中的其他重大 问题。第十三条 招标领导组办公室设在法律事务室，其职责为：1、制定完善招标 管理制度；2、负责 招 标领导组 的日常事务；3、对 各工作 组工作 进行指导和考核；4、配合国家主管部
19、门及上级的检查 、指 导；5、负责 招 标领导组 的其他工作。第十四条 招标工作领导组下设六个招标工作组，分别为工程招 标工作组、 设备招标工作组、材料招标工作组、电 力招 标工作 组、新建、 扩建项 目招标工作组、综合招标工作组 。公司拟招标的工程项目、设备、材料、电力项目分别由工程招标工作组、 设备招标工作组、材料招标工作组、电力招标工作组负责，组长由分管副 总经理担任；新建、 扩建项目如成立 专门机构的，同时成立招标工作组负责招标工作， 组长由该 机构的负责人担任；其他 项目的招标工作，由 综合招 标工作组负责，组长由总经理担任；各工作组的副组长由招标项目主管部门经理担任。各招标工作组，
20、在招 标领导组 的领导下开展工作，向招标领导组负责。9第十五条 招标工作组的工作范围和职责：工程招标工作组工作范围是工程部负责的项目；设备招标工作组工作范围是装备能源部所负责的项目；材料招标工作组工作范围是供应部负责的项目；电力招标工作组工作范围是电力管理部负责的项目；新建、扩建项目招标工作组的工作范围是新建、 扩建 项目成立的专门机构负责的项目； 综合招标工作组工作范围是公司招标的其他项目。招标工作组的职责：1、具体负责 招标 的日常事务；2、编 制年、季招 标 工作计划；3、编 制项 目招标 方案，包括 拟招标项 目的招标依据、基本情况、项目 审批情况、设计情况、投资估（概）算金额、资金来
21、源、招标方式、招标范围、标段划分、投标单位的资质和资信 审查情况、招 标工作组成员名单及计划开标时间和招标前的准备工作； 4、市 场调 研工作；5、编 制招 标文件和 标底（无标底的可不 编制标底）；6、招 标前向招 标领导组组长报审 本次招 标项目估（概）算金额在 200 万元以上的招标方案；7、招 标前向招 标领导组 副组长报审 本次招标项目估（概）算金额在 100 万元以上的招标方案；8、招 标前招 标工作 组组长负责审批招 标项目估（概）算金额不满 100 万元的招标方案；9、组织 招 标文件的 评审和汇签；10、编 制定 标请示 报告；11、负责开标、 评标 、询标的组织工作；12、
22、负责招标过程中文件的整理、归档工作；13、起草和整理向有关行政监督部 门上报的文件、 资料；14、配合、接受上级及国家主管部门的检查、指 导。第十六条 各招 标工作组根据拟 招标项目的需要可设立资格审查组、 标底组、技术组、商务组、 评标组、监督组等各工作小组。第十七条 标底组、资格审查组 中应有两名成员为计划经营部、 财务部委派的人员，其他成员应根据招标项目的情况，由公司其他有关人员组 成。 标底会由招标工作组组长组织 召开。 第四章 招标程序和要求第十八条 根据公司年度下达的项目建设大纲、更新改造计划、 设备购置计划以及物资采购计划等，由各招标工作组按年、季 编制招标工作计 划。第十九条
23、招标项 目按照国家有关规定需要履行项目审批手续的，项目主管部门应当先履行审批手续，取得批准。第二十条 工程、采 购等各项目主管部 门向工作组递交招标申请书 ，项目招标申请书应载明物资类别、名称、数量、质量和 时间要求、预估价格等，本次招标项目估（概）算金 额在 200 万元以上的应附加市场调研报告。第二十一条 由招标工作组编制招标方案。第二十二条 依据批准的项目招标 方案，项目主管单位配合招标工作组组织有关人员编制招标文件或由招标工作组委托招标代理机构编制招标文件。第二十三条 招标项目可根据项 目特点决定是否编制标底,需确定标底的项目由工作组确定标底。招标项目的标底， 应当根据 设计图纸、招
24、标 文件及有关资料，参照国家规定的技术、经济标准规范及定额进行编制。 编制完成后封存，一个项 目只能编制一个 标底。 标底编制过程和标底必须保密。第二十四条 招标工作组可自行招标或委托中介机构招标。依法必须招标的项目，采取自行招标方式的，根据国家 规定需办理有关自行招 标核准手续的，由招标工作组办理。招标工作组自行招标的，应依据批准的 项目招标方案编制招标文件。工作组编制的招标文件中有关合同主要内容条款应经财务部、法律事务室审查。10依法必须进行招标的项目自行办理招标事宜的，工作组应当向有关行政监督部门备案。须委托招标代理机构进行招标项目，由招标工作组办理委托具备法定条件的招标代理机构代理招标
25、的有关事宜。第二十五条 设备、材料招 标自行 办理或委托招标代理机构办理的 时间，要充分考 虑时间上的提前量，包括招标过程、签订技 术协议及供货合同、合理生产周期、运输时间等四个方面。第二十六条 招标工作组在拟定的工程招标文件中一般包括以下主要内容：1、投 标邀 请书；2、投 标须 知；3、提交投标文件的方式、地点和截止时间；4、现场 勘察 时间 、招 标答疑时间、开标时间、开标地点和方式（开标应 当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行）； 5、要求投标人提供的有关 营业执照、资质证、法定代表人证件或授权委托代理人委托书、项目经理证件、 资信证明等，采用工程量招标的， 应 提
26、供工程量清单；6、投 标文件的 编 制和投标报价要求，可随附投标文件格式化范本；7、合同的主要条款； 8、是否全部响应 招标文件所有内容等承 诺性说明；9、投 标保 证金、履约保证金或担保方式要求；10、开 标 会议议程；11、评标的依据、标准、方法和中标原则。第二十七条 招标工作组在拟定的设备招标文件中应包括商务部分和技术部分，一般包括：1、招 标内容及要求；2、投 标邀 请；3、投 标须 知；4、投 标书 格式和要求；5、投 标报 价表；6、合同主要条款、供货范围、数量、付款方式；7、技 术质 量及服 务；8、保 证金金 额、技术规范书、技术要求及执行标准等内容；9、有关要求投标 人提供的证明本单 位资质的有关资料。第二十八条 招标工作组在拟定的材料招标文件中一般包括：1、投 标邀 请书；2、招 标内容及要求；3、投 标须 知；4、投 标书 格式和要求；5、投 标报 价表；6、合同主要条款、供货范围、付款方式；7、技 术质 量及服 务；8、投 标保 证金金 额、技 术规范书、技术要求及执行标准等内容；9、有关要求投标 人提供的证明本单 位资质的有关资料。第二十九条 招标工作应采用公开招标或邀请招标的方式进行。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请符合资质条件的不特定的法人或者其他组织投标。招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项 目的性质、数量、 实
